只要學會這4招，做Excel表格不懂函數公式也不怕！

來源：秋葉PPT（ID：PPT100），作者： King，本文已獲作者授權發布。

經驗

心理

觀點

技能

一位 HR 小哥提了個問題：

如果要每天都登記一遍當天收取的簡曆數量，然後統計各項指標的累計數，函數公式應該怎麼寫？

這位 HR 小哥發來的統計表格是這樣的：

如果是你，你會怎麼記錄簡曆數量和統計累計數量？

碰到自動計算的問題，很多人的第一反應往往就是函數公式。但是，我更喜歡多問一句：

很多工作用的表格，只要結構設計好了，根本就用不著函數公式。上面這份簡歷統計表的最大問題，並不是函數公式怎麼算，而是怎麼高效有條理地記錄數據。

那如何記錄數據？我們一步一步來分析！

01

分析需求

首先大家在製作 Excel 表格時，不要急於填入數據，而是先構思一下，自己的需求和目的到底是什麼！

根據 HR 小哥的需求，至少需要有以下信息需要登記：

日期、簡曆數量、初篩選、邀約成功、初始人數、複試人數、錄用人數

02

設計表頭

根據需求，重新設計一個表格結構。核心思想就是把表格當做資料庫來用，一行記錄一條完整的數據，一列填入一個類別的信息：

03

記錄數據

按照設定好的表格結構，按照日期來記錄相應的數據。

數據記錄好以後，怎麼得到累計數呢？

首先，我們點擊數據區域，通過套用表格格式，將數據區域轉成智能表格。變成智能表格以後，要做一些基礎的統計和匯總，就變得非常簡單了。

04

統計數據

一切準備就緒，動動手指頭就能得到統計結果！

接下來切換至表格工具欄，設計選項卡，勾選【匯總行】就能自動得到求和結果。

動圖中的操作步驟：

? 【表格工具】-【設計】-【匯總行】

? 點擊匯總行中的第一個單元格【B11】 

? 從下拉列表選擇求和

? 拖拽填充柄將公式向右填充

想要看不同日期如何匯總？再動動手指頭！篩選一下數據，就能夠自動得到篩選後的總和。

動圖中的操作步驟：

? 單擊篩選按鈕

? 從篩選菜單中勾選篩選項

? 點擊【確定】，得到新的自動求和結果

一個簡單的記錄表+智能表格，就搞定了基礎統計需求，根本用不著複雜的函數公式。

如果你碰到類似的工作需求，可以分四步走，輕鬆搞定：

梳理需求

設計標題行

套用表格格式

顯示匯總行

第一步最為關鍵，如果沒做好，後面的工作量和難度就會放大。如此一來，就要用很多複雜的函數公式來彌補。

可是，求助的這位 HR 小哥還是不放心……

他的表格結構是下面這樣的：

如果是你會怎麼做？用函數公式嗎？

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