珍惜生命，遠離會議

心理 06-27

iFuun導讀：一個普通會議成本能達到一萬元，是否出乎你的意料？為什麼會有這麼多會議？如何才能減少會議提高會議？—— www.iFuun.com

珍惜生命，遠離會議

無論公司大小，無論職級高低，我們一定都有開會的經歷。一般的規律是，公司越大，會議越多；級別越高，會議越多。生活會經常遇到這個場景，我們打電話給一個人，對方支支吾吾小聲說：不好意思啊，我在開會，不方便回復。還有人的簽名檔是：如果我沒在開會，就在去開會的路上。

還會經常有一些奇葩的會議。有的會議時間超長。一個系統需求討論會，計劃兩個小時，十個人，開了7個小時。會議上討論很激烈，每個人還都覺得會議效率很高，最後覺得明天還有必要再來開會討論。其實就是在討論一個內部招聘系統需求怎麼做；某個團隊Leader帶著團隊討論今年Q1的戰略，討論一天，過了兩個月，又開會討論Q2的戰略，討論一天，會議地點還在在公司外面。有人說戰略會議相當重要啊，討論一天也應該的，如果我告訴你這只是大公司的某個基層團隊主管召集的會議，你就不這麼覺得了。

大公司效率越來越低，創業公司相對效率高。很多有好幾百上千上萬員工的公司，每次開大會的時候，老闆都會說，我們還是創業公司，我們要有創業心態。每當我聽到這樣的演講，心裡就在感嘆：唉，自己欺騙自己啊。創業公司的人，從來不需要反覆強調自己還是創業公司。大公司效率是高還是低，我們可以通過公司會議多少來判斷。

珍惜生命，遠離會議

很少有人會意識到會議成本，今天我們量化計算一下。以一個產品需求會議來計算，假定需要10個人來討論2個小時：

在一般的公司，平均每個人每個月大約是2.5萬元的成本，包括工資、保險福利、辦公設備、場地等。

一個月22個工作日，總共是176個小時。相當於每個小時142元。

如果討論兩個小時的會議，前後會需要有半個小時的準備和耽誤工作，這個會議就需要10*2.5=25個小時。

一個產品需求會議的成本是：25*142=3550元。

如果這個會議是可以避免的，大部分人還可以幹活，再為公司創造同樣的價值，那麼對公司來說，損失大約7000元左右。

也就是說一個無效的會議，可能會讓公司損失7000元，如果這個會議中還有幾個高級別的員工，他們每個小時的成本是普通員工的3倍，那麼這個損失就上萬了。如果這個會議由2個小時拖到了之前說的7個小時，那麼這個會議成本就提升到了2萬左右了。

如果簡化一下計算，你可以按照人時計算，一個人時是200元。10人2個小時的會議，直接的成本就是200*10*2=4000元。

會議都是無效的么？大部分會議都是無效的，我們可以回憶一下：

會議上是不是經常跑題？時不時就跑題到八卦話題了。

如果有一個思維很不靠譜的人發言，剩餘的所有人都必須等著TA，還不好意思打斷。

記不記得會議上很多人帶著電腦，他們其實是在刷微博。

是不是經常有人在角落上看著自己的手機？

是不是很多人會遲到5到10分鐘，甚至更長？

是不是經常會因為投影儀調試的問題，導致大家都在等著？

就算是有重要的議題討論，一定是有人心不在焉的。

會議真的是必須的么？曾經，我對自己負責團隊的大小會議，做過一個統計，一周內的20個會議中，有15個是可以不需要通過會議的方式解決的。大約咱比是75%。如果這個規律普遍的話，75%～80%的會議是不需要開的。

我曾經仔細分析過為什麼會有這麼多的會議。其實很多人都知道會議多了浪費效率，但還是不得不參加很多會議。其原因有三，首先是職責不清，導致經常會出現一些事情，誰也不知道應該是誰解決；其次是公司分工過細，大部分的項目都需要多個團隊配合；最後是很多人不敢做決策，不敢承擔責任。而且，開會會形成一種習慣，一旦開始，會自動衍生出另外的會議，生生不息。

如果一個公司或者一個部門的會議過多，其負責人要認真反思，一定是哪裡出現問題了。

我們大部分人，都是會議的受害者，同時也是會議的倡導者。如果希望提高效率，有7點建議值得我們借鑒：

1、不必要的會議不要發起。當我們計劃發起一個會議，思考一下這個會議真的必須要開么？是不是找兩個關鍵的人，電話一下就能解決。能少邀請一些人就少邀請一些人。

2、不必要的會議不要參加。當我們接到一個會議邀約，思考一下這個會議真的有必要參加么？是不是把自己的觀點提前告訴會議主持就好了。

3、議前提前做好準備。當我們組織開會之前，提前把議題和要求準備好，提前和與會者打好招呼，了解他們的觀點。而且提醒他們準時到場。

4、會議中把控會議流程。在整個會議期間，主持者需要時刻關注是否會議偏題，關注會議流程和進展。

盡量不在會議室開會。能夠不在會議室的會議，就不要在會議室。因為會議室總是會讓人效率底下。

5、會議按時開始，按時結束。每個會議室都應該放一個大大的掛鐘，再貼一個簡單的標語，提醒大家按時開會，按時結束。

6、會議成果的落實。會議的最後一定要明確行動計劃，並落實到人，最後發出會議紀要郵件。

7、還有一點需要提醒，公司里有一種人，他們的價值只有通過會議才會體現，他們經常會組織會議，這樣才顯得他們重要。他們嘴上討厭開會，但他們內心其實喜歡開會，他們經常抱怨開會效率低，但經常造成會議低效的原因也是他們。只要你細心，你一定能發現他們就在你的周圍，我們要遠離這些人。

我經常提醒自己：珍惜生命，遠離會議。

文/鬼腳七