辦公室禮儀 | 公司電子郵件該如何得體地回應？

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第 60 課

在日常交際活動中，禮儀文書佔有十分重要的位置，它們統稱為「儀柬」。禮儀文書講究格式與規範，直接影響交際效果，是不容忽視的。那麼今天，范姐就給大家講一下使用儀柬的規範。

名 片

名片是最普遍、用量最大的一種「儀柬」。現如今，人們常用兩種名片：一種是印有名字、聯絡電話、傳真和地址、職銜的商務名片；另一種則只有名字和通訊方式。

具體到名片的功能，最常見的有兩種：一是用於會見。

在普通的交際場合中，當你需要介紹自己時，就可以向對方送上你的名片，這是名片使用頻率最高的場合。

二是用於求見。

如果雙方在見面之前，你沒有事先打電話，就在拜訪前在自己名片上加上「求見某某人」的字樣，並由門衛人員傳送，以示要求。當然，最正確的做法是首先打個電話，以示敬意。

作為名片的使用者，當你向別人介紹自己時，

一頂要用雙手向對方送上你的名片。如果向一大堆陌生人遞交名片，不要漫無目的地散發，而是做到有選擇、有層次，以便讓你的名片最有效地發揮作用。

當你收到別人的名片後，

也要認真地看一下再收起來，千萬不要看都不看地放入口袋，或是順手往桌上一扔。

使 用 傳 真

在商務交往中，經常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象中。於是，傳真便應運而生。但是面對來自各方面的傳真，很多女性卻不知道怎樣處理，

在這裡我們就來談談正規傳真的標準是什麼。

首先，職場白領在利用傳真對外通信聯絡時，本人或本單位所用的傳真號碼，應被正確無誤地告知自己重要的交往對象。

對於對方的傳真號碼，也必須認真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向對方發送傳真時前，最好先向對方通報一下。這樣既提醒了對方，又不至於發錯傳真。

其次，在發送傳真時，要有必要的問候語與致謝語。

發送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。此外，人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。

因此在收到他人的傳真後，應當在第一時間內即刻採用適當的方式告知對方。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，也不可拖延時間，耽誤對方的要事。

使 用 電 子 郵 件

電子郵件可以說是當今最快捷的儀柬，但使用時要特別慎重，因為得當與否就在一鍵之間，一旦發出錯誤信息就無法挽回。

在使用電子郵件時，很多人喜歡使用「設置自動回復」的功能

，如「感謝您的來信。我的電郵很多，但是我會認真閱讀每一封郵件！如果方便，我會儘快回復。」

對於設置而言，也許認為自己在很禮貌地提醒對方，可能回復會比較慢，即便你是出於好意，還是會給人一種居高臨下的印象。

名片、傳真、電子郵件等儀柬，看似普通簡單，其實也代表著公司或自己的另一種印象，無形中給自己的職場扮演著加分或減分的角色。

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