項目管理核心三要素「時間、質量、成本」

【轉載】學習項目管理精髓~

工期緊，活兒只能湊合了；超支，趕緊砍內容，別弄那麼多；資源有限，人手奇缺，往後拖吧。

這就是我們身邊項目運作時常發生的狀況。

所有的項目經理都會做預算，都會設置檢查點，都知道又要無休止的協調。但真正執行起來，千變萬化的現實讓他們經常無所適從。

時間、質量、成本難平衡！

在紙上畫一個等邊三角形。在各個邊上標上時間、質量、成本。我們會看到，任何一方的移動必定帶動其他的變形。這個三角形中間又是什麼呢？是範圍管理，也就是項目範圍。這個三角也就是我們常說的「項目管理三角形」。時間、成本、質量就是項目管理的三要素。有一種比喻更能說明三要素之間的關係。

小高為了取悅新認識的女朋友，精心設計了歐洲8日游，旅遊花光了他多年的積蓄，旅遊結束後，他再也沒有財力去繼續下一步的發展了。用項目管理的話說，這就是不計成本的惡果。

過了一段時間後，他又攢了一些錢，這次他不和新女朋友旅遊了，他請這個姑娘看了場電影—《第一滴血》。看完後，女朋友覺得小高有暴力傾向，又分手了。這一次，小高敗在不講質量。

第三次，小高知道女孩子一般喜歡看歌舞劇，他準備請第三個女朋友去看半年後才上演的《天鵝湖》，戰線一直拉著，女朋友愛上了別人——時間拖得太久。

這個比喻形象地說明了項目管理中的難題：如何平衡三要素之間的關係？

一般來說，管理者都希望項目完成的時間要快，完成的成本要低，完成後的質量要好。可是這三個要素是彼此互斥的。能夠完美做到以上三個要素的項目，少之又少。上世紀60年代初，肯尼迪總統下令要十年內把人送上月球，並安全帶回來。這個龐大的計劃，要快，必須趕在前蘇聯之前完成；要好，絕不能出現任何差錯；並且在預算上有限制。

結果，在各方為這個項目大開綠燈之後，美國果真搶先把人類送上月球，並平安帶了回來。當然，我們平常的項目不可能集所有人力、物力、財力等所有資源，並且得到至高無上的尚方寶劍。

因此，在一般的項目上，這三個要素，彼此之間是魚與熊掌的關係。要兼顧的難度，會按照幾何級數上升。這樣一個三角難題，我們怎麼去解呢？可以試著從兩方面著手。

第一，先弄清楚什麼是「好」，什麼是「快」，什麼是「便宜」。

什麼是好項目？一般來說，項目的結果使企業的收入增加、支出減少、服務加強，就是好項目。

那麼，什麼是「快」？在項目管理上，時間是絕對的。項目經理最容易犯的錯誤，就是在完工日期的預測上，為了討好上司而盡量樂觀。同時，他們總用歷史數據或別人的經驗影響自己的預測，也使得項目工期的變化比較大。

要達到預期完工的要求，項目經理要把一個規模大、時間長的項目，分成不同的階段完成。在每個階段，又要根據每階段不同的重點分別來做完工預測。工程分得越細，預測的準確性就越高。這道理很普通，但需要很周詳的計劃和分析。

至於什麼是「省」？當然，省錢不是項目管理中最重要的目的。一個項目該花多少錢，是早就算出來的。一般來說，如果實際的花費和預估的花費差別在30%以內，是能接受的範圍；超過30%，預算有問題。項目經理在預算方面遭受的壓力，比什麼都大，因此，在做預算的時候，必須面對現實，而且一定要掌握一個原則—項目的「漲價」必不可少，做預算時打出點富餘是正經。

三個要素互相制約，找准一個平衡點，才能讓三者平衡。很多時候，由於外在和內在的壓力，取捨是免不了的。要做好取捨分析，項目經理要懂得六件事：

第一，要很清楚地了解項目衝突的基本原因；

第二，重新確認項目的目的；

第三，了解項目現處的環境及目前狀況；

第四，尋求可行的其它方法；

第五，選擇最佳的其他方法；

第六，重新策劃項目計劃。

工作分解咋控制？

「計劃趕不上變化！」一個項目經理感嘆道。

的確，項目中有相當多的不確定因素，項目經理辛辛苦苦做的WBS（工作分解結構），可能因為客戶的改變，甚至領導的一句話，就分崩離析了。一些公司高層沒有經過仔細考慮，也沒有充分徵求各個方面的意見，在制定總體計劃時比較隨意，修改起來更是「信手拈來」。項目經理也常常借口工作忙等理由，拖延制定詳細的WBS，甚至有項目經理認為，不應該制定詳細的WBS。

而沒有詳細WBS的危害也是明顯的：造成計劃與控制管理脫節，無法進行有效的進度控制管理，最終導致項目延期或成本上升。可以說，沒有WBS或者是隨意的不負責任的WBS的項目是一種無法控制的項目。面對各種潛在的變化，項目經理應該怎樣制定WBS呢？

首先項目經理應該對WBS有正確的認識，制定WBS就是一個對項目逐漸了解掌握的過程，通過這個過程，項目經理可以知道哪些要素是明確的，哪些是要逐漸明確的，通過漸近明細不斷完善。漸近明細也是項目的一個特點，因此WBS的制定需要在一定條件的限制和假設之下採用漸近明細的方式進行不斷完善。

再者，制定WBS需要有一個現實的方法。

稀缺資源怎麼搶？

小閻剛被任命為公司某橋樑設計項目的項目經理時，內心喜悅之情難以言表。可是才過了不到半個月，面對「溝通複雜化」、「資源爭奪戰」，他已愁容滿面，這是怎麼回事？

原來，公司為這個項目組建項目組時，人力上，核心組員一共才5人，其中還有兩位由於來自公司其他部門，時常被其所在部門領導臨時派活；經費上，公司沒有下放任何許可權，所有項目開支仍然要經過公司研發主管、財務部門、公司總裁一系列的審批程序；物質上，項目開發過程中，需要的實驗場所、器材等還需要不停地和其他部門與項目組協調使用。這一系列問題讓原本是公司技術尖刀的小閻，在具體實施項目建設時，可利用的資源常常捉襟見肘。

是小閻自己能力有限，還是公司管理混亂？小閻曾一度十分懷疑自己的管理能力，為了給自己充電，考試/大專門報了一期項目管理培訓班。培訓結束後，小閻發覺不是自己能力出了問題，而是公司在項目管理機制上出現了問題。

小閻的公司將各項資源調配的權力，牢牢地把握在公司各個部門手中，公司所有項目在實施過程中，項目經理的實際權力相當有限，有時連自己項目組內成員的工作分配都常常遭遇困難。來自其他部門的臨時組員，由於各項管轄關係仍然隸屬於其部門主管，常常對小閻分配的工作不以為然。而在資金與物質調配上，面對公司的後勤、行政、財務等諸多主管部門，小閻更是無可奈何。

其實，小閻的遭遇與國內許多公司的項目經理遭遇非常相似。在國內的許多國有、民營企業內，項目經理在企業中的地位往往比較弱勢，企業中的各項資源仍主要控制在職能部門手中，項目經理雖然直接對項目的成敗負責，但卻缺乏相應的權力。

許多企業的管理層對項目管理的價值相當模糊。傳統模式中，資源大都為職能部門所控制，面對資源調配時，項目經理的權力處處受限。傳統的管理模式導致了許多項目上馬後，或是長期無法完成，或是成為「半吊子」工程，乃至最後以失敗告終。企業要想其各個項目快速並成功實施，就必須對企業各項業務實施項目化管理，儘可能將企業的資源實現最優化分配。

項目管理，任務層層分解指派明確，過程隨時溝通，變化隨時追蹤。

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