採購職業人不能不知的交期管理

交期是指從採購定貨日開始至供應商送貨日之間的時間長短。對交期的控制和管理可從以下交期組成公式中尋求空間。

交期= 行政作業時間+原料採購時間+生產製造時間+運送與物流時間+驗收和檢查時間+其它預留時間

交期條款對產品總成本將產生直接或間接的影響。

供應商的交期分析

何謂交期（Delivery Time）和前置時間(Lead Time)：

何謂供應商交期？供應商的交期時間是如何計算的？假設你家的廚房需要重新裝修，你找到一家承包商，除了估價外，承包商告訴你，向國外廠商訂購的廚具大約需要30天才能到貨，施工需5個工作日。那麼，如果今天就決定直到完工，總共需要35天， 其中30天是廚具訂購的前置時間，而承包商給你的交貨期應則為35天。

從採購的角度來看，自向供應商發出採購訂單直到貨物交到指定地點為止的這段時間被稱之為採購的前置時間。 換句話說，從客戶向供應商表達出其需求時開始計算，直到客戶的需求被完全滿足為止，其中所花費的時間總和便是前置時間。由此，我們可以觀察出一點，實際交期的長短與前置時間有很大的關係。 基本上，交期是由供應商決定而非客戶隨意指定。但是，我們卻能通過有效的管理方法來影響整個交期的長短。

構成交期的基本要件：

交期是由以下六項前置時間所構成，所有前置時間的總和又稱之為累積前置時間：

行政作業前置時間

原料採購前置時間

生產製造前置時間

運送前置時間

驗收檢驗前置時間

其它零星前置時間

1． 行政作業前置時間

行政作業所包含的時間是存在於採購與供應商之間，共同為完成採購行為所必需進行的文書及準備工作。在採購方包括了選擇或開發供應商；準備採購訂單；取得採購授權；簽發訂單等。在供應方則包括採購訂單進入生產流程；確認庫存；客戶信用調查；生產能力分析等等。

2．原料採購前置時間

供應商為了完成客戶訂單，也需要向他自己的供應商採購必要的原材料， 如塑膠，金屬原料，紙箱等，需要花費一定的時間。在訂單生產型模式下，產品的生產是等收到客戶訂單之後才開始的。依訂單生產的形態，原料的採購佔總交期時間相當大的比例。另需注意的是，供應商的供應商也有處理訂單的前置作業時間。組合生產模式下，產品的組合生產也是等客戶訂單受到後才開始生產，所不同的是一些標準零件或次組裝已事先準備妥當。主要標準零配件，材料和次組裝已在訂單接到之前完成，並放入半成品區。一旦接到訂單，即可按客戶的要求從標準件或次組裝中快速生產出所需產品。而在存貨生產型模式下，產品在客戶訂單收到前已經被作好存入倉庫。次種形態的生產對原料採購前置時間的考慮一般很少。通常，下了訂單後就可安排運送並知道到貨時間。

3．生產製造前置時間

這是供應商內部的生產線製造出訂單上所定貨物的生產時間。基本上包括生產線排隊時間；準備時間；加工時間；不同工序等候時間以及物料的搬運時間，其中非連續性生產中，排隊時間佔總時間的一大半。在訂單生產型中，非加工所佔時間較多，所需的交期較長。雜存貨生產型因生產的產品是為未來訂單做準備的，採購交期相對縮短。組合生產型對少量多樣的需求有快速反應的能力。交期較存貨生產型為長，較訂單生產型則短。

4．運送前置時間

當訂單完成後，將貨物從供應商的生產地送到客戶指定交貨點所花費的時間為運送前置時間。運送時間的長短與供應商和客戶之間的距離；交貨頻率；以及運輸方式有直接關係。

5．驗收與檢驗前置時間

該時間包括：

卸貨與檢查：主要在檢查是否有不完整的出貨；數量是否有誤；有否明顯的包裝損壞。

拆箱檢驗：確認交貨物品是否與訂單一直致；同時檢查數量與外觀瑕疵。

完成驗收文件

將物品搬運到適當地點。

6．其它零星的前置時間

包括一些不可預計的外部或內部因素所造成的延誤以及供應商預留的緩衝時間。

交期的代價

每一周的交期將使採購成本增加1.5%，作為採購人員，你有沒有算過這筆帳?

催貨，對採購人員來說是再普通不過的事情了。有些採購人員甚至要花費五分之一的工作時間在收效甚微的催貨上，自己卻渾然不知。事實上，佔用採購人員時間還算事小，重要的是交貨期長短本身在無形中會對採購成本產生不小的影響。

據國外資料統計，交貨期對採購成本造成的影響是：每一周的交期將使採購成本增加1.5%。 也就是說，單價10元的產品交期若為一周，則實際對該產品的採購成本應為10.15元。 這額外的成本來源於供應商交貨期對採購方的安全庫存等因素所帶來的附加成本。

通常，供應商交貨期越長，購買方的安全庫存量也越大，由此產生的庫存成本；管理成本；風險成本；資金成本也越高。

讓我們來舉例說明上述情況：

現有X公司每年因生產需要而訂購Y零件100，000隻，來自A，B，C三家供應商的報價以及他們的交期和不同交期產生的附加採購成本分析如下：

供應商 報價（單價，元） 交貨期 X公司實際採購成本 年採購總額(元)

A 14.00 1周 14.00x(1+1.5%x1)=14.21 1421000

B 13.50 6周 13.50x(1+1.5%x6)=14.715 1471500

C 13.20 10周 13.20x(1+1.5%x10)=15.18 1518000

不難看出，如此一來一去X公司光在Y零件的年採購總額就要相差5到10萬元之多。 真是"小洞不補，大洞吃苦"。

從表面上看似乎C公司最有優勢，採購人員也往往更重視報價而忽視了其它因素。由此可見，採購成本的考慮要從總成本出發；另一方面，如果你用這種方法同你的供應商進行議價，不但可以幫助你獲取更好的價格，更能促使供應商真正有效地去改善他們的交貨期，從而買賣雙方達成互利雙贏的長期合作關係。

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