數學界的莫扎特：大數學家陶哲軒談時間管理與高效工作的方法
陶哲軒是澳大利亞唯一榮獲數學最高榮譽「菲爾茲獎」的澳籍華人數學教授，也是繼丘成桐之後獲此殊榮的第二位華人。是調和分析、偏微分方程、組合數學、解析數論等重要數學研究領域裡的重要數學家，被譽為「數學界莫扎特」。
陶哲軒為什麼會取得這麼大的成就呢?我們來聽一下他分享的時間管理和高效工作之法或許可以看到一二。
談談時間管理
受到一些網友的鼓勵，我最終決定要在此談談我對時間管理的看法。其實我曾經想過就這個題目寫點什麼，不過後來發現自己在時間管理方面仍有待改善（看我堆積了很多論文未寫便知）。況且，至今我仍未在這個課題上悟出簡單而有效的道理（除非要我談談寫論文的心得，像我在網上有一篇文章，介紹「快速成型法」——「rapid prototyping」）。因此，我只能跟大家分享一下個人經驗，但未必適用於所有人和所有工作狀況。當然，歡迎讀者留言告知你們的想法、經驗或其它建議（不得不承認，有時因為種種原因，就連我自己也不能沿用自己提出的經驗與方法，對此我很遺憾）。
也許，我可以先發表一些零碎的意見。
首先，我很慶幸，許多優秀的研究夥伴都在我們合作的工作中付出了大量的心血。
例如最近在博客上刊登的好些論文，有很大部分都是合著者努力的成果。縱使合著比獨撰論文要花上更多時間，卻大大減輕了每位作者的工作負擔，有助提升寫作質量。我可以同時撰寫幾篇合著論文（因為在撰寫過程中，有時論文在合著者手中，有時則尚待某些新進展），但如果是獨撰的話，卻只可以寫一篇而已。
為配合校歷安排，很多論文會在夏季完成，而其中不少項目更已構思了好一段時間（例如有篇即將發表的合著論文，我們花了三、四年時間才把它完成； 自 2000 年以來，我一直斷斷續續地思考——儘管通常都沒什麼靈感——wave maps 的 global regularity 問題）。因此，每星期可以發表一篇論文並不等於構思和撰寫所用的時間就只有短短一個星期，而事實剛好相反，要把論文寫好，往往要經歷很漫長的時間，這是成功背後鮮為人知的一面。
此外，我處理複雜數學問題的能耐基本上每天都不同：有時可以用整整一個小時費盡心思去想某個問題；有時會把我與合著者之前寫下的詳細手稿整理一下，再打出來；不過有時候我只想回複電郵，做點瑣碎事，或到外面走走，甚至去睡午覺。根據自己的精神狀態來分配時間是很有效的。
比方說，如果我某天下午有空，只要有靈感，便會把辦公室的門關起來，讓計算機保持離線狀態，開始動手寫一篇拖了很久也沒有寫完的論文。有些時候，我會處理一周沒看的電郵，審閱一篇論文，再寫寫網誌文章，又或者按照自己當時的精神和心情去做些其它的事。幸好從事數學研究的大部分工作（教學工作除外，不得不配合授課時間來安排工作計劃）都是具有彈性的，時間可以按照上述的方式靈活調動（當然，最好在工作還沒變成緊急的事之前就要做好，以免擾亂靈活的工作時間）。
能夠客觀準確地評估自己在某段時間（例如一天中餘下的時間）的工作潛能（即身處的地方、精神狀況、將要應付的職責和工作、可用資源的情況以及注意力的分散程度等因素的相互關係）對於時間管理是有很大幫助的。
不要高估或低估自己的能力，從而使得工作量過多或太少，這都會影響工作效率（我在這兩方面都有過經驗和教訓）。即使我有許多複雜程度不同、難度不同、大小不同的事情要做，但如果我面對的某項任務需要極為專註才能完成，我會盡量將注意力單單集中於這件事上，把其它事情暫時擱下。
我發現，只有做那些無須太專心就能完成的事的時候，才可以同一時間做不同的事（尤其是我沒有受到驅使做某事的時候，這個方式似乎是最有效的）。這類工作一般都需要較長時間才能完成，遠遠超出我所能付出的精神、時間和耐性；在這種情況下，就要找出合適的「工作斷點」（比如說，在寫論文的過程中給出一個關鍵命題，或者將對話中、黑板上、草稿紙上出現的某些靈感仔細的記下來）。
工作斷點可以讓你安心地把工作暫時放下，同時也可以使你更容易的把握工作進度，等到繼續工作的時候可以馬上投入。應避免在沒有完成工作斷點的情況下停止手頭的工作，這樣做的結果很可能使工作半途而廢，或讓人心有旁騖，影響其他的工作，當再次開始這一工作時不得不從之前做過的某一部分開始做起。其實，一次完不成的任務當然有必要分步完成，只要能夠找到合適的暫停之處，就不必急於一蹴而就。
請允許我舉個很俗的例子：每當我要寫信的時候（一般都是我工作狀態不大好，不足以應付複雜的數學問題時），我都會把內容先打好，然後印出來，放進信封，封好口，再把信件放在寄件盤裡。不過通常我都不會把信件寄出（也不會整理盤子里的其它文件），除非寄件盤擠太滿，而我也沒什麼別的事可以做，就會把所有存積的文件、信件統一處理一下（趁計算機重新啟動或不知何故無法正常操作的時候處理是最好不過的了）。
如果可以的話，盡量把瑣碎小事合併處理，而需要大量精力的任務則最好各自獨立進行，以免分心。
與「工作斷點」相關的一個做法，就是把一項非常大的工作分割成若干個獨立的部分，最好每一部分都有實時的「回報」。
這樣做有很多可取的地方，比如說，如果我早就決定要寫一部關於龐加萊猜想 (Poincaré conjecture) 的著作或專論，而不是寫十九篇較易完成的關於龐加萊猜想的獨立短文，我就會懷疑我自己根本不會嘗試寫（更不用說寫成了）那十九篇講義（這個做法某程度上也讓我「置之死地而後生」，因為事先說好會寫講義，好給自己一點推動力，叫我不能半途而廢，撒手不幹）。
現代文字編輯器（包括我的博客使用的那個）的好處是在撰寫過程中，能夠更容易把草稿儲存起來，之後再按情況補充一些細節或稍作潤色。正如上述的做法，通過把工作細分，有助作者撰寫篇幅很長的論文。我非常敬佩那些在計算機應用還未普及以前，就能夠寫出高質量的論文和著作的數學家。因為即使有優質的文書支援技術，對我來說這也是很難做到的事。
花一些時間和精力去學習那些將來大概會多次使用的技術是很有意義的。數學方面，LaTeX 是個很好的例子：假如你打算寫許多篇論文，你必須把最起碼要懂的技術學好，而且還要多學一點，才可以把自己要寫的東西輕鬆自如地寫出來，所以我們應該認真地學習怎樣用 LaTeX 製作圖表、處理圖像和數組等。最近我在鑽研如何使用錄製好的宏，在鍵盤上按幾下，就能打出一組 LaTeX 的公式碼（例如： egin … end egin … end）。這個做法所節省的時間似乎微不足道，但相信會隨時間累積而逐漸增加。不管怎樣，這樣做看起來是很有效率的，有助提升個人士氣（個人士氣是撰寫長篇幅論文過程中不可或缺的因素）。
很多時候，我們為了做某些事會把工作時間推遲，或延遲完成，有時會請別人去做，甚至刻意拖延工作進度。其實世上每件事都不是一樣重要的，如果可以待自己有更好的能力，或者先看看會不會有其它事情發生，令要做的事變得不那麼重要，那麼工作就會輕鬆得多。我目前要寫的那些論文是關於 wave maps 的，我曾經因受挫折而把論文擱下多年不想寫，但回想起來，當時我任由自己把未寫完的論文擱下，其實是個不錯的想法，因為就當時的技術而言，該研究項目對我來說簡直是一場噩夢。要用較合適的方法來對付問題，就必須等候技術成熟，以及對該領域的認識和理解進一步加深（或許在你眼前的這篇文章正好也是關於時間管理的例子。其實我的博客中還有些隱藏文稿，暫時還未思考成熟，需要更多的靈感去完成。這樣看來，大概不是每個想法或文章的主題都可以茁壯成長，開花結果。
最後，我還有一個建議，就是要挑選某些合用的個人電子管理系統，然後貫徹使用；如果對其「不冷不熱」，那倒不如不用（不要好高騖遠，不要一味追求新產品，因為自己未必可以好好掌握其應用，所以最好還是讓其隨時間自然發展下去）。我的個人電子管理器材包括一個與手提電腦同步的個人數字助理 (PDA)、一個電郵賬戶、一些收件盤和寄件盤、在辦公室里的特定位置還有一塊「專用」的黑板。那塊黑板上寫的東西只有我才看得懂，但我不認為我可以在此好好解釋一番。我現在已經習慣使用它了，而且效果也不錯（不過我可不希望有人會把黑板擦得一乾二淨）。畢竟選擇是很個人的事，除自己以外，沒有人能告訴你什麼東西最適合你。我發現合適的系統確實可以幫助我騰出很多記憶空間，因為不必記掛星期二下午三時有甚麼事要做，也不用記住因A,B,C 的緣故，要在星期 X,Y,Z 做些甚麼事。我可以更專註地理解某個數學論證的內容，給出一個有點難度的命題，或是做些其它事。另外我還發現，能夠從自己的電子管理系統中刪除已完成的項目，內心是何等的滿足。這份滿足感是工作乏力時的最佳良藥。
啊，最後一則免責聲明：我們有時要放下慣常的做事方法，讓自己在不可預計的情況下，看見機會，運用智慧，將機會化為實力。我曾經有好幾次打算要在午膳時間做些事（隨便吃點東西就行），然而有同事或來客突然造訪，邀請我外出吃飯，結果（不論在數學上或是其它方面）都令我獲益良多。儘管事情並不如我所想般發生，卻是充滿樂趣的（同樣道理，如果在會議上的演講中缺席或索性不參加會議，把時間用來寫自己的論文，也可能有相似的結果）。
作者：陶哲軒
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