工作郵件撰寫規範

收發郵件是日常工作中必不可少的，公司發文、任務傳達、問題請示等都需要通過郵件進行，寫一份規範、完整的郵件也是工作能力的體現。那麼接下來看看小編總結的公司郵件的撰寫規範，供各位參考。

郵件的基本要求

1、工作郵件應及時處理。

2、郵件應書寫規範，內容完整。

3、應避免越級發郵件。

4、敏感郵件未經許可不要隨意轉發。

5、錯誤郵件應及時撤回並予以說明。

郵件的撰寫步驟

第一步：填寫收件人、抄送人

1、應準確區分收件人和抄送人。收件人為郵件事項需要其辦理、執行配合的人員，抄送人為需要知曉郵件內容、事項的人員。

4、主送和抄送各收件人的排列順序應遵循一定的規則，層級不同的領導注意按職位高低順序排列。

第二步：填寫郵件主題

1、郵件必須有主題，主題應提綱挈領，便於收件人了解郵件內容，分辨郵件的輕重緩急。

2、主題應簡明扼要、易讀，避免歧義、冗長，不要顯示「…」

3、一個郵件只針對一個或一類主題，盡量不要在一個郵件中涉及多個主題。

第三步：郵件稱謂

1、郵件的開頭應稱呼收件人，既顯示禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的。

2、如果對方有職務應按職務尊稱對方，如「XX總」、「XX處」、「XX老師」，後加冒號，頂格書寫。

3、在多個收件人時可稱呼「各位」、「大家」。

第四步：郵件正文

1、正文應簡明扼要，意圖明確，行文通順，敘事清楚，避免錯別字。

2、盡量在一個郵件中將相關信息全部說清楚，避免「補充郵件」。

3、篇幅盡量不超過一個屏幕，如內容較多，可在正文中闡述重點，具體內容在附件中體現。

4、合理使用提示，不要動不動就加大、加粗、字體顏色等對信息進行提示，過多的提示會讓人抓不住重點。

第五步：附件、簽名

1、附件不應超過4個，數目較多時應壓縮成一個文件。

2、附件應準確命名，多個附件應註明附件1、附件2……，方便收件人區分和下載。

3、如有附件，應在正文中提示收件人查看附件。

4、郵件發送應當有簽名，方便收件人明確發件人信息，及時聯繫。簽名的內容包括：姓名、部門、電話、公司名稱及地址等基本信息。

回復郵件

1、收到郵件應及時回復，理想的時間是2小時內，一般不要超過24小時，無法及時回復時應告知對方。

2、回復郵件盡量在原來郵件基礎上回復，避免收件人收到郵件後重新查找原始郵件。

3、若對發件人提出的問題不清楚或有不同的見解，首先應與發件人單獨溝通，盡量不要抄送所有人。

4、如外出時，應設定自動回復功能，提示發件人。

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注意事項

1、能通過電話聯繫、當面協商解決的，盡量不發郵件。

2、對於時間緊急或者極為重要的郵件可在郵件中標記「重要性高」。

3、發送前檢查郵件是否完整、有無遺漏，避免發出後再撤回的情形。

示例

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