如何成為一個外科學家：臨床與研究中的高效時間管理策略

本文選自《學術外科成功之道·基礎科學》

引言

當你以一個新入職的年輕學者身份開始職業生涯時，首先你要對自己做事的優先度和時間分配方案完全負責。雖然這聽起來讓人覺得非常自由，但是正如埃莉諾·羅斯福所言：「極大的自由伴隨著巨大的責任」。因此，想要在外科學術的道路上取得成功，成為一名外科學專家，就需要在臨床（最重要的方面）、研究、教學、管理上取得優異成績，並在工作和生活之間取得最佳的平衡。本文將為讀者提供一個旨在讓研究者最大化其實驗室研究能力的同時，獲得學術成就與平衡其他方面的時間管理方法。本文將闡明最小化情境轉換的影響，介紹每周時間管理的方法，以及如何創建待辦事項列表和對職業遠景進行規劃。

一、情景轉換

對外科學專家的時間管理構成挑戰的是情境轉換。情景轉換髮生在每次從臨床環境到實驗室環境（反之亦然）的思維轉換中。在每次情景轉換時，上一個情景揮之不去的問題會導致你無法將精力100%的投入到當前的任務中。

作為外科醫生，我們要訓練如何迅速而有效地進入臨床場景，比如：在手術室刷手後回復有關重症監護室（ICU）患者的廣播呼叫，在與家人進餐時接聽患者及其家屬的電話等等。臨床工作對實驗室工作時間的影響多於實驗室工作對臨床工作的影響。對於大多數人來說，很難儘快地將臨床情景轉換至研究模式。為了有效避免上述情況的發生，第一步的做法是認識正在發生的情境轉換，併合理安排時間，將情景轉換的影響降至最低。

確保研究空間

起初，將自己安排到導師的實驗室是最容易也最明智的選擇。理想情況下，這個地方應該遠離醫院，從而幫助自己將情境轉換的影響降至最低。導師實驗室的設備齊全，並擁有可以在實驗技術方面對你進行培訓的員工。這些員工可以在你學習新技術和檢測方法的時候為你答疑解惑。另外，當你取得了一定的研究進展並且可以有資格僱傭技術員或其他工作人員時，導師實驗室的這些員工也可以對你僱傭的這些人員進行培訓。同時，也不需要把更多的時間浪費到動物實驗審批程序的申請方面。

在1-2年內，當自己具備獨立的科研能力時，你應計劃成立自己的實驗室。這個實驗室可以距醫院近一些，也可以與你的導師比鄰。一旦擁有了自己的實驗室，你就應該著手制定實驗室規則、編寫操作規範手冊等。

二、周計劃管理

1/掌握自己的日程

毫無疑問，在進行有關就職面試時候，你會要求「保護時間」。但正如你那些處於事業發展期或年長的同事們一樣，無論你的合同怎麼約定，能夠保護時間的只有你自己。合理安排自己的日程不僅可以完成約定的工作，還會將情景轉換的影響降至最小。

顯而易見，最小化情景轉換所需要的第一個關鍵是將進行情景轉換的次數最小化。實際上，這也意味著你需要盡量將整塊的連續的時間分配給一個內容。作者的周計劃日程列表見圖1。正如圖中所示，兩位作者的日程安排非常相似，並且很少出現「臨床日」與「研究日」重合。

圖1. 作者們（a）HC，（b）AG的周日程安排。每周都基於最少臨床和研究之間的情境轉換原則

2/安排你的臨床工作

如圖1所示，兩位作者的周計劃中均有相連的臨床日和手術日，這可以最大限度地減少從臨床到實驗室的情境轉換次數。兩位作者在周二下午都有臨床工作要處理，這樣安排的關鍵在於，可以盡量避免假期對周一或周五臨床工作的影響，目的在於最大化患者和家屬的滿意度。另外，將會議等其他工作安排在上午，臨床工作安排在下午，可以將臨床工作延遲到很晚，不用擔心影響後面的活動（例如：有計劃的會議）。

3/將臨床工作放在臨床日

在臨床日搜集臨床案例並專註於你的臨床工作。工作中要巡視住院患者。此外，對值班的時間進行合理安排，從而使你的臨床日像你的手術日那樣，可以在值班結束後開展緊急的事務，確保因此而延遲結束工作也不會有太大的問題。此時，還需提前和家人（妻子、孩子、愛人、親屬）溝通好，可能無法與他們共進晚餐。另外，如果情況允許，不要因為自己承擔了交接班前同事遺留的工作而沮喪（作為團隊中的一員，也不應因同事在你的臨床日把事情留給自己而沮喪）。

4/控制會議計劃

參加學術會議或學術委員會的工作是教學責任的一部分。但在入職的前幾年，要嘗試減少參與此類活動的負擔。當你必須要參與此類活動時，需要選擇空閑時間去參與並控制參會時長。

在你的周日程中，每周安排2-3小時的會議時間，這段時間開展會議無需行政助理批准（圖1）。你要將會議時間限制在30分鐘以內。另外，不要安排那些沒有設定議程（設定會議議程可以儘可能的減少時間）的會議。如果一個會議必須在你時間表中設定的「會議時間」召開（例如：與你的系主任進行的會議），務必讓你的行政助理在獲得你明確批准後方可進行安排。最後，如果會議一定要安排在你的研究日進行，則將時間限制在早晨或晚上，這將最大可能的減少一天中情景轉換的次數。

5/對研究日進行安排

研究日是取得科學領域成功至關重要的時間。這裡的建議非常簡單：完全避免臨床和其他事務對研究工作造成的影響。研究日應由實驗、數據分析、閱讀、思考和寫作幾方面構成。下面，我們將對入職第一年如何制定科學研究計划進行討論。

6/實驗室組會

實驗室組會的開展方法多種多樣，採用什麼方法取決於實驗室規模的大小和研究員的性格特點。一般的建議是，在每周的一開始開展實驗室組會。這樣可以讓實驗室成員按照會議討論結果安排一周的工作，並在接下來的一周時間內獲得結果。同時，這樣安排還可以讓成員們利用周末的時間為下周的彙報進行數據準備工作。

三、To-Do Lists

在網路上搜索「時間管理」將會出現20億條結果。其中，很多結果是幫助我們對時間進行高效管理的工具和系統。雖然對某個特定軟體的詳細評估不在本文所討論的範圍之內，但是我們將提供給讀者一些非常有效的方法和技巧。

1/擁有一個臨床任務背包

在手術日，與其在手術間隙坐在休息室的長椅上觀看CNN，不如利用所有的間隙時間使其變得富有成效。本書的作者們都擁有一個可以帶進臨床科室和手術室的背包（圖2a），並把這個背包當作移動的收件箱或發件箱。這個背包裡面有需審閱的手稿、有稿件的相關注釋、有需繪製的表格、有需書寫的推薦信以及學生的評級報告等等。理想情況下，上述這些工作都可以在5-15分鐘內完成。需要注意的是，這個背包不應存放你正在寫作的且同實驗室工作相關的手稿，這個背包的內容應只限於與臨床工作相關。在必要的時候，你的助理可以對這個背包中的物品進行調整。在研究日，這個背包可以放在桌子底下等不易引起你注意的地方，直到下一個臨床日再拿出來使用。

2/攜帶一個研究任務背包

這個背包容納了實驗室研究的相關內容（圖2b）。除了在醫院，研究任務背包應該在每個地方（理髮店、髮型師等）都陪伴著你。這個背包里應該包括：需要閱讀的雜誌、相關評論文章、需整理的手稿等。隨身攜帶這個背包可以使你在一周時間裡隨時進入研究情景狀態。

3/製作待辦事項列表

大量的文章都講述了要創建一個待辦事項列表並根據優先度進行分級相關[1]。一系列的工作被作為重點進行強調，但只有任務得到了執行，那麼創建待辦事項列表才有價值。因此，首先，你只需要把一定會去做的事情寫進待辦事項列表中。例如，如果有一本你願意去讀的1000頁的小說，而它並不適合你目前的生活，將它寫進你的待辦事項列表就不那麼切合實際。這個不切實際的任務將長期停留在你的待辦事項列表上，並會在你每次看到它的時候帶給你挫敗感。另外，某些長期停留在待辦事項列表上的未完成任務，將會影響你對完成列表上其他任務重要性的認識，最終使這個列表失去意義。

接下來，需要做的是使你的待辦事項列表內容具體化，將「寫一篇論文」細化為可行的具體任務。例如，「編寫圖標說明」、「列出討論大綱」和「設計圖3的格式」。任務指定得越詳細，它們的可行性就越高。作為對創建辦事項列表的補充，將你的待辦事項用能夠最短時間完成的事情進行填充。例如，「致電史密斯醫生安排每年的體檢，號碼555-1234」。這些事項都可以在手術、會議等間隙完成。

為了將情境轉換的發生次數降到最低，我們推薦為每一個重要情境指定明確的待辦事項列表。例如，「工作-臨床」、「工作-實驗室」、「家」等的待辦事項列表。另外，我們推薦每周對列表做出更新以及對事項的優先度進行評估。也許你的列表上有陳舊的、停留很久的待辦事項，需要思考，這個事項仍需要去執行嗎？或者是否可以從列表上清除？列表上有沒有以前不那麼重要的事情突然之間變得極其重要了？每周對列表進行更新可以幫助你對每周的時間、任務背包中的內容進行整理和安排。另外，我們需要採用帕累托原理對列表中待辦事項的優先度進行評估。該原理認為，80%的產出來自於20%的努力。依據此原理，你可以基於不同任務所需要付出的努力和完成的幾率對待辦事項列表進行排列。

4/確保你的待辦事項列表隨時可用

當你在幾百英里之外開會的時候，一個掛在櫥柜上的待辦事項列表便條並不能給你帶來任何益處。目前，有許多幫助列出待辦事項並對其優先度進行排列的軟體。其有益的功能包括：創建多個列表（適用於不同場景）的能力、按照優先度或到期日對列表進行排列、列出周期性任務（例如：簽字背書）和多平台（智能手機、工作電腦、家庭電腦）間同步（圖2 c,d）。

圖2.

a. 臨床任務背包，這個背包裡面有需審閱的手稿、需評價的稿件注釋、需繪製的表格、需撰寫的推薦信以及學生的評級報告等等，這個背包可隨身攜帶到手術室和臨床

b. 研究任務背包，在非臨床工作時間隨身攜帶，這個背包裡面有需要閱讀的雜誌、評論文章、需整理的手稿等

c/d. 屏幕顯示特定情境、待辦事項類別在智能手機與電腦之間同步

四、對入職第一年進行規劃

儘管本章中的大部分內容聚焦於每日和每周的日常時間管理，但是，同樣的原則適用於入職第一年的規劃。就像我們在創建一個可執行的待辦事項列表一樣，你為入職第一年設置的最後期限和目標也應該足夠具體，並具有完成的可能性。而且時間跨度要長到足以讓你在一段較長的時間內保持對該目標的關注。當目標設定以後，你可以根據其核心內容對其進行分解。

圖3.入職後第一年的時間流程圖。

第1-3個月

這是蜜月期。這個階段你通常不會擁有強大的選擇能力和明確的參照標準。在這個時期，你需要對臨床和科研做出規劃，並參照上面的討論內容對你的周計劃和日程做出安排。對於研究，你應該每天在實驗室積極工作。在數據處理和實驗室的技術方面，要不斷進行學習。如果堅持這樣做，你便可在擁有獨立研究項目的時候自行編寫一本實驗室標準化操作手冊。在這個階段，你也應該熟悉制定生物安全性制度和動物實驗協議的流程，並需要熟悉你所感興趣領域的相關文獻。

第3-6個月

在你掌握了實驗室基礎實驗技術，熟悉了領域內相關文獻，學會數據處理以後，你已經為撰寫基金申請大綱做好了準備。熟悉導師和系裡同事的基金申請內容，可以幫助理解基金申請的程序和出發點。另外，還有許多資源可用來進行基金申請的撰寫工作[3]。

此外，包括來自ASA和一些高等院校及學會的會議贊助，有許多基金資源可進行申請。通過對基金申請標書的撰寫，你也可以對項目的哪些方面需要更多原始數據有了更清晰的認識。

第6-9個月

儘管你將擁有校內啟動基金的支持，但實驗研究的完成離不開校外基金的支持。對年輕外科醫生而言，社會的資助是基金的首選來源。包括美國外科醫師學會、AAS、大學的醫師學會、消化道外科協會、美國外科協會、腫瘤外科學會、美國兒童外科協會在內的許多基金項目可供申請。在入職後初期的數月內，搜集關於這些基金的管理機制信息，並在入職後6-9個月期間對這些基金進行申請。

在這個時間點上，你應該對所處領域的相關文獻有了清晰的認識，並對這些文獻中同自己研究內容相關的部分有了透徹理解。按照你的理解，撰寫總結該領域內與你研究內容相關的研究綜述，這將使你在一定程度上熟悉這個領域內的專業知識並展示這項研究的意義，這一點與獲得基金支持密切相關。另外，對專業知識的提煉也會幫助你完成基金申請中關於背景描述的撰寫。

接下來，你需要完成足夠的實驗研究以獲得原始數據，最終在例如學術外科大會或美國大學外科論壇等國家級會議上提交摘要。在大會上進行演講和參與這些會議，可以提高你在該領域的影響力，在與同行的交流中可以激發研究靈感和幫助完善課題思路，並尋找潛在的合作夥伴和導師。

第9-12個月

撰寫並提交一個重磅的校外資助申請，例如國立衛生研究院（NIH）的K-系列職業發展獎，作為入職第一年的終極目標是比較合理的。這些獎項旨在為科研發展提供支持，保護研究者為其付出的時間和精力。更重要的是，這些獎項會更好地權衡職業發展計劃的質量、指導團隊的質量、所要進行的科學研究的質量，並且不需要原導師所獲資助項目的原始數據支持。在NIH的網頁上可以找到更多關於撰寫職業發展基金申請的信息[4]。

五、獲得工作與生活的平衡

對於大多數人來說，以工作-生活的失衡為代價的臨床或科研上的成功是毫無意義的。如果你有愛人或孩子，那麼本文中的方法也將在家庭方面帶給你巨大的幫助。提前將孩子的計劃（詩歌朗誦表演，戲劇演出等等）寫入你的日程表中並將這些大塊的時間與其他事務分開。一個很有用的策略是，將愛人（電腦或手機中）的日曆邀請利用起來，就如同我們會接收到來自醫院的會議日曆邀請一樣。將事務日程進行在線共享也是另外一種可以採用的方法。

當你在家時，要意識到情景轉換及其強制性。在家的時候，我們也經常沉浸於論文和基金的撰寫工作中，但這些只會在愛人和孩子們睡著了之後才開始進行。另外一個辦法是，把家當作「非工作區」，當有許多工作需要做的時候就在晚上或者周末返回辦公室或實驗室去完成。

最後，記得也要為自己的健康保留時間。同朋友們一起參與體育運動，例如高爾夫、網球、山地自行車等。當孩子小的時候，你可以考慮成為他們某一支運動隊伍的教練，參與到他們的活動中，這會給你帶來一定程度上的身體放鬆。

結論

像以往的外科學專家那樣，在學術外科的道路上取得成功是一個很困難的任務，但是，做好時間管理可以協助你達到這個目標。現在，你就要開始為你的身體和注意力應放在何處而負責。本文提供的方法，可以幫助你合理安排日程和周計劃，設定入職後第一年的一些研究目標，並盡量減少情境轉換次數。最後，我們要記住，在學術外科的道路上取得成功需要在臨床、研究、教學、管理都做得優秀以及實現工作-生活間的平衡。

參考文獻：略

譯者：梁宇鵬 河南科技大學第一附屬醫院急診科

審校：邢丹 天津市天津醫院骨科

圖書介紹

由 Springer 出版、學術外科協會（AAS）專家撰寫的英文暢銷書Success in Academic Surgery: Basic Science（中文版譯名暫定《學術外科成功之道：基礎科學》）是一本獨特的攜帶型基礎科學手冊，旨在為外科教育的發展事業提供實用性的指導。該書的中文版將由 AME 引進並出版。

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排版編輯：嚴斯瀛 AME Publishing Company

責任編輯：嚴斯瀛 江葦妍AME Publishing Company

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