便簽紙有哪些功能？你會用么？

老胡今天突然在思考一個問題，我們的管理手段越來越多，越來越先進，各種系統、各種軟體層出不窮，但管理效率真的提高了嗎？

其實我們管理的效率在逐步向無效發展！

因為眼花繚亂的工具背後，人與人之間的互動和交流變得越發貧乏！

職場人工作時，眼裡只有郵件、只有OA，卻越來越少見到「人」的影子！

沒有人的交流，管理還有意義嗎？

一個辦公室的同事之間，可以走過去面對面溝通幾句，卻總是用郵件或微信；

項目組的分工，用冷冰冰的電子表格分發下去，再挨個用郵件去催收；

個人的工作效率也被無數的文檔壓得死死的，筆記本上記滿了內容，卻很少有時間回顧，很多重要的事情記下了，卻沒有得到提醒；

對於一個工作，要做計劃了，打開word或者excel，一行一行開始羅列工作，越做越煩，感覺像在交作業，心裡認為計劃沒什麼用；

………很多類似的現象就在我們身邊時刻發生著，工具越來越強大，管理卻越來越低效！

管理的本質是什麼？

老胡認為，核心在於圍繞目標設定清晰的行動安排，並在過程中不斷的形成「迴路」式的交互溝通！組織管理是否高效，從目標設定、工作分工、問題處理、資源協調、優先順序設定、溝通效率等方面會體現出來，說起來很複雜，但最終還是在解決如何讓團隊理解工作並高效溝通、執行過程中及時反饋和調整這些問題上來。

老胡認為，越簡單越直接的方法，反而更有效！

互聯網再怎麼發達，軟體功能再怎麼全面，信息化手段再怎麼及時，至少目前來說，都還是需要人來理解和執行，所以人的問題沒解決，工具就未必有效！

何況如果用一些工具就解決了管理問題，那就是機器人世界，可惜我們不是！

今天給大家鄭重推薦一個很好的工具，那就是在我們手邊，卻毫不起眼的「便簽紙」！

1978年美國3M公司的研究人員費蘭發明了第一張便簽紙。費蘭是一位化學工程師。有一天他在教堂唱詩班中唱歌，當他從一本讚美詩中取出書籤時，突發靈感，發明了便簽紙。來自3M公司的便簽紙既簡單又實用。

老胡給朋友們分享幾個關於便簽紙的用途：

1.對於個人而言，主要是四個功能：事宜提醒、優先順序呈現、工作分類、儀式感。

提醒，由於便簽紙具有粘貼功能，而且富有多種顏色和形狀，所以朋友們可以選擇醒目顏色的便簽紙，標註上關鍵的事件，在自己的辦公環境中設置一個提醒區，貼上去，每天形成習慣去關注，這比手機里設定提醒還有用。

優先順序，朋友們還可以每天在一張紙上列出當天必須要做的事情，標註每件事情當天的期望結果，並且排序，不做完第一件，絕不做第二件，逼自己專註和提升效率，事情不要多，六件足矣，這就是six time，放到一張小小的記事貼上，提醒自己優先順序。

分類，便簽紙具有各種顏色，職業人士可以給自己的工作進行一些定義，例如紅色代表立刻解決，藍色表示需要時間思考和創新，黃色表示近期要關注；也可以不同顏色代表不同工作夥伴對應的工作配合等，最直觀地幫助自己對事物進行分類，避免精力無法聚焦，忙亂一整天卻沒有效果和推進。

儀式感，每天的工作都是那麼繁忙，甚至不斷重複且枯燥，那我們就要學會讓自己過得快樂一些，或者讓看起來普通的工作變得更有意思一些，那就是要學會具有儀式感！儀式感首先是要求鄭重其事，其次是要求做到最好。所以當我們抱怨瑣碎工作的時候，可以用一張自己最喜歡的便簽紙，將自己要做的工作寫上去，每天爭取做一個有儀式感的事情，哪怕把一個表格調整到自己最滿意的形式，或者嘗試著在茶歇時間將一個蘋果均勻地分成十五塊！這些儀式感的事情會讓自己每天的工作和生活增加許多的色彩和樂趣，也鍛煉專註力，一張小小的便簽紙會在那裡向你招手。一段日子下來，積累好多張寫滿儀式感的便簽紙會讓你的生活、工作狀態發生轉變，更富有期待和樂趣。

2. 對企業中的管理活動而言，便簽紙的功能就更多了，包括：目標、計劃、協調、溝通等方面。

目標，很多朋友所在的企業都進行過目標管理的培訓，大家也都明白對於目標最好能量化，但平時我們寫計劃寫報告時，很多人還是習慣於一句話來描述目標，往往不知不覺就變得模糊，用上便簽紙，把自己的目標放入格子中，往往一個好的目標在寫出來後就知道該怎麼做了！

計劃，其實計劃是對如何執行目標，如何保障目標的假設與保障，因此最大的一個特點就是需要進行合理的「分解」！計劃就是將複雜的、籠統的工作一層一層、一步一步地分解為明確、可執行、清楚知曉工作成果的一系列工作的組合。職場中，很多企業都做計劃，但實際上是缺乏計劃討論的，列表式的計劃總是讓人既不想看，也不想去做的更深入，所以這個時候，應該和你的小夥伴們一起拿起便簽紙，找一個乾淨的桌面，坐下來，我們用遊戲式的方法來很快將計劃做出來！

將計劃要實現的目標寫在便簽紙上放在桌子中間，然後大家圍繞著它，思考通過哪些方面或者哪些子成果的實現，或哪幾個階段的工作，能構成這個總目標呢？請一個個寫在便簽紙上，貼出目標分解的第一層。接下來大家就開始討論和思考每一個便簽紙上的內容該如何實現？要通過做哪些工作？誰負責？做到什麼程度？什麼時候做呢？

甚至額外想到的一些創新點，也可以用不同顏色的便簽紙標明後貼上去，這樣很快就密密麻麻地形成了一個網路圖，計劃就成型了。所有的人通過這個互動，都很清楚彼此要做到的目標，很清楚整個框架是什麼，什麼工作在這個範圍內，最重要的是，參與進來的小夥伴們對整個便簽紙形成的工作計劃網會牢牢地記在腦海中，正如我們用的思維導圖軟體一樣，但動手寫、貼、撕下來、再貼這樣一系列的動作後的效果要強好幾倍！

老胡強調的是在這樣的可視化材料的互動過程中，大家容易統一思想、明確目標，不斷地調整想法，最終取得一致。而且，需要協調和溝通的地方，通過面對面、手碰手的討論模式，會比發郵件高效幾倍。在此基礎上，再將內容放入電子表格或者ppt中，大家對於工作的認同感會強烈許多，而且這個過程並不需要太多的時間，為什麼不用呢？

你可以與小夥伴們採用「主題」——「發散」——「歸納」——「優化」的模式，也可以採用「分散」——「歸納」——「分散」的模式，在問題的討論、工作的創新等方面，便簽紙也能幫上你的大忙。

老胡提醒朋友們，真正的管理在於人與人之間的協作，切勿將管理走偏到了唯工具論，如果哪個工具讓你的管理變得無需人際交流和互動，寧願不要它，即使看起來效率高，速度快，也一定會在公司文化、工作氛圍、團隊協作、責任感、創新能力等方面埋下隱患。

請多動動手，多說說話，多寫寫字，多與小夥伴們遊戲一樣地針對問題或目標進行貼紙遊戲，用好你的便簽紙，管理不再低效。

本文作者：胡浩，首發於微信公眾號：胡言非語。其他公號或平台若要授權，請在獲得胡言非語授權後方可轉載，並註明作者及轉載來源。

喜歡這篇文章嗎？立刻分享出去讓更多人知道吧！