極簡，讓你的工作更高效

作者：[德] 約根?庫爾茲，選自新書《極簡工作》（1、2），由人大出版社授權發布

極簡不僅可以是一種生活方式，更可以是一種工作方式。

很多時候，我們的焦慮和壓力，來自不斷累積的任務、大量待處理的事項、潮水般湧來的信息……

當我們能夠做到極簡工作時，我們才能真正擺脫拖延和焦慮，樂享從容人生。

1、在工作場所來一次斷舍離

人類是天生的收藏家，在工作場所也不例外：「萬一這些材料還能再用一次呢……」

在工作場所來一次斷舍離，是極簡工作的第一步：把你在辦公區不需要卻又不想扔掉的材料和物品打包裝進紙箱。

這些紙箱可以存放在檔案室、地下室或倉庫中。你的辦公空間會一下子變大！

需要注意的是：

給打包好的箱子編號。

為避免這些箱子被永久閑置，可以給箱子配上下圖這種便箋：

記下你在打包箱子時放入的文件，之後請根據記錄列出目錄。你可以將這份檔案清單貼在所屬的箱子上，並複印一份保存在你的辦公區（可以放在櫃門內側），以備不時之需。

工作場所的斷舍離是極簡工作的第一步，整潔的辦公環境會讓你的心情立即暢快起來！

2、告別低效會議

在許多會議中都會浪費大量時間。研究表明：低效的會議是第一效率殺手。

為提高會議效率，可以採用以下建議：

1、會議開始前，除了會議記錄人員，再安排一位主持人和一位計時人員：主持人引導會議。一般由安排日程的人擔任主持人。主持人可手持喇叭，有人跑題時就按響喇叭。

計時人員負責掐秒錶，與會者發言的時間應控制在90秒之內，如果超時，計時人員可借用主持人的喇叭給出信號。

2、不討論沒有列入書面提綱的議題，要求其他與會人員給他們想討論的事項打個草稿。如果一個議題寫下來不足兩三句話，那麼這個議題也不值得在會議上討論了。

3、請給每一個會議做書面會議記錄。會議記錄總結應在下一次會上詳細討論。你也可以將會議談話錄下來，這樣每個與會者都能聽到你說了什麼，在必要的地方進行修正和補充。

3、高效處理郵件

集中某段時間來處理郵件，例如午休前、下班前專門處理郵件。最長不應超過30分鐘，這被證實是最有效率的。

處理郵件不要僅僅只是查看，要處理！ 對你來說不重要的郵件立即刪除。有回復的必要的馬上回復。

有待別人處理的郵件，直接轉發。要保存的保存，然後放到「已處理郵件」文件夾。如果郵件中有任務是現在處理不了的，列入人日程或待辦事項。

寫郵件的要領：

1、標題簡明扼要。例如：請求推遲6月21日的會議，5月23日請求借用電子設備。

2、郵件儘可能簡短，每封郵件最好只包含一個主題。寫五封簡短且主題明確的郵件，要好過寫一封包含很多信息和任務的冗長的郵件。

3、善用分段和副標題，方便收件人迅速查閱。給郵件中所列舉的事項添加項目符號或者進行編號，方便對方閱讀。

4、巧設賬戶密碼

很多網站在登錄時需要註冊賬戶並設置密碼。

每次都設置相同的密碼風險是很大的：一旦你的賬戶和密碼泄露，不法分子就會嘗試使用相同的信息登錄其他網站。

所以同一個密碼最好不要使用兩次，特別是針對非常重要的賬戶。但是這樣一來，記憶密碼又會給很多人造成新的困擾。

用字母、數字及特殊符號設置一個基本密碼，再根據不同的網站進行微調。

當你在設置一個網站的登錄密碼時，將該網站網址「www」後面的首兩位字母連綴在你的基本密碼之後形成新的密碼。

你只需要記住你設置的基本密碼，由於經常使用，你一定也不會忘記它。

1、你需要記住你的基本密碼。記憶時可以使用口訣幫助記憶，例如在記憶「MMy2m!」時你可以聯想口訣「媽媽有兩隻貓」（拼音為「ma?ma?you?liang?zhi?mao」）。

聯想一句與你的生活相關的口訣，並根據這個口訣中涉及的字母、數字、符號等來設置你的密碼。

2、另外依據基本密碼單獨設置的密碼應當遵循統一的規律，不要將新密碼的組成部分時而前置時而後置，從而造成混亂。

作者簡介：約根?庫爾茲，是德國家喻戶曉的高效辦公專家。他秉持極簡工作理念，認為簡潔能帶來專註和效率，他幫助了數以萬計的職場人士提升效率，在取得優異工作業績的同時，享受從容人生。更多極簡工作的內容，請參見《極簡工作》（1、2），中國人民大學出版社出版。

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