3分鐘幫你理清抄送和密送的區別，6大郵件技巧提升專業度！

Office 365 專業級電子郵箱Exchange Online篇

· 適用人群：每天面對郵件的「職場er」

· 應用場景：寫郵件、發郵件、優化收件箱、掌握郵件禮儀、解鎖郵件隱藏技能

· 掌握難度：

本期講師

本系列講師

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微軟「郵箱達人」

魅力細水長流，需細細品味，就如郵箱，小技巧也能生出大智慧

本期圖文教程

你每天發出多少封郵件？

你每天收到多少封郵件？

據統計，平均每秒全世界會發出240萬封電子郵件！

郵件，可以說是職場「馬斯洛理論」的基本需求。

做個小調查：

你是否琢磨過——為什麼在『收件人』下面還有個『抄送人』，之後才是填寫『主題』的對話框？

這當然不是因為設計郵箱的「攻城獅」們，都閑的沒事幹了。

這裡面的門道，你該知道！

收件人、抄送人、密送人什麼時候用哪個？

·收件人：意味著你期待對方回復，或有所行動

·抄送人：意味著你只是讓對方知曉此事

·密送人：如果郵件對象超過一個，他們不被允許分享該郵件，那就要用到「密送」功能了

看似簡單的「收件人」「抄送人」「密送人」區別，能體現你站在收信方考慮的職場禮儀、更能體現你的職場專業度！

實際工作中，還有個能讓人一秒判斷你專業度（炸毛）的場景：

「回復」與「全部回復」是否一樣？

#舉個栗子#

某部門同事群發郵件，讓各部門配合宣傳新產品發布信息，收件人30+

接下來的1個小時內，收到超過15封回復「收到」或「Got it!」的郵件......

劃重點：

·確保每一個收件人都是有理由收到這封郵件的，且幫對方分清郵件的優先順序；

·回復時，請明確你的回複信息對誰有用，每封郵件都使用「全部回復」你真以為自己還是個寶寶嗎？

講了這麼多道理，接下來該上乾貨了：

如何快速啟用「密件抄送」

有時根據需要你希望將某份郵件秘密抄送給某些同事，卻找來找去找不到「密送」按鈕（請把手放下，說中了就默默看下去）：

步驟：

Step1：按下 Ctrl + N 新建電子郵件；

Step2：點擊「選項」>「密件抄送」，可在顯示的「密件抄送」框中指定秘密接收此郵件的人員，其他收件人看不到此框中的人員：

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如何設置「郵件是否可回復」許可權？

步驟：

Step1：點擊「選項」>「許可權」；

Step2：下拉菜單中選擇你要設置的許可權，比如——不可轉發、不可「全部 答覆」等：

如何設置郵件定時發送？

猜你一定有過這種經歷：加班到很晚寫好一封郵件，立即發出去會影響同事休息（特別是收件人很多的情況），想早晨9點發又怕早上忘記。

這時候就可以使用「定時發送」功能，在Outlook中叫做「延遲傳遞」。

步驟：

Step1：點擊「選項」>「延遲傳遞」；

Step2：對話框中設置「傳遞時間不早於」> 填寫日期 > 填寫時間

如何跟蹤郵件發送和閱讀狀態？

步驟：

Step1：點擊「選項」；

Step2：選擇「請求送達回執」或「請求已讀回執」，是否送達或已讀的狀態，都會反饋到你的郵箱中：

如何為為收件人設置時間提醒？

每天可能要處理上百封郵件，這些郵件中的工作內容都有不同的完成時間，其中有的比較重要需要反覆提醒對方完成，可以在這樣的郵件中加上時間提醒，這樣到了時間，就會有彈窗彈出。

步驟：

Step1：「郵件」 > 後續標誌 > 添加提醒

Step2：為收件人添加提醒 > 選擇要提醒的時間

Step3：效果預覽

如何撤回發錯的郵件？

一封郵件有問題，發出去了才發現，追悔莫及......

停！郵件可以撤回，用不著追悔！

如果收件人還沒有讀這封郵件的話，一般可以成功撤回郵件，之後重新更正郵件再發即可~

步驟：

Step1：打開要撤回的郵件

Step2：在該郵件下選擇「規則」 > 「撤回該郵件」

*注意：

如果該操作在收件人已讀郵件之後，撤銷會失敗；

發件人可以收到「撤銷失敗」的系統通知，相反，發件人會收到「撤銷成功」的通知！

今天的小目標內容就到這裡，上面咱們講了兩個職場郵件禮儀，學了6個小技巧。

期待下一篇？明天見！

本系列教程共計4篇，每篇學習時間大約3分鐘，圖文介紹+部分視頻形式：

已解鎖小目標 3分鐘學會寫一封讓對方1秒認可你專業度的郵件

正解鎖小目標 3分鐘幫你理清收件人和抄送的區別，6大郵件技巧提升專業度！

待解鎖 小目標 3分鐘學會如何緊急處理未讀的100封郵件？

待解鎖 小目標 3分鐘揭秘如何用郵件日曆功能，了解老闆動向！

悄悄告訴你Office 365就自帶專業級電子郵箱 Exchange Online，

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