麥肯錫的時間管理工具、30秒電梯理論、時間管理技巧和7條建議

終於找齊了，來自麥肯錫高效的時間管理工具和問卷、30秒電梯理論、時間管理技巧、7條建議。

麥肯錫的時間管理工作方法

做正確的事情

「正確地做事」強調的是效率，其結果是讓我們更快地朝目標邁進；「做正確的事」強調的則是效能，其結果是確保我們的工作是在堅實地朝著自己的目標邁進。換句話說，效率重視的是做一件工作的最好方法，效能則重視時間的最佳利用——這包括做或是不做某一項工作。麥肯錫卓越工作方法的最大秘訣就是，每一個麥肯錫人在開始工作前必須先確保自己是在「做正確的事」。

人們關注的重點往往都在於前者：效率和正確做事。但實際上，第一重要的卻是效能而非效率，是做正確的事而非正確做事。

對企業的生存和發展而言，「做正確的事」是由企業戰略來解決的，「正確地做事」則是執行問題。前者是進取創新的、主動的，而後者是保守的、被動接受的

開始時就懷有最終目標

意味著從一開始時你就知道自己的目的地在哪裡，從一開始時你就知道自己現在在哪裡。清楚為了達到這樣的目的，哪些事是必須的，哪些事往往看起來必不可少，其實是無足輕重的，保證你邁出的每一步都是方向正確的。要求我們在工作中，時刻檢查自己做得事情是否偏離了最終目標，是否為最終目標做出有意義貢獻。千萬不要忙忙碌碌、最後卻發現自己是背道而馳。這樣會讓我們逐漸形成一種良好的工作方法，養成一種理性的判斷規則和工作習慣，會呈現出與眾不同的眼界。

有一個被廣泛傳播的事例。我們走進一片叢林，開始清除矮灌木。當我們費盡千辛萬苦，好不容易清除完這一片灌木林，直起腰來，準備享受一下完成了一項艱苦工作後的樂趣時，卻猛然發現，不是這塊叢林，旁邊還有一片叢林，那才是需要我們去清除的叢林！有多少人在工作中，就如同這些砍伐矮灌木的工人，常常只是埋頭砍伐矮灌木，甚至沒有意識到要砍的並非是那片叢林。

編排行事優先次序

總是不能靜下心來去做最該做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽人們的慣常地習慣是按照事情的「緩急程度」決定行事的優先次序，而不是首先衡量事情的「重要程度」.所謂「重要程度」，即指對實現目標的貢獻大小。對實現目標越有貢獻的事越是重要，它們越應獲得優先處理；對實現目標越無意義的事情，愈不重要，它們愈應延後處理。簡單地說，就是根據「我現在做的，是否使我更接近目標」這一原則來判斷事情的輕重緩急。

事情的四個層次

1、重要而且緊迫的事情

這類事情是你最重要的事情，而且是當務之急，有的是實現你的事業和目標的關鍵環節，有的則和你的生活息息相關，它們比其他任何一件事情都值得優先去做。只有它們都得到合理高效地解決，你才有可能順利地進行別的工作。

2、重要但不緊迫的事情

這種事情要求我們具有更多的主動性、積極性和自覺性。從一個人對這種事情處理的好壞，可以看出這個人對事業目標和進程的判斷能力。因為我們生活中大多數真正重要的事情都不一定是緊急的。比如讀幾本有用的書、休閑娛樂、培養感情、節制飲食、鍛煉身體。這些事情重要嗎？當然，它們會影響我們的健康、事業還有家庭關係。但是它們急迫嗎？不。所以很多時候這些事情我們都可以拖延下去，並且似乎可以一直拖延下去，直到我們後悔當初為什麼沒有重視，沒有早點來著手重視解決它們。

3、緊迫但不重要的事情

有這樣的事情嗎？當然，而且隨時隨地會出現。本來你已經洗漱停當準備休息，好養足精神明天去圖書館看書時，忽然電話響起，你的朋友邀請你現在去泡吧聊天。你就是沒有足夠的勇氣回絕他們，你不想讓你的朋友們失望。然後，你去了，次日清晨回家後，你頭暈腦漲，一個白天都昏昏沉沉的。你被別人的事情牽著走了，而你認為重要的事情卻沒有做，這或許會造成你很長時間都比較被動。

4、既不緊迫又不重要的事情

很多這樣的事情會在我們的生活中出現，它們或許有一點價值，但如果我們毫無節制地沉溺於此，我們就是在浪費大量寶貴的時間。比如，我們吃完飯就坐下看電視，卻常常不知道想看什麼和後面要播什麼。只是被動地接受電視發出的信息。往往在看完電視後覺得不如去讀幾本書，甚至不如去跑跑健身車，那麼剛才我們所做的就是浪費時間。其實你要注意的話，很多時候我們花在電視上的時間都是被浪費掉了。

你的時間都花費在哪個象限了呢？是A嗎？要是那樣，可以想像你每天的忙亂程度，這麼做會耗費你巨大的精力，而一個又一個問題會像大浪一樣向你衝來。要是經常這樣，你早晚有一天會被擊倒、壓垮、焦頭爛額、狼狽不堪。

要是C的話，你的工作效率就可想而知了。不要以為這些是緊急的事就認為它們也很重要，實際情況是，這些事情的緊迫性常常是由別人的輕重緩急來決定的，你始終在被別人牽著鼻子走路。

要是D呢？很遺憾，如果長此以往，你將一事無成。你既沒有工作效率，也沒有絲毫的工作效能可言。它除了浪費了你很多時間以外，還證明你是一個控制不住自己情緒的人。

只有在象限B，它才是卓有成效的個人管理的核心。儘管這些事不緊急，但它卻決定了我們的生活質量、受教育程度、品味培養、工作業績等等。只有養成「做要事不做急事」的良好個人習慣，你工作起來才會駕輕就熟。你會提前做工作計劃，按時複習功課，經常鍛煉身體，保持良好狀態，並且避免了臨陣磨槍的緊張和尷尬。這也就是我們所提倡的。

每天制一個圖表

每天總是忙碌而凌亂，有時候累得暈頭轉向，卻又常常將一些重要的事遺忘DOIT博客

圖表所要表達的信息務必一目了然

每天抽出幾分鐘，對當天的工作和圖表的內容進行小結和回顧

其次，圖表會為我們節省大量的時間。製作表格的一個明顯好處是可以排定事情的優先次序，可以明確一些事情究竟是應該做還是不應該做

第三，圖表還能調動我們的工作積極性。每天制一張圖表，可以使你對自己的目標更清晰，當一天的工作結束時，檢視當天的圖表，可以發現哪些工作還沒有完成，哪些工作還可以做得更好，從而使自己的積極性能夠充分地發揮出來。

有效的方式，從廢紙簍開始

減少文件堆積的最有效工具之一，是個大廢紙簍。從廢紙簍中的文件多寡，可大致判斷一個人利用時間的情形。另外，保存太多的記錄是一種心理不安的癥候。如果你真正需要某一份資料，你也許會在公司其他部門或某一個人的檔案中找到；或者你打一個電話就可以解決問題；或者沒有這項資料也過得去。1）立即處理2）閱讀並保存3）閱讀後丟棄4）文件檔案

我們並不是說翔實的檔案就毫無用處，但問題是它們是不是那樣有用，是否值得我們花那麼多時間和精力去彙集、整理、歸檔和保存。

雜亂無章是一種壞習慣

工作無序，沒有條理，在一切都是亂糟糟的工作環境中東翻西找，這無疑意味著你的精力和時間都毫無價值地浪費了。　辦公桌面是否整潔，是工作條理化的一個重要方面。建立一個較佳的工作秩序，增加單位時間的使用效率，合理組織工作。隨意放置的凌亂的東西會隨時吸引你的注意力。把最優先的待辦件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽視它們。

（1）把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理出來，把立即需要辦理的找出來，放在辦公桌中央

（2）不要因為受到干擾或者疲倦放下正在做的工作

（3）一項工作做完後，一定要把與這項工作相關的資料收拾整齊。

甭想把整個海洋煮沸

請記住：你不可能將整個海洋煮沸！個人的知識和能力是有限的，依靠和利用團隊成員的知識、經驗和能力共同完成項目是明智的選擇，不要擔心功勞被別人搶走。

先摘好摘的果子

通俗地說，就是先從最容易、最有把握的地方做起。

我們在摘取了一定數量的好果子之後，心裡自然會建立起一種信心，我一定能把目標實現，進而在以後的旅途中，能夠抗得起命運的重擔。這同時也是一個循序漸進的過程，我們這樣由易到難地做事，自己心裡對這個過程肯定會越來越熟悉，所以在困難越來越大時，我們能夠沉著應付。

重要的少數與瑣碎的多數

這個原理是19世紀末20世紀初義大利經濟學家兼社會學家維弗烈度?帕累托提出的。它的大意是：在任何特定群體中，重要的因素通常只佔少數，而不重要的因素則占多數，因此只要能控制具有重要性的少數因素即能控制全局。

這個原理經過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的「80/20原理」——即80%的價值是來自20%的因素，其餘的20%的價值則來自80%的因素。

「80/20原理」對工作的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。你應該將時間花於重要的少數問題上，因為解決這些重要的少數問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。

一次只能解決一件事

許多人在工作中把自己搞得疲累不堪，而且效率低下，很大程度上就在於他們沒有掌握這個簡單的工作方法：「一次只能解決一件事。」他們總試圖讓自己具有高效率，而結果卻往往適得其反。

來自麥肯錫的時間管理工具

用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答「Yes」Or「No」。

你通常工作很長時間嗎？

你通常把工作帶回家嗎？

你感到很少花時間去做你想做的事嗎？

如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？

即使沒有出現嚴重問題或危機，你也經常感到工作有很多壓力？

你的案頭有許多並不重要但長時間未處理的文件？

你時常在做重要工作時被打斷嗎？

你在辦公室用餐嗎？

在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？

你時常把工作拖到最後一分鐘，然後很努力地去做完它們？

你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？

你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？

當你長休了一段時間，你是否有負罪感？

你常無暇閱讀與工作有關的書籍？

你是否太忙於解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標一致的大事？

你是否有沉醉於過去的成功或失敗之中而沒有著眼於未來？

麥肯錫時間管理的7條建議

1、個個擊破，不要同時處理多項任務，實驗表明同時處理多項任務反而需要多花30%的時間，失誤率則增加1倍。

2、不斷接觸新信息反而會抑制創造性。

3、自製：集中精力、過濾信息、適當休息。

4、找到你的「獨處時間」。

5、不回復抄送郵件。

6、打電話勝過郵件。

7、放棄凡事都須事必躬親的幻想。

麥肯錫時間管理之30秒電梯理論

麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓：該公司曾經為一家重要的大客戶做諮詢。諮詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：「你能不能說一下現在的結果呢？」由於該項目負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。

麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的「30秒鐘電梯理論」或稱「電梯演講」。

麥肯錫高效時間管理技巧

每天制一個圖表

麥肯錫的經驗是，每天制定一個表格，讓表格來幫助你。究竟每天要做些什麼呢？你可以在一天結束時靜坐半個小時，首先問問自己：「今天我做到的3件最重要的事情是什麼？」隨後再想想明天的工作計劃，並以表格的形式把它們記載下來。

圖表是用來傳遞和表達信息的一種工具，別把他當成是一件藝術品。圖表越複雜，傳遞信息的效果就越差。圖表所要表達的信息務必一目了然，因此，如果你想用相同的圖表表達不同的信息，那麼最好還是重畫幾張，以便清晰地說明每個問題。

像制定圖表一樣，每天抽出幾分鐘，對當天的工作和圖表的內容進行小結和回顧。這是這項高效工作方法的最後，也是最重要的一步。

首先，圖表會讓我們隨時都目標明確。

每個人都有眼前的特定目標。例如，你準備明天做什麼，或希望下個星期與下個月作什麼。你最好把有助於你達到中期和遠期目標的近期特定目標寫下來，這樣目標會更容易實現。

其次，圖表會為我們節省大量的時間。製作表格的一個明顯好處是可以排定事情的優先次序，可以明確一些事情究竟是應該做還是不應該做。排定優先次序可以幫助你確定你已將最重要的事放在最優先的位置上。

同時，因為確定了事情的優先順序，表格會幫助我們節約許多寶貴的時間。

成功人士不但善於合理的利用時間，而且還會努力地去爭取時間。

我所能告訴給你的只是，每天制定一個圖表，是麥肯錫管理時間的唯一秘訣。

第三，圖表還能調動我們的工作積極性。

工作是需要激情和熱情的，愛默生說：「缺乏熱忱，難以成大事。」

有效處理文書的方式包括下列幾個範疇：

（1）立即處理——不要擱下來不採取行動。

（2）閱讀並保存——第一次閱讀時，你該知道哪些是有用的資料，將那些認為有必要保存的東西，收集起來。

（3）閱讀後丟棄——第二次閱讀時，保存那些可能有用，但不是立即需要的文件。如果你在兩周內不看的話，就扔了吧。

（4）文件檔——收集資料，準備保存的地方，直到採取行動為止。

最後一項，正如你所料到的，是廢紙簍。從廢紙簍中的文件多寡，可大致判斷一個人利用時間的情形。 另外，保存太多的記錄是一種心理不安的癥候。

雜亂無章是一種壞習慣? 我讚美徹底和有條理的工作方式。

看看自己夾在書里的一堆小紙片和那麼厚的一本寫著密密麻麻時間規劃的小本子，不禁汗顏：怪不得總是有做不完的事。

舊的不去，新的不來

從現在開始，重新建立自己時間管理制度：

1.當天碰到的事必須當天去做，去理清，不重要的可以即刻丟掉，當天不能下決定的給自己定個期限，不要讓它拖下去，比如想去買本書，期限為3天，3天一過沒去買，就再不用去想它了，每件事務必如此

2.每隔一段時間清理自己的紙條，將有價值的想法儘快處理掉，期限未到的重新寫到一張新紙條上，原來的紙條就可以扔掉

3. 以周為單位，用圖表規劃每日規定時間，嚴格遵循時間安排，寧肯完不成任務，也不拖延時間，並對每天任務完成情況做個統計，建立圖表，幾天後看看哪些任務超量完成，縮減時間，總是未完成的尋找原因，提高速度，周日小結。

摘自《麥肯錫卓越工作方法》，拉塞爾著。

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