優秀項目經理是如何高效利用時間的？

隨著社會節奏的加快，每個人都承擔著越來越多的工作任務和壓力，所以忙幾乎成了現代都市人特有的標籤。每天都在忙著開會，忙著出差，忙著完成各種任務，甚至忙著娛樂……每當面對此起彼伏的電話，絡繹不絕的郵件，還有從四面八方湧來的各項工作時，耳邊便不由地響起那首曾經流行的歌曲《時間都去哪兒了》。

很多時候，我們感到焦頭爛額、疲憊不堪， 並不是因為時間不夠用，而是我們自己不會高效地利用時間。如果能堵住那些跑、冒、滴、漏的時間，主動地將時間管理起來，我們的工作就會變得高效。那麼，怎樣才能高效地利用時間成為一個亟待解決的問題，下面介紹的方法值得大家一試。

主動切斷干擾源

做任何事情，如果不斷地被分心、被打擾， 不能集中精力，那麼既不可能高效，也不會取得理想的結果。這就需要切斷工作中的干擾源。什麼是工作中的干擾源?網路!如今移動互聯網無處不在，網路、手機幾乎成了人們片刻不離的必備物品。有一幅漫畫表達得很形象：在馬斯洛的層次需求模型最底端即生理需求的下面，又多了一層需求：Wi-Fi需求!如圖1所示。

圖1 最新馬斯洛需求理論

豐富的手機應用在給我們帶來各種便利的同時，也極大地干擾和破壞了工作時間的連續性。微信、微博、QQ、淘寶……圖像的每一次閃動， 提示音的每次一響起，都會對我們正在進行的工作、正在思考的問題造成嚴重的影響。這些干擾源如果不能得到有效的控制和屏蔽，那麼「聚精會神」就變成了空話。因此，要想高效工作，首先要給自己創造一個相對安靜的環境：放下手機，離開網路!

運用時間四象限法

有了專心工作的環境，不等於已經得到了高效的結果。在面對紛亂的工作任務時，必須學會區分輕重緩急，確保有限的精力聚焦在最重要的事情上，而不是眉毛鬍子一把抓。其中，最簡單也是最有效的工具就是時間四象限法。所謂四象限，是指將工作按緊迫性和重要性兩個維度區分為緊急重要、緊急不重要、重要不緊急和不緊急不重要，如圖2所示。在時間有限、精力有限的制約條件下，不同性質的活動要採取不同的應對方法。

圖2 時間管理四象限法

對於緊急重要的事情，特別是那些越接近目標的工作，越要集中精力，抓住重點，進行優先處理，在這些工作沒有完成之前，不要把精力分散到其他事情上;對於重要但不緊急的事，則是在完成了緊急重要的工作之後，再投入大部分精力去執行;對於緊急不重要的事，原則上應該盡量少做，或者主動授權給別人，委託別人來做; 對不重要也不緊急的事情，可不做或少做。

通過對四象限法的梳理，我們有限的精力得到了合理的分配，這樣才能獲得最大的收益。然而，在使用四象限法時，也需要注意一些細節， 比如領導與你在工作優先順序的理解上可能會有所不同，如果出現了衝突，自然要服從領導的安排，確保自己的工作目標和領導的要求保持一致。另外，工作的優先順序有可能因各種情況發生變化而變化，所以需要經常重新評估工作的性質，以確保重要的事情得到應有的精力投入。

採用敏捷看板

看板是一種敏捷管理工具，也是一種高效工作的手段。這種工具是由大衛·安德森發現的。他受到日本豐田汽車及時交付的啟發。看板的原意是招牌、告示欄，豐田汽車及日本百貨業將客戶要的產品有哪些，正在生產中的有哪些，已經完成可交付的有哪些都顯示在一個大看板上。用意在於及時交付客戶要的產品，讓所有的工作可視化，並且限制進行中的工作，如圖3所示。如果手邊有太多工作的話，無論是團隊還是個人都不可能很高效地完成目前的工作，而是應該把手邊的工作完成，再開始做另一個工作。

圖3 用貼紙貼出看板

讓工作可視化，最方便的手段就是貼紙。將需要完成的任務分別寫在貼紙上，然後按這些任務的完成狀態，比如等待執行、執行中、檢查/確認、完成/移交等分別集中粘貼在白板或玻璃隔斷上。隨著任務狀態的改變，同步移動貼紙的位置，這種既簡單又清晰的看板工具對於聚焦重點活動，提高工作效率，能起到積極的作用和顯著的效果。

運用MoSCoW原則

也許有些人會說，即使我把工作按輕重緩急分類了，即使我讓這些任務清晰可見了，但工作的總量還是那麼多，甚至超出了我的精力範圍， 這又該怎麼辦呢?現實工作中，確實經常會有這種情況發生，資源緊缺在大量行業、領域中實際上就是一種常態。人少活多，讓我們身心俱疲。然而，冷冰冰的職場法則告訴我們，沒有功勞， 就沒有資格談苦勞!所以，一味地忙，甚至疲於奔命，並不一定等於有成績。要想獲得滿意的結果，還是要在達成任務的目標上下功夫。

人的精力是有限的，只有將有限的精力投入那些最關鍵、最重要的任務中，才有可能取得事半功倍的效果。另一種源自敏捷管理的思想能夠幫助我們實現這一要求的是「MoSCoW原則」。所謂MoSCoW是指將需要完成的工作按重要等級劃分為「一定要」「應該要」「可以要」「不需要」。因為時間和資源是相對有限的並且受到一定的制約，所以一旦有新的「一定要」需求出現時，就必須將原計劃中那些屬於「可以要」工作剔除，以便騰出時間和精力，確保範圍內的工作得到可靠的執行，如圖4所示。

圖4 「MoSCoW原則」示意圖

結語

項目經理要管理好自己的時間，在有限的時間內做出高效的工作其實並不難，以上介紹的每一種方法都不複雜，而且已經被大量的實踐證明有一定的效果。但是，要真正管理好自己的時間其實很不容易，因為我們往往很難打破「知易行難」的規律。怎樣才能讓這些有效的方法真正地發揮作用呢?先定一個小目標，從身邊做起，從點滴做起，從放下手機做起!積極的態度、正確的方法，輔以持之以恆的精神，我們就一定能成為掌握自己時間的主人。我們今天的狀態，是過去五年以來持續不斷努力的結果。而今天及未來五年的努力，將會決定我們五年乃至十年後的人生!

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