關於如何高效開會的清單

引言

很多人感慨：好好的工作時間，都被浪費在了無休止的開會中。其實開會本身並沒錯，只是方式不對導致了效率的低下。

一位上市公司的創始人總結出了13條高效開會的秘籍，值得你花時間一看。

1.所有的會議，都需要有一個明確的類型和目的。不論是做出一個決議、解決一個問題，還是同步一個信息，先確定會議類型，再加上具體的會議內容，就是會議的目的。所有動作，務必都圍繞這個目的展開。

2.充分的會前準備，令會議更加高效，比如會前最好有閱讀材料。一些背景資料或報表，能幫助與會者提前同步信息，節省會議的時間。如果會上需要表決，參會者也可以提前根據材料，做出同意或反對的決定。如此，會議的討論環節會更加高效。

3.時間是會議最大的限制條件，會前一定要對會議時長做出規劃。若是超時太多，無論目的是否達成，都可以判定會議失敗。

4.開會前一定要明確地設定好角色：主持人、動議者、參與者、決策者、旁觀者、記錄員，都要具體到每一個人身上。通過角色的設定，可以讓每個人緊張起來。如果不設定角色，就會有人懶洋洋地窩在會議室的角落裡漫不經心。

5.主持人最好在開會前，花5分鐘明確會議議程。這有助於組織者以「上帝視野」統籌全局，決定會議的流程和具體的時間分配。這樣的好處是不會跑偏、不會超時，且保證會議結束有結果。

6.主持人還有一個最重要的任務：嚴格按照議程的時間組織討論，並在每個環節給出時間提示。避免出現前面的人發言時長不受控制，後面時間不夠的情況。

7.會議開始前，要先對此次會議的議題進行簡單的陳述，建議不超過5分鐘。這樣可以迅速幫助大家獲得一致的背景資料，方便討論。

8.討論環節，同一時間只能有一個對話，且一個時間只能一個人講話。

9.決策者的任務，就是給出同意票或者反對票。若需要一個人或者多個人決策，最好明確地在會議的邀請中指出。若是沒有，就是所有參與者共同決策。

10.旁聽席的設立，可以讓相關團隊成員熟悉決策流程，獲取信息。為了會議的效率，旁聽席從會議開始到結束，必須如壁紙一樣安靜。只有聽的權利，沒有發出任何聲響的權利。

11.會議必須有結論，必須有明確的下一步。會議結束的時候，一定需要5分鐘的總結，來確認下一步的工作、負責人，以及截止時間。下一次同類會議前，花10分鐘進行上一次會議的回顧。

12.在會議的當天，向與會者發出會議記錄。超過24:00未發，可以對會議記錄員進行適度的「懲罰」，比如，向與會者發紅包。

13.鼓勵非正式的溝通。比如，在陽台抽煙的時候聊一聊、問相鄰座位的人一個簡單的問題、午餐間的對話……這樣的會面，效率遠高於正式的會議。

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