有效管理的8字真言：「時間、人效、事序、決策」
公子靈的創業圈讀書會
第45篇
第二十一本|全篇
有人的地方就有江湖，有江湖的地方就有恩怨，有恩怨的地方就需要管理，人就是江湖，你不管怎麼能行呢？於是具備「武林至尊，寶刀屠龍，號令天下，莫敢不從!倚天不出，誰與爭鋒?」等狹義氣場、絕世武功的江湖高手相繼出場擔任武林盟主接管江湖。但不幸的是武林依舊紛爭，從未止戈！
以上是我們經常在電視、電影中看到的經典場面。它們都在一個側面反應了這樣的一個事實：武功再高、智力再高，即使可以一統武林，江湖依舊混亂，甚至有時候盟主武功越高江湖越混亂。
對於類似的情況，在管理學上可以稱為「無效管理導致集體混亂」。管理學大師彼得.德魯克先生在其1966年出版的《卓有成效的管理者》一書中對此也有經典的解釋：
「一般來說，管理者普遍才智較高、想像力豐富並具有很高的知識水準。但是一個人的有效性與他的智力、想像力或知識之間，幾乎沒有太大的關聯。有才能的人往往最無效，因為他們沒有認識到才能本身並不是成果。
他們也不知道，一個人的才能，只有通過有條理、有系統的工作，才能可能產生效益。相反地，在每一個機構中，總會有一些極為有效的勤勉人士，當別人忙得暈頭轉向的時候（一般常誤以為忙碌就是幹勁的表現），那些有效的勤勉人士卻像龜兔賽跑的童話一樣，腳踏實地，一步一個腳印，率先達到了目的地。
智力、想像力及知識，都是我們重要的資源。但是，資源本身是有一定局限性的，只有通過管理者卓有成效的工作，才能將這些資源轉化為成果。」
而在將資源轉化為成果的過程中，管理者往往必須要面對四類非其所能控制的難題：
管理者的時間往往只屬於別人而不屬於自己，所以沒有足夠的時間來處理自己認為重要的事情；
管理者往往被迫忙於「日常運作」，應付一連串要處理的事情，忙的應接不暇；
管理者本身處於一個封閉的「組織」之中，而對管理者有效性而言，組重要的人物，往往不是管理者直接控制的下屬，而是其他部門的人，一個管理者如果不能和這些人接觸，不能使用這些人利用他的貢獻，他本身就沒有有效性可言；
管理者受到組織的局限，在組織的內部不會有成果出現，一切的成果都存在組織之外，在組織內部所發生的只有人工和成本；
基於每個管理者都會面臨類似這樣的問題，所以，德魯克先生提出：
有效的管理者必須要知道他們的時間用在什麼地方；
有效的管理者必須重視對外界的貢獻；
有效的管理者必須善於利用長處，包括自己的長處、上司的長處、同事的長處和下屬的長處；絕對不要把工作建立在自己的短處上，也絕不會去做自己做不了的事情；
有效的管理者必須集中精力於少數重要的領域；
有效的管理者必須善於做有效的決策。
或許對第一次閱讀這本書的朋友來說，這些對管理者的要求實在太過於抽象，而且不便於記憶和理解。這樣的感觸於我而言同樣如此。2011年在三一集團上班時，我第一次接觸到《卓有成效的管理者》這本書，花了一個星期的時間通讀兩遍，但是對整本書的印象和理解卻十分模糊。經過7年的工作和創業實踐後再一次通讀本書，忽然有所頓悟。我將這種頓悟總結為「有效管理的8字真言：
「
時間、人效、事序、決策
」
01
時間
德魯克先生在進行長期觀察和研究發現，有效的管理者並不是一開始就著手工作，他們往往會從時間安排上著手。
他們並不以計劃為起點，認識清楚自己的時間用在什麼地方才是起點。然後，他們管理自己的時間，減少非生產性工作所佔用的時間。最後再將「可自由運營的時間」，由零星而集中成大塊連續性的時段。
而對於時間的管理，這些高校的管理者往往會三個步驟來規劃自己的時間：
記錄時間
管理時間
同意安排時間
有效的管理者知道，時間是一項限制因素。任何生產程序的產出量，都會受到最稀缺資源的制約。而在我們稱之為「工作成就」的生產程序里，最稀有的資源就是時間！
所以，有效的管理者與其他人最大的區別就是他們非常珍惜自己的時間。但是人們卻往往最不善於管理自己的時間。
所以說，你能在多大程度上將自己碎片化的時間集中成大塊連續的時段，你就能在多大程度上戰勝自己，正如李嘉誠先生說的那樣：人生的失敗，歸根結底是自我管理失敗！
正因為時間的極度稀缺性是生產過程中的最大制約環節，所以德魯克先生認為有效管理的基礎首先是對時間的有效管理，而要實現時間的有效管理就：
首先，需要對自己的時間進行診斷！
要記錄自己的時間耗用情況；
系統的管理時間，找出非生產性的和浪費時間的活動，並將它們在我們的時間表上排除。
在將無效活動排除時間表之前，我們需要認清幾個事情。首先要找到：
什麼事情根本不必做？
哪些事情做了也完全是浪費時間，無助於成果。
哪些時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？
哪些事情是我在浪費別人的時間？
其次，在時間診斷的基礎上，就需要消除浪費時間的活動。比如：由於缺乏制度或者原件而產生時間浪費的因素；人員過多導致的時間浪費活動；組織不健全導致會議太多而浪費時間的活動；信息功能不健全導致的浪費時間活動等。
最後，統一安排可以自由支配的時間。
總而言之，時間是最稀有的資源。若不將時間管理好，要想管理好其他事情就只是空談。而分析自己的時間，也是系統地分析自己的工作，鑒別工作重要性的一種方法。
02
人效
在人效方面，德魯克先生提出有效的管理者一定是注重貢獻的，並懂得將自己的工作與長遠目標結合起來。重視貢獻是有效的關鍵。所謂有效主要表現在三方面：
自己的工作，包括工作內容、工作水準、及其影響力；
自己與他人的關係，包括對上司、對同事和對下屬；
各項管理手段的運用，例如會議或報告等。
重視貢獻才能使管理者的注意力不為身邊專長所限，不為其自身的技術所限，不為其本身所屬的部門所限，才能看到整體的績效，同時也才能使他格外重視外部世界。
只有外部世界才是產生成功的地方。這就是我們常說的通過「輸出倒逼輸入是一個道理。」
就好比我現在的情況一樣，因為我爭取每天都和[公子靈的創業圈讀書會]的書友們分享讀書筆記，同時設定一年閱讀100本商業書籍，所以這樣的輸出要求就倒逼我每天必須按時看書並在限定的時間內寫完讀書筆記，否則第二天就發布出來了。這樣的輸出倒逼輸入十分有效，因為在大家的鼓勵和監督下已經完成了近20本商業書籍的閱讀並寫了44篇的讀書筆記。
所以說管理者必須要重視貢獻（輸出），只有如此，才能在看得見的貢獻輸出下，有效的去直到看不見的輸入行為。而一般組織對貢獻的要求往往表現在三個方面：
1) 直接成果；
2) 樹立新的價值觀及對這些價值觀的重新確定；
3) 培養和開發明天所需要的人才；
有效管理在人效方面，除了自我管理提高人效之外，還需要積極發揮他人的人效。在如何發揮他人有效性方面，德魯克先生在《卓有成效的管理者》一書中提出：
「有效的管理者能使人發揮其長處。他知道只抓住缺點和短處是幹不成任何事情的，為實現目標，必須用人所長——用其同事之所長、用其上級之所長和用其本身之所長。不管是誰，如果他在任用一個人時只想避免短處，那他所領導的組織最終必然是平平庸庸的。所謂「樣樣皆通」實際上可能是一無是處。才幹越高的人，其缺點也往往越多。就像是有高峰必有深谷。
總而言之，管理者的任務不是去改變人，而是去運用每一個人的才幹，讓每個人的才智、健康、靈感都得到充分的發揮，從而使組織的整體效益得到成倍的增長。
03
事序
德魯克先生通過對許多高效管理者的觀察發現，卓有成效的秘密只有一個：
那就是善於集中精力，總是把重要的事情放在前面先處理，而且一次只處理一件事情。
管理者越是想要做重大的貢獻，越是需要有更長的「整塊時間」，越是想將繁忙紛雜轉化為成就，也是需要持續不斷的努力，越是需要較長的連續性的時間。因為管理者面對的食物太多太雜，才特別需要專心。
一次只做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳方法。換句話說就是，越是能集中我們的時間、努力和資源，我們所能完成的工作也就越多。
有效的管理者知道他們必須要完成許多工作，但他們在一段時間內只集中努力做好一件事情——集中他們本人的時間和精力，以及整個組織的時間和精力。他們堅持把重要的事情放在前面先做，而且每次只做好一件事情。
這也是我們在「公子靈的創業圈讀書會」分享的第42篇第18本《高效能人士的七個習慣》所說的「要事第一」原則。
許多的朋友在處理工作時往往按照壓力來決定優先處理，而德魯克先生認為，如果按照壓力來決定優先，結果必將犧牲許多重大的要務，同時還會產生另外一個後果：
組織中的高層必將不肯做任何決定。一般來說，一件新任務肯定不是為了解決昨天的困難，而是為了一個新的明天，雖然是可以緩辦的。而壓力往往是來自昨天的，高層既然是讓壓力來決定優先處理秩序，那麼對於非現在人力所能做的任務，自然會不免忽略。
在企業工作的朋友都知道，所謂「緩一緩」實際就是「永遠不辦」，被擱置實際上等於取消的意思，這樣重影響了公司的有效運營和產出。
所以德魯克先生提出了幾條可以幫助確定優先次序的重要原則，而且每條都與勇氣密切相關：
重視將來而不是重視過去；
重視機會，不能只看困難；
選擇自己的方向，而不盲從；
目標要高，要有新意，不能只求安全和方便
總體來說，一位有效的管理者，會把主要精力集中在當前正在進行的工作上，而不會再去兼辦其他事情，完成一件事情之後，他們會根據情況的變化，再決定下一步的優先事項。要想集中精力，全神貫注於一項工作，首先要有足夠的勇氣，要敢於決定真正該做和真正先做的工作。只有這樣，管理者才能成為時間和任務的「主宰」而不會成為他們的奴隸。
04
決策
管理者之所以為管理者，正是由於他們擁有特殊的地位和知識，所以人們期望他能做出對整個組織、績效和成果具有特殊影響的決策。
而在做決策中，最重要的就是分辨什麼問題是例行性的，什麼問題是策略性的。
在《卓有成效的管理者》一書中，德魯克先生總結了決策過程中的五個特徵要素：
1) 要確實了解問題的性質，如果問題是經常性的，那就只能通過一項規則或原則的決策才能解決；
2) 要確實找出解決問題是必須滿足的界限，換言之，應找出問題的「邊界條件」；
3) 仔細思考解決問題的正確方案是什麼，以及這些方案必須滿足那些條件，然後再考慮必要的妥協、適應及讓步事項，以期待該決策能被接受；
4) 決策方案要同時兼顧執行措施，讓決策變成可以被貫徹的行動；
5) 在執行的過程中重視反饋，以印證決策的正確性和有效性；
這就是有效決策的五個要素。有效的決策首先需要辨明問題的性質：是一再發生的經常性問題呢？還是偶然的例外？用大白話表示就是，某一個問題是否為另外一個一再發生的問題的原因？或是否確屬特殊事件，需要特殊的方案來解決？如果是經常性的老毛病，就應該建立原理原則來根治；而偶爾發生的例外，則應該按情況做個別的處置。
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END
文章作者：王金靈，（ID:willingswang），畢業於廈門大學，自2009年開始創業，先後在廈門大學創立校園單車共享、校園金融、電動汽車共享等創業項目。2014年創立免費公交項目-智行公交，並獲得中央電視台國際頻道CCTV4《走遍中國》30分鐘人物專訪。
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