谷歌、蘋果、麥肯錫的高效開會技巧

開會，是每位職場人士的「家常便飯」。

「會議」這個詞，在某種程度上已經成為一個不令人愉悅的辭彙了，當你聽到有人說「我一整天都開會」，你會覺得很令人遺憾而不是感到嫉妒。

其實，無論是會議的參與者還是組織者，若能控制好會議的內容和節奏，都能事半功倍。

鑒於此，為大家整理了知名成功企業是如何高效開會的技巧：

史蒂夫·喬布斯，原蘋果公司CEO

1、儘可能縮小會議規模

有一次，喬布斯在與蘋果的廣告機構召開周會議時，他禮貌的將一位新人請出了會議室，原因是他認為本次會議不需要她的參與，因為這位新人是被要求參加這次會議的，她只是參與了此項目的部分事務。

事實上，喬布斯對他本人也幾乎採取同樣無情的態度。當美國總統奧巴馬邀請他參加一場科技巨頭的小型聚會時，他拒絕了，原因是在他看來，奧巴馬是按著他自己喜好而邀請了諸多人參加這一聚會。

2、確保每人負責會議一項議程

喬布斯的精神核心就是「責任思維」——這就意味著要安排適當的程序，以便每個人都知道他們自己的責任是什麼。

蘋果公司在召開任何一次會議時都會制定一份行動表，與每個行動事項緊鄰的是DRI的名字（直接負責的個人）。

因為在一家有著大量工作的快速成長的公司中，一些重要的事情被擱置一邊，並不是因為人們不負責，而恰恰是因為員工的確很忙。如果你視一些東西為自己的孩子，那麼你就會非常非常關心它的狀況。

3、開會禁用PPT

喬布斯非常憎惡正式的演示式陳述，他更喜歡自由自在、面對面的會議。

每周三下午，他與他的營銷及廣告團隊會召開一次精簡議程的會議。喬布斯往往禁止這些會議使用幻燈片，因為喬布斯希望他的團隊能夠進行激烈的爭辯和批判式思考，而不要依賴這樣的技術。

在他看來，人們在展示幻燈片時往往總會面臨一些問題，我希望他們參與進來，在會議桌上把問題弄清楚，而不是展示一連串的幻燈片，那些知道他們自己談論話題的人並不需要幻燈片。

卡羅琳韋布，前麥肯錫合夥人

1、提前準備好會議議程

當沒有提前安排議程時，會議就很容易脫離跑道。

如果是你負責設置議程，你要把計劃安排的稍微寬鬆一點兒，才能更順暢的回到工作中，而不是利用上所有時間。要將討論點設置成問題，讓交流進展下去。例如，設置為「我們怎麼才能提高我們的交流水平？」，而不僅僅是「小組討論」。

2. 引導大家積極的探討問題

不管會議的目的是什麼，最好都要有一個積極的開始。

通過問問題的方式來設置一些有合作意義的目標，比如：「會議結束時我們要達到什麼目的？我們要達到這個目的，最佳的方式是什麼？」

多設置像這樣的問題，即使你並不是會議的主要參與者。如果你是負責人，認真考慮「無設備」的會議規則，以確保會議不會因為你團隊的成員偷看手機或者用筆記本電腦記筆記而拖延會議時間。

3.學會一些保持會議不那麼乏味的招數

最糟糕的會議狀況是，一個人接著一個人發言，然而沒有一個人在聽。所以會議中需要學會帶動每一個人的興趣。方法如下：

合適的時候，你可以通過那些對你的同事或者客戶有影響的現實生活中的例子來說明你的觀點。

把很長的評述拆解為幾個簡單理解的部分——例如，有三點原因讓我堅持這個觀點。一是......二是......三是......

當你覺得有必要不贊同或需要關注你同事的一個觀點時，不要立即打斷發言，這會使他們有所保留。相反，找到你喜歡的基本想法還是其背後的意圖是什麼，然後解釋為什麼你認為有更好的方法。

如果你沒用從你的同事那裡獲得你需要的東西時，別害怕，儘管開口問。

4. 確保討論是有價值的

真正糟糕的會議會導致兩個極端：每一個人都假裝別人的觀點非常棒，另一個極端就是沒有一個人認同他人的觀點。

不要培養群體思維的感覺。即使你喜歡你同事的一個想法，隨意唱唱反調，看看他們是否能捍衛自己的計劃，展示一下他們是否已經認為自己的觀點非常牢靠，並準備應對潛在的障礙了。

另一方面，如果每個人都感到沮喪和爭吵，那麼，你需要在每個人都同意的地方介入和澄清。向著達成最重要議題的方向工作，並接受有一些事情不是每一方都能認同的。

5. 理智處理會議中的負面情緒

無論你計劃得多好，都有人可能帶著壞情緒走進會議室，但你不要用壞情緒來應對壞情緒。

如果有人正在煩悶，請記住，他們很可能是因為一些常見的誘因：被排斥，不公平，感覺沒有受到重視，缺乏自主性，缺乏能力，他們的價值觀構成威脅，或不確定性。

為了改善這種情況，抵制自己不良情緒的產生，需要理性看待你同事的行為。確定為什麼他們在哪些方面感到被威脅，然後冷靜下來，直接解決他們關注的問題之源。

6. 完美的結束你的會議

如果沒有適當的結論，一個進展良好的、有效率的會議也會有被浪費的風險。在經歷一個很長時間的討論後，人們很容易就忘記進行「下一步」了。

7. 會議數量越少越好

很多人討厭會議是因為他們的行程中有太多會議了。即使有價值的會議是有益的，但是也不能太多。

如果你是剛剛上班的新人，你覺得有太多時間被浪費在開會中了，你可以見一下你的經理，看看是否可以通過減少無效會議而使得整個團隊更有效率。

如果你是高層，看看你的時間表，再看看你的員工中是否有可以代替你參加會議再向你彙報的人。

無論您是精簡會議或從日程中刪除會議，永遠不要忘記，它不應該是一個痛苦的義務，而是一個進行工作合作的機會。

瑪麗莎·梅耶爾，前谷歌美女副總裁

1. 有一個明確的議程

每個會議都必須有明確的議程，內容包括參會者希望討論的問題的大綱以及他們將如何最有效地利用自己的時間。當然，議程需要有一定的靈活性。

2. 指定專門的會議紀要員

Google的會議一大特色就是有很多的投影。一面牆上投影現在的任務，旁邊會再有一個投影儀展示當前會議的記要，可能旁邊還會有一個投影顯示著一個4英尺高的在走的計時器！！Google高管們相信，通過製作一份官方的記要，可以最大程度地馬上消除不準確性和不一致性。

那些沒能參加會議的人會收到一份會議的記要。當有人試著回想會議的決定、團隊前進的方向、接下來需要做什麼工作，他們可以有這樣的標準官方記要參考。

3. 鑽小會

Mayer留了大量的小塊時間段去參加那些有特定議題或者關於特定項目的小會。

如果有什麼緊急情況發生，這種方式給了Mayer足夠在會議前調整議程的靈活性。這也慢慢讓會議變得更有重點。Mayer對她的團隊成員也是採取同樣的策略，更多是5-10分鐘的短交流，而不是30分鐘的促膝長談。通過這樣地在一個大塊時間段鑽出時間參加小會，她可以收穫更多。

4. 利用答疑時間

「答疑時間」即某人固定時間待在office里，保證你在這段時間的時候能找到他，跟他交流。

這樣的「答疑時間」可以讓你更加親近您的員工、更加了解公司內的事情、更加有機會聽取意見和新的領導、更加有效的處理來自下層的一些問題

5. 要數據，不要政治

一個公司里，如果老闆會根據他對人的喜好而不是他對產品和設計的客觀想法來做決定，如果參加會議的人都會覺得老闆會給他所喜歡的人所作的設計開綠燈時，那這條意見就非常有必要了。

因為這樣的價值傾向會讓員工士氣低落，所以她把審批流程變成了科學。Google會根據一些明確的度量指標來選擇好的設計。選擇是基於價值以及事實，而不是個人關係 。

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