Word同志，你真的精通Office？
——————
製作Office無頭緒，
Word、PPT、Excel怎麼選？
領導看不懂，你自以為的完美有什麼用？
從熟練到精通 Office,再到成為大神，
BF BOSS助您一路666。
——————
—— 封面人物 ——
吉澤准特
擔任知名外資諮詢公司日本分公司領導，在專業領域，對從商務到系統的廣泛領域的諮詢工作都有涉獵。作為項目經理，從事過數百億日元規模的系統運用改善，也從事過許多次組織改革、人才培養的工作。因為業務涉獵範圍廣，他與組織負責人、中間管理職員、現場負責人等對象的交流、談判經驗也十分豐富。
——————
《職場書面溝通完全指南(圖解版)》作者是一名在外企諮詢公司任職多年的諮詢師，在工作中他製作過數萬份以上的商務文本，積累了大量的經驗，能夠快速做出清晰易懂的商務文本，讓客戶瞬間了解並接受提案。
針對Excel、Word、PowerPoint這三個日常工作中經常使用的軟體，歸納總結了70個「製作商務文本的速成法」。同時，這本書中的70個速成法按照構思商務文本的結構、製作草稿，以及完成最終的定稿這3個步驟來劃分，既可以從頭開始循序漸進地學習，也可以有針對性地重點學習想要提高的部分。
——————
按照流程圖的順序，就能確定最後我們要用哪種表達形式。當然，如果公司或客戶已經有了規定的形式，那麼就用規定的形式就好了。因為製作商務文本的最終目的並不是「美觀」，而是「說服對方」，因此選擇讀者熟悉的形式是最有效的做法。
確定了商務文本的表達形式之後，還需要定此份內容的大概框架，這就是展現邏輯的部分了。作者推薦不妨使用PREP方法來羅列，因為它是一項能夠簡明表現邏輯結構的方法。無獨有偶，我之前看過幾本麥肯錫的工作及思考方法書籍，裡面也推薦了這個PREP法。
PREP就是表達point（主張/觀點）、reason（理由）、example（實例）、point（總結）這四個單詞的首字母。我們來舉個符合PREP的例子。
P：愛好寫作的人可以在新媒體平台上寫作。
R：網上有很多寫作者，大家可以更好地交流，還能讓你的文字被更多人看到。
E：林小白就是通過在新媒體平台寫作讓更多人知道的。
P：新媒體平台真的是個適合寫作的平台。
首先用P來提出主張，接下來通過理由和具體事例，使自己的意見更具有說服力。最後作為結論再次重複自己的主張，讓對方印象深刻。
第一步「構建框架」需要做的事，先確定「3個W」，然後確定選擇的表達方式，最後用PREP法來確定內容大綱。
第二步，就要製作草稿了。關於這個部分，《職場書面溝通完全指南》非常細緻地對word、Excel還是PPT的製作方法進行了描述，書中有十分詳細的操作指南和豐富的圖解，我主要選擇幾個非常實用或是非常容易被忽略的小技巧跟大家分享下。
首先，大家要避免版式不統一的誤區。不論你選擇的表達方式是什麼，請保證內容版面統一。展開來說，就是字體、字型大小、行間距等要大致統一，強調文字的方式一致之類的。
推薦字體：windows系統下的「Meiryo UI」字體和Mac系統下的「冬青黑體簡體中文」，在強調關鍵英文和數字時，使用「Arial Black」最為合適，如果要強調中文，可以運用「加粗」或「下劃線」的方式，不要使用「斜體」和陰影。
推薦字型大小：標題字型大小為16-24pt，正文字型大小為10-12pt，注釋字型大小可以是正文字型大小的80%大小。
行距：想要行距較大，可設置1.2倍多倍行距；想要正常，就用單倍行距；想要較小的行距，就用0.85倍多倍行距。
其次，要好好把控主體內容，在寫文章的時候要提煉內容，剔除多餘信息，減少使用模糊的表述而改為具體的說明。
1）把文章精簡。現在大家的閱讀習慣都偏向碎片化，因此即便是在製作商務文本，我們也應該減少太冗長的句子出現的頻率。當一個句子太長、太複雜的時候，我們閱讀起來就不會那麼順暢，而適當分割會有助於文意理解，所以可以刪掉一些不影響文意的內容，把過長的句子、段落變成簡介的形式。
吉澤准特說，在剛開始的時候，不妨把一段文字中的逗號個數大於4個，或者字數多於120字當成一個精簡文章的目標吧。
2）善用數字說明。如果你的商務文本里需要說明成本或數量等相關信息，使用具體的數字，即阿拉伯數字能夠增強說服力。好比「外勤業務量預計大幅減少」就不如「外勤業務量能減少20%」來得好；「投資費用高達三億」就不如「投資費用高達3億」來得好。
第三步就是定稿製作了，它相當於收尾的一個舉動，如果完成得好，可以加強內容的說服力，優化列印資料的美觀度。
例如在用Excel製作圖表時，我們就可以刪掉圖表默認的表框線和網格線，這樣讀者就能馬上讀取到最重要的信息。
還有，為了增強數字的說服力，不妨對含數值的圖表註明下信息來源或出處。
——————
—— 藏書館建議 ——
《職場書面溝通完全指南》列舉了70條速成法，前9條是主要從宏觀上講了商務文本的製作思路，即做給誰看，為什麼事做，怎麼有邏輯的做。後面的條目主要從微觀上講了一些常見的製作技巧，如怎麼設置字體格式，各種圖標製作，色系搭配，函數應用等。前一部分是道，講的是大方向；後面是術，講的是具體方法技巧。走一條路，方向決定了我們能否達到目的地，交通工具決定了我們多久能到達目的地。
商務電子郵件構思技巧
—— 可借閱公共圖書館 ——
上海市中心圖書館
——————
以上圖片來源於網路，如有侵權請聯繫編輯刪除。
內容部分原創，轉載請聯繫此公眾號，侵權必究。
TAG:不可放BoookFUN |