卡片助力輸入輸出，工具我選 WorkFlowy
內容WorkFlowy 是一款優雅的創作工具，以簡潔優越的樹型結構，獲得無數創造者青睞。
如何利用 WorkFlowy 輸出？如何利用 WorkFlowy 管理日程？WorkFlowy 有哪些使用鮮為人知的技巧？跟著閃閃一起學一手吧。
到今年，我用 WorkFlowy 已滿四年。
2014 年春節由朋友推薦，我頭次接觸這款工具，從無所適從，到逐漸上手，再到欲罷不能每日必用，如今大有王子猷看竹「何可一日無此君」之想。它似男友，不對，勝似男友——觀察我輸入，知悉我輸出，且配合默契。男友換了又換，四年來它卻一直在。
期間經歷學業+實習+志願工作多管齊下、完成頭疼的畢業設計、加入高認知負荷的創業公司，每個階段難點不同，但 WorkFlowy 一直配合到位，助我過關斬將。我越發好奇，到底為什麼，這個小工具可以叫我一直需要它？
直到陽志平先生在一次答疑時提出：
知識創造，可以分成三個層級：卡片、文件到項目這三個層級。
知識創造各層級的區別
卡片層級對輸出來說有多重要？將作家理解為建築師，你就明白——每次蓋房子，比起從水泥等粗活干起，直接用預製材料來搭房子會更快更穩。普通人每次寫作在干粗活，超一流作家如納博科夫、錢鍾書等，則是拼接卡片。
撥雲見日，我如夢初醒：文件、項目層級的輸出一直相對順利，原來在我多先輸出卡片。
今天，我想和你分享的，便是WorkFlowy 作為卡片層級的工具，如何更優雅地助力輸入輸出。
這四年，不少朋友在我的影響下開始使用 WorkFlowy ，我司 90% 以上同事也在用。但常出現這種情況：聽完推薦大家紛紛註冊 WorkFlowy ，剛開始都說好，但沒多久就混亂不堪，不知如何處理自己記錄的那麼多內容，然後就不了了之，較少像我一直舒爽。我想這其中一定有一些特別的地方可以和你分享。
按照慣例，工具的基本功能我不贅述，畢竟一組「command + ？」快捷鍵就能知曉，網上也有海量攻略。今天主要交流的，是我一些特別用法，是這四年來不停嘗試和迭代，越用越順手的心得。謝謝這些技巧，令我可以從容應對認知負荷巨大的日常工作生活。
卡片工具怎麼選
卡片雖叫卡片，形式並非必須方片。卡片層級，異在內容碎片，重在方便整合以輸出文件層級甚至更高層級作品。如何選擇卡片工具，我有以下偏好：
其一，為輸出而設計，而非存儲。啥叫為存儲而設？看某某筆記就知道了：可以方便地接收來自各渠道的信息，存起來，久而久之，難逃儲物間命運，越發臃腫雜亂。為輸出而設，則不僅能友好創作，還需叫人沒企圖導入文章或文件。
其二，可全文檢索。好不容易輸出了這麼多內容，不能全文檢索輕鬆調取，再見。
其三，方便移動、組合和導出。寫卡片寫卡片，目的自在輸出更高層級的作品，需易整合才宜創造。如果卡片不便導出，難以暢快接入創造文件、項目層級作品的環境，這不是捨本逐末么？
最後，能跨平台保存。個人設備越來越多，若不能跨平台使用，實難趁手。
以上，可用工具不少，比如看板工具 Trello 、協作工具 Spark 等。但個人偏愛 WorkFlowy，無它，緣分而已。
WorkFlowy 助力輸入輸出
如果你還沒用過 WorkFlowy ，可以先去 https://workflowy.com/demo/embed/ 體驗 3 分鐘。
WorkFlowy 功能簡介
初見 WorkFlowy ，有人以為這是思維導圖軟體，有人當作 TODO List，你呢？
不管怎樣，WorkFlowy 基礎功能雖簡，卻不失為可供性（Affordance）極強的容器，應用場景無數。一如宜人的公園從不劃死園區功用，只恰到好處地布上設施，卻叫附近居民都能找到樂意停留的角落。
WorkFlowy 的用戶故事
這些功能，如果你使用得當，甚至不會再想它增加什麼。這不是玩笑，比如我，四年來從不用插件，也沒想過需要它增加什麼。剛還特意翻了它的 Feature Announcement ，2014 年 8 月後四年沒更新，估計也與想不出必須新增什麼有關……
基礎功能了解完畢，用也。四年摸索，這幾點給我助益頗大——
根據輸入輸出，劃分使用區域
要想 WorkFlowy 用得順手，最好劃分使用區域，按你日常輸入輸出場景，留出經常停留的工作區，和其它區域。
比如我，日常一般如此輸入輸出：頭天晚上或當天早晨列出今日待辦，按處理順序排序，做完後標註自己所用工時和成果鏈接；第二天整理成日報更新到團隊自省界面；周末根據日報輸出周報，匯總自己這一周的進展，分析時間分配是否符合所任角色期待；日常難免有一些臨時接到的任務，或忽然想起的事情，不時記錄一些討論內容或閱讀筆記，還經常有一些議題/項目需要思考梳理和輸出。
這樣一分析，於我，工作區最舒服的尺度，是以周為單位。便在 WorkFlowy 里創造單位節點，並逐步摸索出工作用的每周 WorkFlowy 模板 ：結合周報所需內容，創建每周模板，以便隨時積累記錄，也便安排日程及檢視。一些固定發生的日程，比如周一早上的管理組會、周二的團隊周會，也直接放到模板里，提醒自己，也省去重複創建的麻煩。
我的每周工作梳理模板
日常臨時接到或忽然想起，但又難以立馬想到安排在哪天，或實在太零碎不適合寫進日報的事情，我則會及時記錄在碎片清單的節點下；早晨規劃日程或臨時空閑，便會查看碎片清單，處理劃掉一些事項。
那些需要記錄的討論內容，需要思考梳理和輸出議題或項目，則在當周次級節點下任意發揮。比如管理組會這個節點下，我一般記錄想討論的議題和紀要。
此外，當周需記錄的討論，要思考梳理和輸出議題或項目，我也隨時記錄在當周單位節點下，如果下周還會用到，則會把要用的內容挪到下一周的節點下；如果節點內容已輸出為某個文檔或文件，我則會把相應鏈接備註在節點下；如果某個內容要持續積累調用，我便把這個節點的內容拖動/複製到 工作台之外，持續積累。
內容如此繁多，我一般按 周-月-年 來安排處理工作區，以便管理：
那些可持續積累調用的內容，則移到工作區之外。比如：
你也許會喊，一個層級下節點如此多，怎麼記得過來！於我，這不是我的工作台，很少長久於此停留，且可檢索關鍵詞，就算早超人類大腦最舒適的 4*5 層級，節點再多也無妨。
至於工作以外的內容，我也按自己的興趣和輸入輸出的需求，隨心創建節點積累卡片：
當然這些也都是隨心調整，沒有絕對標準，只求想輸出時能快速找到合適位置寫下，想調用時能即時調取。
善用拖動，積累、整合碎片想法
工作生活免不了各種信息湧入，不少人有類似煩惱：要記個什麼東西時，就打開一個文檔或在某某筆記里新建一個頁面，過段時間，即使有主題相近的內容，也重複上述動作。久而久之，文檔越來越多，不僅重複，更悲催的是，大部分並不能馬上使用（交付目標用戶），且無心整理。
有此困擾，多因把卡片和文件層級的輸出混同處理。
需知道，我們要用的，是文件層級的輸出——交流協作多基於文件層級，績效評定也多基於文件以上層級。只要這些層級的產出不亂、鮮有難產，信息再多，你也不會鬧心。更何況（團隊協作中）多次主題討論後，呈現每次紀要不是目的也不重要，重要的是形成可用的行動方案、可交付用戶的成果。
但一上來就做文件層級的輸出，很難 —— 超一流作家如納博科夫，也用卡片來助產。
而 WorkFlowy 就如一張空白畫布，你可以任意創建節點，想到就寫下，拖動、縮進、整合，隨心定義、組合卡片，還呈現為最符合人腦認知特點的樹形結構：
我提過多次的 MIT 認知科學家 Joshua B. Tenenbaum 發表在 PNAS 的論文（ The discovery of structural form ）中，比較了抽象知識的不同表徵結構……最終還是意識到，人類的最佳知識結構是樹形結構。只有樹形結構，才是最符合人類認知特點的一種結構，從樹的上一層到下一層，是具備唯一通道，便於大腦將知識從記憶底層快速提取出來，符合人類大腦是個認知吝嗇鬼的特點；樹又是兼具橫向擴展與縱向擴展能力的最優雅的結構。 —— Zotero（2）：作為知識管理工具的Zotero - 陽志平的網誌
善用標籤，提取局部關係
WorkFlowy 可以全文檢索，檢索關鍵詞時可以把當前路徑下關鍵詞條目篩選出來，這不特別，所有檢索功能都這樣。但搭配樹形結構，便能挖掘不少新玩法。
我常把常用關鍵詞設定成標籤，藉助標籤提取局部和整體的關係。舉個例子：課程組委會每周多個角色協作，每個角色需要了解自己當周什麼時候需要做什麼，但並非每個角色都需關注所有本周所有角色的安排，那如何從整體快速剝離每個角色所需事務？ WorkFlowy 幫了大忙：設定涉及角色為標籤，只要一點擊，便可看到這個角色每周所需要跟進事務：
還可把篩選出的內容直接，便可理出每個角色的檢查清單：
再看一例：每周事務繁多，我想了解自己當周在各類事務上所花時間，以判斷過去一周的時間分配是否符合角色定位。有 WorkFlowy ，這事很簡單——之前提到，我每天都在 WorkFlowy 中記錄工作日誌，在日誌里加上事務類別標籤及所用工時；到周末復盤，點擊各標籤就可統計各類事務所用時間，相加還可知曉當周自己不是迷迷糊糊、有產出的時長。比如：
不過，若非有類似上述的特定目的，我幾乎不用標籤，一直沒有用標籤的習慣。且標籤是雲狀結構，不符合人腦工作特點。詳見 MIT 認知科學家 Joshua B. Tenenbaum 這篇被引用 330 次的論文 The discovery of structural form ，或陽志平先生在 Zotero（2）：作為知識管理工具的Zotero - 陽志平的網誌 的解讀：
Tag 系統與樹形結構相反，它實質上是非常違背人們學習與記憶提取的規律的。尤其當 Tag 更多是 Tag，而不是樹形結構的時候。它是個雲形結構，會隨著時間變遷而動蕩。記憶恰巧需要的不是這類時間動蕩。
請別這麼玩 WorkFlowy
用網頁版而不是 App
不時遇到一些朋友用 WorkFlowy 網頁版，網路不穩定、載入慢，扭頭就跟我說，你推薦那玩意兒不好使啊……
呃。PC 請使用 WorkFlowydesktop App。你遇到的那些問題是網頁應用常有之痛，明知山有虎偏向虎山行，我也愛莫能助。
經常點進、退出節點
不少朋友用 WorkFlowy 時，常進入某個節點，以便保持界面清爽。這就不可避免退出節點再進入另一節點，而這其實特別佔用工作記憶（working memory）——你得不停思考自己要找的東西在哪個層級，進入不對還得退出來重新再來，不出五回，就把自己弄暈，尤其節點較深、需要切換的節點較多時。
所以我一般保持全局視圖。要看某個節點時展開就好，畢竟視窗就那麼點，也看不到太多干擾，還方便上下滾動屏幕，查看或拖動節點。
如果的確有幾個層級較深且常需切換的節點，我會 star 這些節點，然後利用 WorkFlowy switch between pages 的快捷鍵 切換： do
期望過奢，用於文件層級
時有朋友吐槽，WorkFlowy 這玩意兒寫文章體驗很糟糕啊，寫一段一段的文字時體驗很差。甚至國內有團隊，改造 WorkFlowy 增加寫文章、插圖等功能開發了一款應用。
對此我只能笑笑，莫能強求。回到文初，輸出可分成卡片、文件、項目三個層級，各層級有各自特點，也有各自匹配的工具，何必用卡片工具輸出完整文章？
我一般只把 WorkFlowy 用於卡片層級，善用拖動和縮進，隨時積累碎片想法；文件層級的輸出，則轉移到適合文件創作的界面。比如文章，會在 WorkFlowy 中梳理基本思路，export 到 MarkDown 編輯器中繼續編輯，再通過 GitHub 保存或發布，比如本文，亦是如此 ，當然，過程會隨時翻看 已有相關卡片 。
項目層級亦有章法，對應工具和工作流，咱們下次再聊。
小結
工具是輔助，輸出作品才是目的。路漫漫其修遠，願你我都能找到各情境泰然處之之勢。
挑選趁手工具，是個人生產力的一部分。除了 WorkFlowy ，開智工具箱還包括 Markdown 、GitHub 、Zotero 、Zoom 等。
項目助理實習生 職位要求
實習職位長期招募，只接受在校生，需每周至少實習 4 天，實習 3-6 個月（可接受因上課 & 論文短時間請假）。
【工作內容】
協助甚至獨立完成項目任務，如課程項目（含選題、策劃、打磨和運營等）、新媒體項目（含選題、編輯、撰稿、運營等）。入職磨合一兩周後，可根據個人意願、能力特點，選擇側重的項目方向。
具體包括：搜集整理素材、編寫 & 審校文案，處理常見用戶問題，組織用戶交流活動，進行用戶調研、優化產品細節等。
【職位需求】
細心、踏實、積極主動，自帶發動機（很重要！）
有良好的閱讀、寫作習慣
成長型心智，善於從錯誤中快速學習
加分項
有豐富的社團或社會實踐經驗，樂於跟人打交道，能籌備線下活動更佳
常用 Google ，樂於藉助技術提升效率
幻燈功力上乘，審美好（請附上作品說話）
熟悉開智話語體系，長期關注開智公眾號或購買過付費產品
一切皆有特例，動機最重要。
期待你加入，和我們一塊愉快玩耍 ^_^
工作地點：北京五道口附近
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