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不善用時間,即使每天工作24小時也枉然

只專註做手帳乾貨分享

作者介紹:

微博@滿二叉

環境藝術設計·手帳·讀書·外語

何為時間管理?

時間管理是指通過事先規劃和運用一定的技巧、方法與工具實現對時間的靈活以及有效運用,從而實現個人或組織的既定目標

我之前也不是一個對於時間很有規劃的人,自從準備備戰考研之後感覺時間對於我來說每分每秒都是尤為珍貴的,所以有效的進行時間管理會讓你事半功倍。

這是我當時看新浪財經頭條的時候發現了一個筆者通過Moments App 記錄的過去幾天手機的使用時長,大概每天都平均使用時長達到了四五個小時,一天打開手機60次。而據我觀察這可能已經算是用手機次數少的人了,離開手機過不了的大有人在。據此可以推測,在這些手機用戶中,一遍遍因為各種各樣的原因打開手機,中斷本來任務的不在少數。

在大學期間其實用於自己可分配的時間是相當多的,大二之後專業課越來越多,每天開起來都很忙,但是效率卻十分低下,所以想通過對時間的管理,來達到資源的合理利用。

時間管理的核心——GTD

(關於GTD的介紹為讀書分享非原創)

GTD 時間管理的核心理念概括就是通過記錄的方式把頭腦中的各種事情移出來,然後整理安排自己去執行

1.收集——收集記錄

人的大腦能儲存很多東西,但很有限,平時有什麼信息,任務和靈感都要在忘記之前用工具記錄下來,使用的工具要儘可能的方便,快捷,我常用的就是蘋果自帶的備忘錄

2.處理——處理分類

只有及時的處理信息,對信息及時作出決定和歸納成類,你才能避免信息的堆積和碎片化,處理信息時採用二分鐘法則和四象限法則。二分鐘法則就是如果一件事情兩分鐘內能解決,無論什麼事,分類則採用四象限法則。

3.計劃——計劃安排

除了既定的日程安排外,可以設定每日 每周 每月 每年你需要完成的重大事件 把他們排進日程表

如何進行時間管理

1.善於列出計劃表

從日計劃、周計劃、月計划到年計劃,首先讓自己養成列計劃的好習慣。計劃表可以讓你有效的知道你需要做什麼事,從大致上掌握自己的時間,做時間的主人。

這是我今年的計劃

2.每日總結

盡量在每天睡覺前或者第二天早飯前,把一天所有的計劃做一個總結並且記錄下今天的心得體會,哪些做得好,哪些是做得不足的,有利於合理的調整自己的計劃表。不足與收穫都能讓你有所改變,好的繼續,不好的改正,慢慢的你會發現,做事情的效率也會越來越高。

3.有效利用身邊快捷的工具進行提醒、記錄

好記性不如爛筆頭,可以用隨身筆記本或者手機軟體記錄你的日程安排以及需要做的事情,隨時查看自己的安排,可以更有效的完成一天的工作。。

4.做事情不能一心二用 專註是成功的關鍵

當你確定開啟工作狀態的時候,盡量做到集中注意力,切記不可一邊看手機刷微博,一邊做你要做的工作,這樣很容易出差錯。而且工作效率也相當低下。

5.分清主次關係

每天你都要問自己一個問題:今天我要做的事情中哪個是重要的?一定是分清主次關係,重要的先做,不緊急的後做,別用「我先做這些事情,一會做那些重要的又難的事」不存在的,不要給自己找借口

6.堅持是一種習慣

任何事情都不可能一下子都成功,總是需要一個過程的,每一個成功背後都離不開堅持二字,要想做時間的主人,就必須長期堅持,學會斷舍離,堅持就是勝利。

如何利用碎片時間

在我們的工作學習生活中,比預計的時間提前完成某項任務以後省下來的時間,就叫做碎片時間。通常碎片時間就是指沒有安排任何工作,未被計劃的時間,特徵是零散,無規律。

如果把每天的空閑時間能夠合理地運用起來的話會給你的生活帶來很大的幫助。

1.等車或坐車

這個時間段我會利用手機中的各種讀書軟體來閱讀,我最常用的是網易蝸牛閱讀和微信閱讀這兩個軟體,但不要長時間在公車上看手機呦,因為會容易暈車,也容易破壞視力,所以可能帶一本薄薄的紙質書,緩解坐車的無聊時間。

2.上廁所

很多人都說上廁所不要看書,會引起腸道不適,長時間會便秘,但對我來說,好像沒有這方面的困擾,其實只要不是長時間,應該都沒有問題,我一般會利用五分鐘或十分鐘的時間來閱讀之前沒有看完的小說或者詩集,因為相對來說詩集的長度比較短

3.逛街散步

我本專業是環境藝術設計中的景觀設計,所以走到哪兒都有很多可以利用的素材,用手機或微單就可以記錄下我日後設計中可以借鑒參考的素材

這是我之前在逛zara home的時候,很喜歡的一套家裝

4.任務與預期完成時間短

我一般都會用國譽來進行每一天的日程安排,但是有些時候你所設定的時間可能比你真正實現的時候來得多一點,我就會在留出來的時間裡進行閱讀或背背單詞片語之類的。

5.睡前

每日我都定在11點睡覺,一般我會留下三十到四十分鐘的時間,閱讀書籍或進行讀書筆記摘抄或感想記錄

時間管理推薦書單

1.拖延心理學

作者:Jane B.Burka

出版社:中國人民大學出版社

從學生到科學家,從秘書到總裁,從家庭主婦到銷售員,拖延的問題幾乎會影響到每一個人。

作者為我們提供了達成目標,管理時間,謀求支持和處理壓力等一系列方案來克服拖延問題,他們提供的方案極為實用並經受過實踐的檢驗

2.把時間當作朋友

作者:李笑天

出版社:電子工業出版社

最節省時間的方式是學習

作者通過自己職業生涯中遇到的事例,從心智成長的角度來談自我積累、時間管理。

3.吃掉那隻青蛙

作者:李笑天

出版社:化學工業出版社

成功的關鍵在於行動

本書涵蓋了一系列實用有效且經得起考驗的技巧,這21招秘訣幫助你將精力投入到最重要的工作學習上,以最短時間完成最多的工作。

4.番茄工作法圖解

作者:Staffan Noteberg

出版社:人民郵電出版社

最流行的時間管理方法——番茄工作法

本書適合所有志在提高工作效率的人員,是軟體工作人員和辦公人員。

5.小強升職記

作者:鄒鑫

出版社:電子工業出版社

高效率,慢生活,騰出更多的時間陪伴家人。

此書包括講解番茄工作法,猴子法則,四象限法則,擊垮與生俱來的拖延症。

6.getting things done

作者:David Allen

出版社:Penguin Books

這本書應該是我最為推薦的幫助提高工作效率的書。

時間管理APP

1.Forest

Forest:有效的控制玩手機的app,控制做每件事的時間。

使用時,你可以根據自己的情況選擇適合的專註時間——從15分鐘到2小時之間,然後點擊開始,一旦開始之後,你就會在虛擬的網路森林種下一顆種子,如果在設定的時間內你一直在軟體裡面,沒有打開其他應用,這顆種子就會長成一棵樹,你也會得到一定的金幣獎勵,金幣可以購買其他樹種,或可以種下一顆真實的樹。

2.番茄土豆(pomotodo)

Pomotodo是一款結合了番茄工作法和todo list的工具,首先規劃好今天要完成的幾個任務,選擇其中的一個任務,設定番茄鍾直接番茄鍾結束響起(25分鐘)休息5分鐘後再開始下一個番茄鍾,每四個番茄鍾後,休息25分鐘。

我的時間管理——國譽2018

左側一欄是每周日晚寫下的下一周需要完成的任務。

每天都有計劃的一個tasks,然後根據tasks進行規劃,並且用不同顏色的記號筆標示

每日最後我都會有一個一日總結,加上今日收入與支出記錄

自從用了時間計劃本以後,每天都有條不紊的進行,堅持就會形成一種習慣。

Time is priorities

最後,跟大家分享一下扎克伯格的26條時間管理法則

1.時間常有,時間在於優先

2.時間總會有的:每天只計劃4~5小時真正的工作時間

3.當你在狀態時,就多干點;不然就好好休息:有時候會連著幾天不是工作狀態,有時在工作狀態時卻又能天天忙活12小時,這都是正常的。

4.重視你的時間,並使其值得重視:你的時間值1000美元/小時,你得動起來

5.不要多任務,這隻會消耗注意力;保持專註,一心一用。

6.養成工作習慣,並持之以恆,你的身體會適應的。

7.在有限的時間內,我們總是非常專註並且有效率

8.進入工作狀態的最佳方式就是工作,從小任務開始做起,讓工作運轉起來。

9.期待完美收工會令窒息,動手做,勝過任何完美的想像

10.工作時間越長,並不等於效率越高

11.按重要性工作,提高效率

12.有會議就儘早安排,用於準備會議的時間往往都浪費掉了

13.把會議和溝通結合,創造不間斷工作時間

14.一整天保持相同的工作環境

15.工作-放鬆-工作=高效(番茄工作法)

16.把不切實際的任務分割成合理的小任務,只要每天都分成小任務,你就會越來越接近那個大目標了。

17.從來沒有兩個任務會有相同的優先順序,總會有個更重要,仔細考慮待辦事情列表。

18.必須清楚白天必須完成的那件事,是什麼

19.把任務按時間分段,就能感覺它快被搞定了

20.授權並善用他人的力量

21.把昨天翻過去,只考慮今天和明天,昨天的全壘打贏不了今天的比賽。

22.給所有事情都設定一個期限,不要讓工作無期限地進行下去

23.針對時間昆或有壓力的任務,設置結束時間,萬事皆可終結

24.多記,多做筆記

25.進入高效狀態後,記下任何分散你注意力的東西

26.休息,休息一下。

感謝作者

微博@滿二叉


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