新手主管該知道的五件事

★未來十年，職場必會出現極大變化！每次面對挑戰，你還不知道從哪裡開始強化嗎？

★職場的大航海時代已經來臨，你只能以經驗與專長為材料，建造自己的船，航向全世界！

★不靠大公司，也能在職場屹立不倒！

★啟發年輕學子、社會新人、職場老將誠實面對自己，並找出職業生涯的定位與方向。

大部分的人初入職場時，憑藉的是在學校所獲得的基礎能力，後來某一天終於被提升為小主管。

可是成為小主管後，大家往往發現工作變得困難了許多！因為過去所學及工作經驗，都著重在本質技能上的培養，很少有人在當主管前就受過管理訓練。

更糟糕的是，很多理工科出身的朋友不擅長處理人際問題。可是當上小主管立刻要面對的，就是如何滿足領導的期待，如何調度原來是你的同事但現在變成你下屬的那一群人。

在當上一個小主管的前幾個月，你就得好好規划下面這五件事情。

1

了解領導的目標

如前一節提到，領導的目標會影響到你在工作上的配合，影響你怎樣才能在最短的時間內做出績效。最好在上任後（更理想的是上任前）找你的領導聊聊，搞清楚他對你這職位的定位是什麼，並以此規划上任後的行動方向。

最忌諱的，是閉著眼睛做些自以為是的事情。比方說，你的興趣可能是鑽研高深的技術，也希望建立一個能研發新技術的團隊，客觀而言，任何公司都能受惠於一個技術能力強大的團隊，所以這目標絕對不會是錯的。

可是當你跟領導深談後，發現他目前最傷腦筋的是平常開展新項目時不知道該派誰，那你的首要工作，就不是花時間研究新技術，而是盤點內部人員的能力，讓領導清楚知道下面成員目前的工作安排以及未來的空閑時間。

2

先把自我原則建立好

隨著你變成了主管，大家可能都在揣摩該如何重新配合，所以為了降低部屬對你的不安，你應該儘快讓大家知道你的習慣做法。

有些事情雖然得配合公司政策，比如打卡、填工時單或是請購流程等你很難調整，但有些事情完全是主管的權責範圍。

◆比方說你想用什麼方式了解大家的工作進度，口頭彙報？寫E-mail ？開周會？再比如你分配工作組的方式是什麼，招集大家在會議上分配工作？一個個叫來討論？通過E-mail 指示？再比如碰到問題該多快反映讓你知道，哪些問題該問你、哪些問題該自己解決，你能提供哪些協助……

總而言之，要讓大家清楚知道你的習慣方法，部屬了解了你的管理風格和運作方式，自然就清楚自己該怎麼配合。

最糟糕的，是你沒想過這些事情，每次碰到問題就胡亂斥責或是生氣，當事人又覺得被責備得莫名其妙，這就可能打擊士氣並讓別人無所適從了。

3

要有安全感

你升職後，跟原來同事的關係通常很難保持像過去那樣，過去你們可能一起吃午飯、一起抱怨領導的不是。但現在你變成主管，就算大家還是一起吃午飯、一起喝酒，你會發現氣氛變得不太一樣。

大家開始對你有所顧慮，也可能私下聚會不再找你了。這時候，你該保持自信，而非千方百計地要加入聚會，甚至想知道他們談論的所有話題。

升職不可避免會改變人與人的互動關係，但只要你長期保持同一個自己，等彼此都調整好之後，還是能以另一種模式經營過去的友情。重點在於不要急，讓彼此先沉澱，自然會找到適合的相處模式。

4

要習慣分配工作

◆技術出身的主管常碰到一個問題——就算升職了仍把自己定位成工程師，領導交代工作時，會習慣想自己該怎麼做。

也因為自己技術能力最強或最資深才被升職，所以面對困難工作時很自然會覺得「這工作整個部門只有我有能力完成」，或覺得「這工作交給其他人真不放心」。

◆另一個新手主管常碰到的困擾是不好意思指派工作。組員都是老同事、老朋友，升職後突然要交代大家如何工作，不知道怎麼開口，最後默默的自己做，造成新手主管自己累得要死，可是組員閑得要命的現象。

長期而言，這其實是不對的方法。能力不夠的組員，我們要想辦法幫他提升能力，不然他們能力永遠是那樣，單位的戰力也將永遠不足。

自己多做一些，不要麻煩別人，雖然是好心，可是若技術工作佔了你大部分的時間，你就沒心思與力氣去做管理工作，而後者是你的組員無法替代你的，也是你的領導主要希望你負責的。若你無法把技術工作分配下去，你就很可能什麼事情都做不好。

就算覺得尷尬，或是自己做更快，還是要花時間把工作切分，分給同事，並在過程中有效地監控大家的工作進度。設計微調你的管理機制在一開始或許會花時間，但若成功，後期你就能提升效率。

5

有問題不要隱忍

我們受的教育，總是教我們盡量不要跟大家衝突、多體諒別人，所以大部分的人初當上主管時，會在與組員意見相左時選擇隱忍，心想過段時間，問題自然就會解決，「大家將來總會理解我的」。

可是你若覺得有些事情做得不到位，有些該完成的工作沒做好，有些問題沒有及時反應或是組員工作態度不好，其實你應該趕快讓當事人知道。不然在當事人不清楚的情況下，可能會反覆犯類似錯誤。

隱忍的另一個問題在於，大部分人忍耐幾次後，會某一天突然爆發，並做出激烈行為，而隱忍太久的發作，對方可能會覺得莫名其妙。

你認為不好的做事方式，當事人可能並沒有意識到，最後突然的爆發，也沒辦法讓對方明白自己哪裡做錯了。

其實只要你察覺到組員做出不符合你期待的事情，最好立刻找他來溝通，可以在辦公室或咖啡廳，邊喝咖啡邊談談你覺得可以改善的部分。

畢竟很多工作方式並不涉及對錯問題，而是習慣與配合方式的問題。只要你願意花時間溝通，讓大家都知道你要的方向，慢慢大家就能調整。重點在於立刻、清楚明白，以及就事論事！

END

張國洋

大人學網站共同創辦人，識博管理顧問共同創辦人，國際項目管理師（PMP），台灣百大企業管理講師與項目顧問，環宇廣播電台節目主持人。擅長項目治理、流程設計、與邏輯思考。

姚詩豪

大人學網站共同創辦人，識博管理顧問公司共同創辦人及營運長，國際項目管理師（PMP）。

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