我喜歡三月的風,四月的雨,和會用excel的你
在工作中,我們經常會碰到這樣完成工作的同事:
先用計算器算好結果,甚至動用手指頭在電腦屏幕上數數,然後把數據填寫到Excel表格中。
原本上班時間可以完成的工作,愣是挑燈夜戰都做不完。
今天給大家分享的就是「Excel中那些你看著眼熟,但不會用的實用技能」。
學會這些技巧,以後統計、查找數據就會減少很多不必要的麻煩。
快速插入
刪除行列
天下武功,唯快不破。
在Excel操作中,高效就是我們追求的一個目標。
比如在表格中我們經常用到快速增加/刪除行列,通常都是選擇好插入位置,再用滑鼠右鍵進行插入或刪除。
而如果我們知道快捷鍵操作,時間效率就大大提高了。
操作步驟:
快速插入一列/一行:[Ctrl]+ [Shift] + [=]
快速刪除一列/一行:[Ctrl]+ [-](減號)
數據表格快速求和
行列求和是我們工作中的常用操作,如分數合計、銷售額統計、金額統計。
如何在使用Sum函數的情況下快速求和呢?一個快捷鍵就能幫你搞定。
操作步驟:
選中求和區域,同時按住組合鍵:[Alt] +[=]
快速調整
表格列寬
工作中,無論是創建還是美化表格,設置列寬都是一項基本的常規操作,有時是為了完整的顯示內容,有時是為了統一寬度。
那麼這兩種調整表格列寬的操作如何實現高效快捷呢?
根據內容調整列寬(完整顯示需要)
操作步驟:
選中整個表格,將滑鼠移動至表格內任一列標處,當滑鼠變成十字游標時,快速雙擊滑鼠左鍵,完整設置。
設置統一列寬
操作步驟:
選中整個表格,將滑鼠移動至表格內任一列標處,當滑鼠變成十字游標時,拖動任一列的寬度,其他列也會隨之設置完成。
快速複製粘貼
表格內容
我們經常需要複製已有的表格內容來進行數據增加、刪減等工作。
那麼如何快速複製粘貼表格內容呢?
下面我們分成表格內和跨表兩種情形來演示。
表格內快速複製表格內容
操作步驟:
選中要複製的數據表格,按住Ctrl鍵,將滑鼠移動至數據表格右邊緣邊框線,滑鼠箭頭上否會顯示+,然後拖動數據表格即可完成複製粘貼。
跨表複製粘貼內容
操作步驟:
按住Shift鍵,選中第一個表和最後一個表,構建工作組。選中要複製粘貼的內容,在開始選項卡下,選擇填充至成組工作表—全部,跨表複製粘貼完成。
選擇性粘貼
有妙用
粘貼功能大家一定會用,但選擇性粘貼就不一定使用得很多了。
選擇性粘貼的妙用非常多,比如粘貼為數值,粘貼時保留列寬,行列轉置等。
比如,在成績表中,我們希望給各科的成績都統一加上10分。
一般步驟為在空白區域寫入求和的公式,然後再把求和完的數據複製到原有的成績表中。
選擇性粘貼則可以節省這些步驟,提高效率。
操作步驟:
在空白單元格中寫上10,複製此單元格,在原有成績表中右鍵點擊選擇性粘貼,在對話框中選擇「加」,點擊確定,完成。
柱形圖和餅圖號稱圖表界的絕代雙驕,是數據分析中最常用的呈現方式。
接下來我們就來學習下四種關於柱形圖和餅圖的高級圖表的製作。
組合柱形圖
單坐標軸下的組合柱形圖
操作步驟:
選中創建圖表需要的數據部分—插入柱形圖-選中「平均分」柱形,更改圖表類型,改為折線圖。
添加數據標籤,完成。可根據需要進行一定的美化。
主次坐標軸下的組合柱形圖
操作步驟:
選中創建圖表需要的數據部分—插入柱形圖-在右上角[格式]選項卡下選中「比例」,更改圖表類型。
在組合圖選項下,改為折線圖,同時勾選次坐標軸。
添加數據標籤,完成。可根據需要進行一定的美化。
複合條餅圖
在顯示比例組成的時候,如果類目較多,直接使用餅圖就會顯得特別雜亂,顯示不清楚。
這時候我們就可以使用複合條餅圖,將較大比例的部分保留,較小比例的合併顯示,並用條形圖予以展現。
操作步驟1:
選中創建圖表需要的數據部分—插入複合條餅圖—添加數據標籤
操作步驟2:
選中複合條餅圖中條形部分—右鍵單擊選擇設置數據點格式—系列分割依據選擇百分比,比如設置為百分之十,這樣餅圖中百分之十以下比例的就會合併為其他。
可根據需要進行一定的美化。
半圓餅圖
半圓餅圖也是常用到的一種圖表形式。
操作步驟1:
添加輔助行:
總計行,比例為100%—生成餅圖—選中餅圖-設置第一扇區旋轉角度為270度。
操作步驟2:
將下方佔比50%,對應總計數據的半圓形區域設置為透明色,添加數據標籤,刪除半圓形部分的數據標籤即可。
可根據需要進行一定的美化。
萬水千山總是情,不會透視可不行。
數據透視是數據分析的利器,接下來我們結合銷售案例看看它究竟有多好用。
KPI快速計算:
銷售額、銷售量
在銷售中,銷售額、銷售量、訂單數等都是比較關鍵的KPI指標,一般情況下我們需要使用函數經過多次計算才能實現。
而如果用透視表就會非常簡單。
操作步驟:
選擇數據表任一數據-插入數據透視表-將銷售額、銷售量拖入數據透視表的[值]中,完成統計。
誰是明星銷售員?
誰是年度銷售第一名?如何快速找出這個明星銷售員呢?
通常情況下,我們需要對所有銷售員的銷售金額進行計算,再對各銷售員的銷售金額進行比較確定。
用數據透視表就可以大大簡化這個過程。
操作步驟:
選擇數據表任一數據-插入數據透視表-將銷售人員拖入數據透視表欄位的[行]中,將銷售額拖入數據透視表欄位的[值]中,然後對銷售額進行降序排序,第一個就是年度的明星銷售員。
各產品銷售額佔比
哪款產品在本年度銷售額中佔比最高,成為年度爆款?
一個數據透視讓它一目了然。
操作步驟:
選擇數據表任一數據-插入數據透視表-將商品拖入數據透視表欄位的[行]中,將銷售額拖入數據透視表欄位的[值]中。
然後選擇生成的數據透視表中的任一數據,右鍵單擊選擇[值欄位設置],改成百分比顯示。
各月份銷售額分布情況
銷售記錄單中,銷售記錄通常都是按照天來進行流水統計。
如何按月顯示呢?
要一個月一個月的求和嗎?
那這工作效率也是太低了,數據透視表幫你解決。
操作步驟:
選擇數據表任一數據-插入數據透視表-將日期拖入數據透視表欄位的[行]中,將銷售額拖入數據透視表欄位的[值]中。
然後選擇生成的數據透視表中的任一日期,右鍵單擊選擇[創建組],改成按月顯示。
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