Word表格中的數據處理技巧

大家好！今天和大家說說Word表格中數據的處理技巧：

數據排序

Word表格中的「公式」

Word表格中的函數

大家都知道，Excel的數據處理功能那是非常的強大，什麼排序、篩選、分類統計都不在話下，函數公式、透視表等功能更是讓人神往！可是，寫報告時，我將數據表格已經錄入到Word中了，再將表格弄到Excel中處理有點太麻煩，在Word中可以對表格數據進行簡單的處理么？

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Word表格數據排序

如下圖，在文檔中列出了一個商品銷售統計表格，發現銷售額未排序，現在想對表格以銷售額從大到小降序排列商品，在Word中應該怎麼做？

操作步驟：

選中整個表格，單擊【表格工具】-【布局】-【排序】命令：

在彈出的【排序】對話框中，將「銷售額」設置為主要關鍵字，排序類型為「數字」，排序方式為降序：

在Word中，可以按筆劃、數字、日期和拼音等四種不同類型進行排序；最多可以設置3個關鍵字。本例最後排序效果如下圖：

提示：在表格中設置自動序號，請移步：自動編號的兩種用法

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Word表格中的「公式」

還是剛才的商品銷售表，現在想增加一個「利潤」列，假設利潤率按5%來計算，那每種商品的利潤就是：銷售額*5%，既然數據已經在Word中了，像這樣的簡單計算就沒有必要再麻煩Excel或計算器啦！

首先，我們需要先來了解一下Word表格的命名規則，其實，在Word中，表格中的每一個單元格，同樣可以像在Excel中那樣用列標加行號的方式來表示，比如第一列第1行的「序號」這個單元格，可以理解為A1單元格：

需要注意的是，如果表格中存在合并單元格，那這個合并單元格會以合并前的單元格區域的左上角單元格的位置來表示。

好，有這個知識做鋪墊，現在就可以直接在Word表格中來輸入【公式】啦！

將游標定位到芹菜行的利潤單元格，單擊【表格工具】-【布局】選項卡中的【公式】命令，彈出公式對話框：

在【公式】文本框中輸入「D2*0.05」，單擊確定，該商品的利潤值即被自動計算出來。由於Word表格中單元格的表示方式始終為絕對引用，因此需要對其他單元格逐個輸入或批量粘貼後再逐個修改。

將第1行的利潤值選中複製，並粘貼到下面的空單元格中：

按下【Alt+F9】將公式轉為域代碼形式，將其中的「D2」按位置序列依次作修改：

修改完成後，再按【Alt+F9】組合鍵將域代碼轉換為顯示結果，完成計算，如果計算結果沒有變化，請選中該列，直接按【F9】刷新：

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Word表格中的函數

Word表格不僅可以輸入簡單的公式，還可以使用常用的函數對數據進行統計，比如，現在要對上表中的銷售額和利潤額進行匯總，可以這樣做：

定位么銷售額一定最下面的空白單元格，單擊【表格工具】-【布局】選項卡中的【公式】命令，彈出公式對話框：

在【粘貼函數】下拉列表中選擇SUM函數，再回到【公式】文本框中，輸入參數「ABOVE」，單擊【確定】命令按鈕，即可得到銷售額的匯總結果。

複製銷售額匯總結果，粘貼到利潤匯總單元格，直接按【F9】刷新即可得到利潤匯總。這是為什麼呢？

細心的小夥伴肯定發現了，這裡的SUM函數使用的是ABOVE參數，而不是單元格引用。ABOVE表達的含義是對當前單元格上方的包含數字的連續單元格進行統計，因此，將此公式複製到其他單元格後，直接F9刷新就可以得到正確的統計結果。

最後，需要說明的是，除了SUM函數外，Word還可以使用AVERAGE、COUNT、MAX、MIN等函數，大家可以在【粘貼函數】下拉列表中查看。但是，Word畢竟是處理文字排版的工具，所以數據處理並不是其長項，如果數據沒有處理好，建議還是先在Excel等軟體中先處理統計好後再粘貼到Word中進行排版。

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