想成為下一個BAT？請先做好這一件事情
企業運轉多年，員工數量越來越多，資料文件這裡一堆，那裡一摞，散落在不同的員工電腦里，形成規範留下來的東西非常有限，許多事情都是一遍遍重做，同樣的錯誤也是一遍遍重犯，關鍵員工一旦離職相關工作無法儘快展開。
沒有對經驗精華的梳理沉澱，隨著時間的流逝整個企業僅僅只是呈現橫向擴張，身材越來越臃腫，在高速激烈的市場競爭下運轉越來越慢，跟不上時代的步伐，最終只能是被淘汰出局。
如何改善企業運營模式，趕超BAT大佬？
首先，你需要做好企業知識管理這件事情。
享譽世界的福特汽車公司在管理中非常推崇"知識管理"，將"知識管理"看作是"智力資本槓桿"，並認為它具有四兩撥千斤的管理效能。公司在1996年到1997年間成功地節約了超過3億美元費用，而其中的2.4億美元可直接歸功於其採用的一套知識管理技術。
企業管理者研究認為，文件的有效管理可以降低管理成本、加速市場運作、提高信息準確性、減少生產和銷售成本。
在知識經濟時代，知識是企業最重要的戰略性資源，知識管理則是企業在面臨一種新的形式下作出的戰略性反映，就是運用集體的智慧提高應變能力和創新能力，為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。
如何建立企業知識管理體系？
企業知識管理體系其實就是一個「生產者即消費者」的平台。由團隊成員來生產內容，而這些內容也由團隊成員來使用、分享，整個流程形成一個完整的內容生態環境。這個內容生態質量完全由團隊自己來控制，價值的高低也取決於團隊本身。即想要從中獲得高價值的內容，就需要有人不斷向其中輸入高質量的內容。
1. 選擇一個合適的平台，在上面搭建好企業知識體系。
這步很簡單，關鍵是後期需要有人專門去維護運營，才能保證這個平台能夠持續地發展下去。
2. 在企業內推廣，培養員工使用習慣。
由於要將所有員工的工作聚合到同一個平台，所以在選擇平台時就需要考慮使用難易程度，如果操作繁瑣，用起來不順手，就很難說服大家使用。前期應有一個討論協商的過程，至少遵從大多數人的意見。
3. 規劃資料存儲規範，界定常用文檔具體的書寫規範。
建立一個合理的分類架構。由經驗豐富的人設計企業所需存放的信息，按照一定邏輯設計結構目錄，分級存放，最好的就是做出一個可以參照的思維腦圖，將上傳與整理整合到一起。
對於周報、需求報告、行業調研、產品說明書等常用文檔由相關負責人設計規範格式，所有成員在撰寫的時候就嚴格按照標準輸出結果，這樣有利於形成有條理質量高的知識沉澱。
4. 顯性知識與隱性知識的轉化。
企業中除了寫在書面記錄下的文字、音頻、視頻等顯性知識，還有很大一部分存儲在各個成員頭腦中的經驗、直覺等隱性知識。從某種程度上來說，隱性知識比顯性知識更完善、更能創造價值，隱性知識的挖掘和利用能力，將成為個人和組織成功的關鍵。而隱性知識很容易隨著人員變動、員工離職等流失，對企業來說是筆不小的損失。
因此，知識管理過程中應關注怎樣把隱性知識顯性化，通俗地來說就是怎樣把優秀人才的工作經驗轉化大家看得懂的文字或流程等。一個可考慮的方式，是在每一個項目或較複雜工作做成果總結的時候，規定項目負責人對整個過程進行一次復盤。即除了提交成果以外，還要對整個項目從頭到尾進行一次梳理，歸納出優點和不足。這樣其他成員也能夠間接從中吸取到經驗教訓。
另一方便，顯性知識的積累就是為了能從中提取有用信息，指導進一步的工作。顯性知識的隱性化對應的就是知識應用的過程或知識成為生產力的過程。
5. 對平台的管理及規則的完善。
規則方面，非常重要的一點是適度。在管理的過程中，除了強制性要求成員輸出結果的「硬規定」，還應關注如何通過有效的激勵制度讓成員自發的在平台分享自己的經驗總結。打通平台內容生產與學習運用，再反饋平台的過程，讓平台處於動態平衡，才能讓企業知識管理髮揮最大的效用價值。
最後，前期制定的規則在實施中還會發現各種不完善的地方，需要隨著時間積累不斷改進優化。
如何挑選團隊知識管理平台？
想要搭建起一個完整的團隊知識管理體系，必然要藉助團隊知識管理平台，用以管理存放團隊知識文檔。好的平台能讓搭建團隊知識體系這件事變得更簡單，從而達到事半功倍的效果。
一個好的知識管理平台應該做到以下幾個方面：
01
安全有保障，服務穩定，存儲空間足夠大
企業文檔的安全是首要考慮的因素，所以最好選擇大廠提供的平台，而且要保證有足夠大的存儲空間。
有道雲協作隸屬網易旗下一級有道事業部，採用先進安全的存儲技術，後備力量雄厚，可以和企業版客戶簽訂專屬的保密協議，而且支持擴容服務。
02
多級目錄，嚴格的許可權管理
企業文檔種類繁雜，多級目錄有利於資料的分類存放，嚴格的許可權設置除了出於內部資料的保密，也有利於leader的管理。
有道雲協作基於「組織-群-文件夾」的邏輯來管理企業文檔。按部門、項目或者某一個臨時活動在組織下拉人建群，基於群創建文件夾。而且有細分的成全形色及文件夾許可權設置。
03
輕鬆查看，便捷分享
針對不同時間場景的使用需求，需要符合多終端的特點。分享則包括成員間的分享，以及向外部人員的分享，操作應簡單便捷。
有道雲協作支持Web、PC、移動端使用，隨時隨地，移動辦公。內部成員內鏈分享，外部成員通過生成外鏈或掃描二維碼分享，還可以設置分享密碼及有效時間。
04
提供多人協同編輯，結合內容生產與管理
目前市面上的雲筆記偏於內容生產創作，雲網盤則偏於整體的管理，這類軟體的缺點就是將內容的「生產」與「管理」割裂了，中間的上傳下載銜接，包括IM討論工具的來回切換，增加了企業成本，也不利於對信息流轉的追本溯源，知識的分享和運用效果難以評定。
有道雲協作將企業知識生產與管理結合到一起，集內容創造、資料存儲、討論交流、學習共享為一體，形成知識閉環，破除信息孤島，降低分享交流成本，極大提高企業運作效率。需要注意的是，每一個流程單元都可能為其他流程而服務，但整個流程是一體化的，知識會隨著流程的不斷運轉而不斷發展，從而實現知識的漸進迭代。
05
完善的歷史版本管理
上傳或創建的文件往往面臨後期多次的編輯修改， 保存歷史版本有助於對照做出最佳方案，同時也記錄了工作推進過程，方便最後的復盤總結。
有道雲協作的文檔版本管理解決方案帶來了版本問題的徹底解放，並帶來了內容變動的精準度量：
無需再存儲為不同版本號的文檔，只需在當前文檔中編輯即可，不再為版本號擔憂；
提供了更加人性化的基於內容差異的對比視圖，清晰明了，有道雲協作會記錄所有的內容差異，每一個文字、標點符號、圖形的變化都包含其中；
有道雲協作保存了編輯過程中的任何版本（也可以是本地版本），提供隨時還原的需要。
06
有內容搜索功能，快速提取所需資料
文件歸類或許不是最重要，關鍵的是能夠對已有知識經驗加以運用，幫助企業更高速的運轉，實現企業戰略目標。如同google、百度一樣的幫助到自己多終端找到自己想要的文件。
有道雲協作是你的一站式內部Google，實現企業級的統一知識搜索。提供基於「群、文件格式、評論與回復、討論、任務、成員」的搜索，快速定位。此外還有標籤、加星群、加星文件功能，讓你快速查閱重要內容。
以上由網易企業信息化服務提供商，湖南領先網路科技整理髮布。
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