麥肯錫：高效工作能力訓練三步法

一、工作秩序條理化

（1）把辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理乾淨。必須確保你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作。

（2）在你準備好辦理其他事情之前，不要把與此無關的東西放到辦公桌上。這就意味著，所有的工作項目都應該在檔案中或抽屜里佔有一定的位置，並把有關的東西放到相應的位置上。

（3）要力戒由於有吸引的干擾或因你厭煩了手頭上的工作，而放下正在做的事情去干其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結束這項工作之前，為它採取了所有應該採取的處理措施。

（4）按規則把已經處理完畢的東西送到適應的地方去。再核對一下剩下的重點工作，然後再去開始進行第二項最重要的工作。

二、工作方法多樣化

1、綜合。即在同一時間內綜合進行多項工作。

我們說，辦事要有順序，並不是同一時間內只能辦一件事，而是運用系統論、運籌學等原理，可以同時綜合進行幾項工作。在管理學中，把工作單方向一件一件依次進行的辦法，叫做垂直型工作。就像站著一大排人，一個一個地傳遞磚頭，這樣做效率比較低。反之，如果把各項工作綜合起來統一安排，效率就會大大提高。

2、結合。即把若干步驟結合起來。例如有兩項或幾項工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯繫，實質上又是服務於同一目的的，因而可以把這兩項或幾項工作結合為一，利用其相同或相關的特點，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重複勞動的時間。

3、重新排列。即改變步驟的順序，也就是要考慮做工作時採取什麼樣的順序最合理，要善於打破自然的時間順序，採取電影導演的「分切」、「組合」式手法，重新進行排列。

例如，一天工作下來很疲乏，晚上又要上夜校，那麼就應該把休息時間提前，從床上移到其它地方，如在公共汽車上趁機閉目養神，可保證晚上精力充沛。

4、變更。即改變工作方法。

改變工作的手法大體有兩種，一種是「分析改善方式」，即對現行的手段方法認真、仔細地加以分析，從中找出存在的問題，即找出那些不合理和無效的部分，加以改進，使之與實現目標要求相適應。

一種是「獨創改善方式」。即不受現行的手段、方法的局限，在明確的目的基礎上，提出實現目的的各種設想，從中選擇最佳的手段和方法。

5、穿插。儘可能把不同性質的工作內容互相穿插，避免打疲勞戰，如寫報告需要幾個小時，中間可以找人談談別的事情，讓大腦休息一下；又如上午在辦公室開會，下午到群眾中去搞調查研究。

6、代替。即把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周里，可用電話來代替出訪。

7、標準化。即用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作。比如，記錄時使用通用的記號，這樣一來就簡單了。對於經常性的詢問，事先可準備好標準答覆。

三、工作內容簡明化

最容易不過的是忙碌，最難不過的是有成效地工作。而化繁為簡，善於把複雜的事物簡明化，是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。

美中貿易全國委員會主席唐納德·C·伯納德在《提高生產率》一書中講到提高效率的「三原則」，即為了提高效率，每做一件事情時，應該先問三個「能不能」：即能不能取消它？能不能把它與別的事情合併起來做？能不能用更簡便的方法來取代它？根據這個啟示，我們在檢查分析每項工作時，首先問一問以下六個問題：

（1）為什麼這個工作是需要的？是根據習慣而做的嗎？可不可以把這項工作全部省去或者省去一部分呢？

（2）這件工作的關鍵是什麼？做了這件工作之後會出現什麼過去沒有的新效果？

（3）如果必須干這件工作，那麼亦以御冬哪裡干？既然可以邊聽音樂邊輕鬆地完成，還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎？

（4）什麼時候干這件工作好呢？是否要在效率高的寶貴時間裡干最重要的工作？是否為了能「著手進行」重要工作，用了整天的時間去使工作「條理化」，結果把時間用完了，而所料理的只不過是些支離破碎的事情？

（5）誰干這件工作好呢？是自己干還是安排別人去干？

（6）這件工作的最好做法是什麼？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？還是應採取最佳方法而提高效率？

然後在對每一項工作分析檢查之後，再採取如下步驟：

（1）省去不必要的工作。

（2）使工作順序合理，幹起來得心應手。

（3）兩件或兩件以上的工作能夠合併起來做的就聯繫起來做。

（4）儘可能使雜七雜八的事務性工作簡單化。

（5）預先訂好一項工作的程序。增強工作預見性，走一步，看兩步，想三步，提高決策的效率和準備性，減少決策過程的時間並使決策無誤。

（來源：《麥肯錫卓越工作方法》，拉塞爾著）

喜歡這篇文章嗎？立刻分享出去讓更多人知道吧！