1秒鐘能搞定的事情，為什麼要折騰半天？

來源：秋葉PPT（PPT100）作者

： King，

本

文經作者授權發布。

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心理

觀點

技能

有些問題，對於已經掌握訣竅和方法的人來說，是小菜一碟。對於生手來說，可能就得耗掉半條命才能搞定。

使用 Office 軟體辦公時，就有很多這樣的操作。如果你不知道，就得折騰半天，而一旦知道了，1秒鐘就能解決問題。下面以 Word 為例：

01

重複列印表頭

文檔中有一個很長很長的表格，跨過 20 個頁面。要讓每個頁面都有一個標題行，方便瀏覽，怎麼做？

不少人複製標題行，然後一頁一頁的粘貼。

如果知道下面這個按鈕，手工黨就會發現以前的自己有多傻。

操作步驟：點擊標題行-【表格工具欄】-【布局】-【重複標題行】。

02

多級標題

標書、論文等超長文檔的排版，最頭疼的就是多級標題的編號問題了。

我以前也曾經傻傻的一個個手打。結果要刪除增加內容時，差點沒把自己累死。後來不經意發現舍友的文檔標題編號竟然是全自動的，頓時覺得好高級啊！

原來這種標題編號，是可以直接選用的。

03

選擇格式相似文本

有很多格式類似的文字內容需要統一修改格式怎麼辦？一個個選中後逐個修改嗎？

不不不，用一個按鈕就可以批量選中所有格式類似的文本。

04

合并多個文檔

每個人分工做一部分文檔，做完以後要合并到一起，普通人就只會複製粘貼。可是，如果你知道 Word 里還有一個合并文檔按鈕，肯定會複製粘貼的行為嗤之以鼻。

05

批

量列印

要列印一大堆的准考證、邀請函、席卡、通知單、文件夾標籤，只要準備兩份文件就夠了。

剩下的就交個 Word 郵件合并自動將表中的數據記錄填入空模板，一鍵生成全部文檔後直接列印就好啦。

這效率，何止百倍。

06

省紙列印

一個大學同學問我，他手頭上有幾十頁下邊這樣的表格，列印出來很浪費紙。用什麼函數公式可以重新整理一下這個表格，讓它能夠在一頁紙里列印多幾排呢？

哎 ~ 用什麼函數公式啊。複製粘貼到 Word 里，點一下分欄按鈕就搞定了嘛！想分多少欄就選多少欄。真的1秒鐘就搞定了。

07

文本變表格

要把一行一行的文字，轉成表格怎麼做？普通人會先插入一個表格，再一個個詞剪切粘貼到每一個格子里。看著都嫌累啊。

其實啊，這種事情，完全可以一鍵轉化。

08

自動生成拼音

你知道嗎？漢字拼音都是可以自動生成的。

老班長為我演示一鍵添加漢字拼音的功能後，我是驚呆了。這麼不起眼的一個小按鈕，就有這麼大用處，那還得了。嚇得我趕緊把它旁邊的所有小按鈕都試了一遍。

09

查看版本差異

文檔想要一稿就過？沒門。沒有被虐過的文檔是不完整的。保留中間版本很有必要，萬一有一天你還要用到第1版呢。

那麼問題來了，忽然想看一看，新版和舊版之間到底改過哪些地方，怎麼辦呢？肉眼查找嗎？千萬別！Word 里有一個神奇的按鈕叫……

比較

操作步驟：【審閱】-【比較】。

會者不難，難者不會。以上 9 個技能全當拋磚引玉。

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