麥肯錫：自動化和人工智慧如何重塑財務職能

[ 億歐導讀 ]據麥肯錫評估，多項財務工作在引入自動化和智能化之後能產生顯著的經濟效益。在當今時代，成本更低、效果更好、實施更快的技術必將重塑財務職能。

隨著企業規模的日益龐大，企業數字化轉型的需求，財務部門需要將不同業務系統之間的數據直接關聯形成財務數據包，充分利用數據引領企業數字化升級；同時，財務人員需要面對企業眾多的流程以及龐大而複雜的數據，出納、會計入賬、報表生成等反覆且繁重的工作給從業者帶來挑戰，財務自動化、智能化成為財務人員的訴求。

麥肯錫全球董事合伙人、香港分公司總經理容覺生認為CFO必須認真思考如何藉助人工智慧和自動化等新興技術大幅提升效率，推高業績。但需要遵循三大原則：從比較簡單的交易崗入手、提升人力資源與員工安置能力以及調整招聘與留用戰略。

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幾十年來，離岸、外包與集中化一直是提升財務職能生產力的不二法門。儘管如此，財務部門仍然給人留下了種種不好的印象。其一，管理被動。財務總是更多在分析過去的業績，卻無法很好地指導業務經營，不能及時反映業務的動態變化和潛在風險；其二，業務流程自動化程度低。多數業務依賴人工，導致經營效率低，成本控制不佳；其三，跨界信息交互困難。跨界數據積累和使用難以兼容，數據採集範疇缺乏系統性規劃。

為解決上述問題，精通技術的CFO們開始思考如何藉助人工智慧和自動化這些新興技術大幅提升效率，推高業績。據麥肯錫評估，多項財務工作在引入自動化和智能化之後能產生顯著的經濟效益。在當今時代，成本更低、效果更好、實施更快的技術必將重塑財務職能。縱觀全球各個領域，自動化對公司和財務職能的影響愈演愈烈，幾成顛覆之勢。

因此，CFO必須認真思考新趨勢下的新問題。比如，理清哪些財務活動適用於自動化，相關流程與組織形式應做何種改變。此外，還需妥善應對過程中的衝擊，不要給飽受轉型壓力的財務職能雪上加霜。

簡單財務活動的自動化程度可達50%

根據麥肯錫全球研究院（McKinsey Global Institute）對自動化的研究，42%的財務活動通過採用成熟的技術可實現全自動化，還有19%可實現近全自動化（見下圖）。其實，包括RPA（機器人流程自動化）在內的多種基礎任務自動化技術已出現許久。經過最近十年的不斷迭代，今天的技術更好、更快、成本更低。十年前，不少自動化平台和供應商剛剛成立，疲於應付IT安全審核。而今，這些企業的基礎設施、安全措施以及治理實力已足以支持其部署自動化項目。

與第一代技術相比，今天的任務自動化工具更易於部署，更便於使用。過去，經理不得不苦等不堪重負的IT部門騰出時間配置機器人助理。今天，財務人員只要經過培訓就可以制定多數RPA工作流程。一些工作可運用RPA和相關任務自動化技術。據麥肯錫評估，從成本/收益角度看，此類工作自動化程度達到50%較為合理。

高級自動化技術大幅提高效益

除了基礎任務自動化，還需要高級認知自動化技術，如機器學習演算法和自然語言工具等。雖然這些技術問世不久，但企業不必坐等其完全成熟了再行動。ERP系統推動結構化數據不斷發展，加上獲取計算能力的成本日益下降，每天都有新的機會湧現。

例如，某科技企業開發了一套演算法，用於監測內外部數據以審計開支報告。這一演算法對開支報告與差旅、個人數據進行交叉核查——各職位、層級的差旅需求不同——來識別潛在的費用虛報行為。該企業也為核查員工休假時間開發了一套演算法，比對填報的休假天數與打卡和計算機使用數據，以核實員工是否準確填報了休假時間。類似的案例僅僅只是探索認知自動化技術可能性的起點，遠非終點。

自動化技術應嵌入業務流程之中

要對業務發揮指導作用，技術必須嵌入業務流程之中，關鍵是業務流程的數據化和標籤化。舉個例子，快遞員出勤時都要帶著靶槍，從客戶手上接過快件時掃一下，快件上車時掃一下，上飛機時又掃一下。這樣，快遞公司就能對快件進行追蹤，了解物流運輸的位置，一旦出狀況或延誤，就可及時干預。從財務的角度來講，知道貨物經了誰的手，上過哪一輛車，哪一架飛機，就能精準分攤成本。比如知道哪些貨件上了A車，A車的成本就可以被分攤到那些件上，不多也不少。以上就是一個流程數據化和標籤化的用例，原本不產生任何數據的流程，用靶槍打標籤就能實現點點追蹤，並在此過程中產生大量數據，可以指導成本分析和定價等財務工作。

為此，企業管理者必須重新制定一套全新的流程。以某全球性金融企業為例，先是從頭到尾捋清了整個總賬流程，然後圍繞整套技術重新設計了財務活動與組織架構。經理們運用機器人流程自動化這類任務自動化技術來編製會計分錄，還使用機器學習等認知自動化技術來確保不同會計記錄之間賬目相符。雖然該企業尚未採用自然語言工具來生成財務評價報告，但經理們不僅證明了這些技術是切實可行的，還設計了流程確保後期的持續運用。通過部署自動化，該企業有望在接下來的兩年中降本35%。

財務自動化轉型應遵循三大原則

與任何轉型一樣，自動化必將改變組織結構，導致職位變動與裁員，如此一來，財務轉型的成功關鍵在於CFO的領導力與遠見。基於麥肯錫經驗，財務自動化轉型應遵循以下三大原則：

第一，從較簡單的交易崗入手。這些職位的員工流動率本來就高，很多情況下，根本不用解僱大批員工，只要有人離職後不再招募新人即可。而且，要實現這些職位的自動化往往無須重大的組織結構調整。採用全自動化或半自動化解決方案，一個現有20人的團隊可以輕鬆縮減至10人。先自動化較為基礎的任務，能讓其他員工專註於成就感更高的任務。並且，前期自動化成果能提供資金和能力，讓財務部門自給自足，獨立承擔起後續自動化的投入。

第二，提升人力資源與員工安置能力，緊密配合CFO及財務部門工作。更複雜的自動化任務，如財務管理與稅務職能等，往往意味著裁員，因為這些職位的流動率本來就比交易崗要低。很多公司並不能在內部找到新的崗位妥善安置冗餘員工。這樣一來，人工成本並沒有相應下降，反倒新增了自動化的成本。所以說，制定周全的員工安置方案尤為重要。企業在部署自動化之前就應與相關員工溝通安置方案。該方案包括兩個方面：1，設計新的組織結構及崗位，並承諾盡己所能安置員工；2，確保財務和其他職能始終有職位開放，進一步減少員工所受到的影響。例如，某北美銀行就向200名將受影響的財務人員明確解釋了自動化解決方案。在部署技術之前，該銀行就做好了規劃將員工安置到更有價值的崗位。

第三，調整招聘與留用戰略，獲得所需財務人才。儘管前沿技術讓一些員工望而卻步，但學習使用新工具的意願和能力十分重要。企業領導者會發現建設一支精通數字化與自動化的財務團隊的意義重大。就算一兩年內不考慮自動化，CFO也應未雨綢繆，及早招募相關人才。一家科技企業深諳此道，設立了實習項目為財務部門招募機器學習人才。該企業的數據集可用於從財務預測到內部審計等多種自動化流程。每年從當地一所大學招兩到三名暑期實習生，開發演算法和機器人助理。雖然並非每個項目都取得成功，但由實習生開發的解決方案至少有6個已投入使用。隨著財務職能自動化程度越來越高，此類項目對於延攬優質人才極為關鍵。

放眼未來，自動化與人工智慧勢必重塑財務職能。CFO只要謀定全局，適時而動，在合適的環節果斷擁抱自動化，化衝擊為衝勁，定能提高企業財務生產力，帶動業績增長，讓企業在人機耦合的新世界穩操勝券。

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