Excel 高級技巧 避免加班 值得收藏

以下技巧來自Pconline

長假過了，很多白領又開始為繁重的工作焦頭爛額、各種加班了。其中，密密麻麻的Excel是最難以處理的東西之一，不過你可知道，Excel中總會包含很多令人神往的秘技，想讓自己不加班？那就趕快來看一看吧。

技巧1、「替換」批量搞定不規則欄位

有些ERP或管理軟體導出的數據，往往會在命名或格式設置上與我們的日常習慣不一致，那麼如何快速將外部程序導出的數據規範化呢？

快速將清單中的「員工姓名」修改為批量名稱

以上面這張表格為例，所有的員工姓名前面都多出了一個工號，同時還用一個短橫杠與姓名連接起來。想要取消這個工號，可以藉助Excel中的「查找與替換」功能批量修改。具體方法是：選中要處理的欄位，按下Ctrl+F調出「查找與替換」對話框，然後在「查找內容」欄輸入「*-」，「替換為」一欄保持空白，接下來點擊「全部替換」就可以了。

通過「查找與替換」批量整理姓名欄

技巧2、一鍵完成行列統計

製表時常常會涉及到行列匯總，很多網友的做法是利用SUM函數或者「開始」→「編輯」菜單下面的「自動求和」命令加以實現。其實Excel中還有一個更快捷的方法，只要先選中要匯總的行或列，點擊右下角彈出的「快速分析」按鈕，繼續選擇「匯總」標籤，這時表格下方就會模擬彈出一條匯總行，支持求和、平均值、計數、百分比匯總等計算，點擊完成添加。此外我們也可以藉助這個面板實現右側區匯總，只要點擊面板後面的按鈕即可。。

藉助「快速分析」可迅速得到行列小計值

技巧3、多工作簿同時輸入相同內容

很多時候我們會在同一工作表的多個工作簿中輸入相同內容，最典型一個場景，就是做表時忘記添加了某一欄位，而需要後期補添。這種情況一個工作簿一個工作簿地手工添加顯然很麻煩，在Excel中我們完全可以先用滑鼠點擊要處理的工作簿標籤，然後手工敲入要添補的內容。回車之後，你會發現所有被選中的工作簿都會自動同步這一操作，這也就是經常說到的Excel「工作組」功能。

多工作簿同時輸入相同內容

技巧4、多工作簿快速匯總

從事財務工作的小夥伴常常會用標籤分組自己的表格，最常見的就是劃分成「匯總表」、「1月」、「2月」、「3月」……。雖然這種設計貌似在思路上比較清晰，但卻不利於後期統計。比方說最常見的各月合計值匯總，使用的公式就是：「=「1月」!A1+」2月」!A1+」3月」!A1+」4月」!A1……」。這裡小編為大家提供一個更簡潔的公式參考，即直接在匯總表中輸入「=SUM(「1月:12月」!A1)」，相比之前方法，新公式的結構更簡單且更不容易出錯！

多工作簿快速匯總

技巧5、快速填補空白單元格

很多時候，我們會為表格中的空白單元格填充數據，不過由於空白單元格的位置很分散，選擇與填充都不方便，還很容易出錯。其實類似問題完全可以藉助Excel的「定位條件」命令輔助完成。

通過「條件定位」快速在空白單元格間跳轉

具體操作是：選中帶有空白格的表格區域，點擊「開始」→「查找和選擇」→「定位條件」→「空值」將所有空白單元格選中，這時手工輸入數據，完成後直接按下Tab鍵，即可快速跳轉到下一個空白單元格上。

技巧6、如何將不規則日期替換為日期格式

有時下級單位呈報上來的文件並不是規範的報表格式，一個最典型例子就是使用了「2017.1.2」這種不規範日期格式。眾所周知，這樣的數據是無法被Excel識別的，同時也無法利用數據透視表進行年、月、日的分組統計。

如何將不規則欄位快速轉換為標準的日期格式，通常方法是藉助「查找與替換」批量修改日期中的連接符，用「-」替換之前的「.」。同時藉助日期欄位→」單元格格式「→」數字「→」自定義「→「yyyy-mm-dd「來實現日期顯示的規範化。兩組操作之後，一個規範化的報表就迅速出現在我們面前了。

規範化日期格式

技巧7、一鍵將文本轉換為數字

出於各種各樣的原因，有些表格中的欄位可能被無意間設成了文本，這樣的欄位即便輸入數字也是無法參與運算的。很多網友的做法是點擊單元格右上角的嘆號圖標挨個轉換為數值，其實我們也可以一次性將所有要處理的數據選中，統一點擊右上角的嘆號圖標，這時所有的數值就批量化完成轉換了。

一鍵將文本轉換為數字

與之類似的，有些CRM或網銀系統導出的數據也會出現類似情況，比方說顯示的會計格式但實際卻為文本類型。解決方法依舊是通過「查找與替換」功能將「,」分隔符先行清除，然後再利用上述方法一鍵轉換為數字。

會計格式數據處理

技巧8、多工作簿批量列印

很多小夥伴習慣於使用多工作簿進行數據記錄，但這樣的表格列印起來卻是個麻煩。其實Excel中暗含了一種更快捷的列印方式，即首先選中要列印的工作簿，直接按下Ctrl+P，這樣所有的工作簿便一次性被列印出來了。

多工作簿同時列印

技巧9、只刪數值不刪公式

平時我們經常會遇到一些可以重複使用的表格（比如月報表），如何快速清除數值而不刪除表格里的公式是個大難題。其實Excel為我們提供了一項超級簡單的辦法，即首先選中數據區，點擊「開始」→「查找和選擇」→「定位條件」，然後在彈出對話框中點擊「常量」，這時Excel就會自動選中所有數值區而同時排除公式區，按下Delete鍵後便能將所有的非公式數值刪得一乾二淨了。

只刪數值不刪公式

技巧10、輕鬆合併多單元格而不丟數據

將多個單元格合併到一起大家都會，但傳統的「合併與居中」總會導致其他單元格里的數據丟失。其實這種情況完全可以藉助Excel中的填充對齊完成，具體操作是：首先選中要合併的單元格，點擊「開始」→「填充」→「兩端對齊」，接下來你會發現所有選中單元格里的信息已經全部合併到首格里了，這時再進行合併與居中就不會有之前的問題了。

註：本技巧僅支持縱向單元格合併

合併單元格不丟數

技巧11、利用「條件格式」快速製作對比圖表

很多小夥伴都會使用Excel製作圖表，但傳統方法操作麻煩，效率也不高。其實我們還可以藉助另一種方法更快地生成圖表，這就是——「條件格式」。具體操作是：首先選中要對比的數據列，點擊「開始」→「格式」→「條件格式」→「數據條」，接下來挑選一個自己喜歡的數據條樣式。最後再給圖表做一些簡單的居中、底紋即可。

利用「條件格式」快速製作對比圖表

寫在最後

類似的「偷懶」神技在Excel中並不少見，可以幫助我們快速完成很多Excel中的費時操作。好了，這就是今天要跟大家分享的Excel「開掛」神技，感興趣的小夥伴不妨趕快試一試吧。

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