想要高效工作得學會的辦公新姿勢

ZD至頂網軟體頻道消息：對於協同辦公常用的工具，我們常常會有哪些憂愁甚至是抱怨？

來自員工的抱怨：使用工具眾多，數據不集中，文檔找起來可要了命； 一個文件，同事間甚至跨部門編輯，來來回回效率低。

來自老闆的抱怨：使用第三方協同工具，敏感數據存在安全隱患；開發獨立平台，成本太高。

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協同辦公除了提高效率更要確保數據的存儲安全，說到存儲就不得不提到群暉NAS，那如果群暉NAS也能提供常用的協同工具，這樣的辦公新姿勢是不是更炫呢？

辦公新姿勢——上雲端

群暉NAS早已不只是資料保全，文檔備份這麼簡單了。通過DSM 6.1所提供的協同套件，讓一個辦公室甚至是一家中小企業能夠在一個私有雲環境進行辦公。

DSM 6.1的Synology Office套件支持文檔和表格兩種格式的文件，除了可以建立新文件外，也可以把微軟Office的Word、 Excel文件導入進行編輯。

在線辦公說來也不是新奇的技術了，多人同時在線編輯、歷史版本還原、成員文檔共享、標籤歸類、評論標註……這些在Synology Office上都能實現，且近似於微軟Office的界面，操作也簡單易上手，省去培訓的時間成本，最重要的是產生的文檔數據都在你的NAS上，隱私安全也得到了保障。

Synology Office表格文件支持常用公式和簡易圖表製作

如果說隱私安全是群暉NAS協同套件的一個優勢，那麼這些套件間的整合使用是另一個值得稱道的亮點。當正在與同事協作編寫提案的時候，可以發現DSM 6.1的即時溝通套件「Chat」能夠在Synology Office中同框運行，方便在文件編輯的同時進行即時討論。而反過來在Chat中也能收到來自Synology Office的消息，收到同事的共享文件。省時增效，一目了然。

Chat除了能實現即時溝通的基本功能，其提供的添加主題標籤和書籤功能可對內容進行分類便於搜索，同時，將內容中上傳的文件、發布的鏈接，甚至是誰@我都能集中在一個界面顯示，再也不怕閱後即忘，找尋起來也很便捷。

而不同於其他常用溝通軟體的群組概念，Chat中的群組分為公共頻道和專用頻道，公共頻道是可見頻道，方便項目組成員自行添加，不用創建者一個個拉進群而漏了誰。而專用頻道只有創建者和邀請人員看得到，具有一定的隱私性，也更便於討論重要話題。

Chat移動端App便於移動辦公

如果你具有一定IT知識，還能通過配置的webhook自定義整合外部資源到Chat中，觸發關鍵詞後自動彈送相應內容。

比如在接入智能機器人大腦後，可實現智能客服功能，就像和真人一樣在進行聊天，體驗更豐富的聊天環境。

接入圖靈機器人的智能對話

了解群暉NAS的用戶應該都知道可以在NAS中搭建郵件伺服器，還能接收外部郵箱郵件，這個就是MailPlus套件，但是這次DSM 6.1給這個套件又加持了新的光環，配合使用新套件 Calendar 效果更佳。

Calendar自身是一個日曆行程套件，可以為用戶記錄行程安排並進行提醒，但在NAS里，日曆行程就不是普通的添加提醒這麼簡單了，你可以將添加的事件共享給NAS中的其他用戶，不用群發郵件或者私信通知這麼麻煩，到點提醒，一鍵解決。而當配合MailPlus使用時，可以點擊郵件中含有日期或時間的字元，直接添加事件到Calendar中，反過來在Calendar中添加事件時可以直接發送郵件提醒事件成員。

另外，上述提到的Chat套件，在MailPlus中也能同框顯示，邊寫郵件邊溝通，工作信息傳達更快。

針對開頭提到員工和老闆擔心的常見問題，用群暉NAS的一整套協同套件就迎刃而解了。雖然集中存儲做到了，那麼文件找尋起來不還是很費力嗎？不要擔心，DSM 6.1提供的Universal Search就是解決這個搜索問題的，通過對共享文件夾添加索引後，使用Universal Search就能實現全內文搜索，也就是通過搜索文檔內容中的某個關鍵字就能搜索到這個文檔。

存儲、協同以及搜索的一整套解決方案，這個辦公新姿勢你值得get。