Office常用操作技巧

一、認識快捷鍵

1.全選：Ctrl+A

2.複製：Ctrl+C

3.粘貼：Ctrl+V

4.剪切：Ctrl+X

3.保存：Ctrl+S（一定要養成實時保存的習慣）

4.加粗：Ctrl+B

5.快速查找：Ctrl+F

6.快速替換：Ctrl+H

7.重命名F2（滑鼠左鍵點擊文件，後摁下F2鍵）

8.屏幕截圖 Alt+A

二、一些必要設置

（一）讓文檔顯示全部標記

作用：快速發現不必要的空格等。

（二）清除全文格式

作用：方便自行調整格式

三、分頁符

分頁時一定要使用分頁符，不管行文是否剛好到當頁末尾

作用：最終匯總時能夠保持全文格式不變，對於表格匯總尤為重要。

四、文本居中

五、首行縮進和行距設置

六、表格標題行重複

七、新舊文檔的比較

八、批量處理文檔

關鍵：找出共同項，善用替換（Ctrl+H）,認識基本的特殊格式。

（一）清單快速彙編

（二）批量輸入統一標點符號

九、通配符的使用方法

利用通配符可以令我們的查找工作更加靈活方便，下面就讓我們來看一下這些統配符的具體用法。

1.任意單個字元：「?」可以代表任意單個字元，輸入幾個「?」就代表幾個未知字元。比如我們輸入「?國」就可以找到諸如「中國」、「美國」、「英國」等字元；輸入「???國」可以找到「孟加拉國」等字元。

2.任意多個字元：「*」可以代表任意多個字元。比如我們輸入「*國」就可以找到「中國」、「美國」、「孟加拉國」等字元。

3.指定字元之一：「[]」框內的字元可以是指定要查找的字元之一，比如輸入「[中美]國」就可以找到「中國」、「美國」。

4.指定範圍內的任意單個字元：「[x-x]」可以指定某一範圍內的任意單個字元，比如輸入「[a-e]ay」就可以找到「bay」、「day」等字元，要注意的是指定範圍內的字元必須用升序。

5.排除指定範圍內的任意單個字元：「[!x-x]」可以用來排除指定範圍內的任意單個字元，比如我們輸入「[!c-f]」就可以找到「bay」、「gay」、「lay」等字元，但是不會找到「cay」、「day」等字元。要注意範圍必須用升序。

6.指定前一字元的個數：「」可以用來指定要查找的字元中包含前一字元的個數，比如輸入「chose」就是說包含1個前一字元「o」，可以找到「chose」，輸入「chose」就是說包含2個前一字元「o」，可以找到「choose」。

7.指定前一字元數範圍：「」可以用指定要查找字元中前一字元數範圍，比如我們輸入「cho」，則說明包含前一字元「o」數目範圍是1-2個，則可以找到「chose」、「choose」。

8.一個以上的前一字元：「@」可以用來指定要查找字元中包含一個以上的前一字元，比如我們輸入「cho@se」，就可以找到「chose」、「choose」等字元。

9.指定起始字元串：「

10.指定結尾字元串：「>」可以用來指定要查找字元中的結尾字元串，比如我們輸入「er>」，就說明要查找的字元的結尾字元為「er」，可以找到「ver」、「her」、「lover」等等。

另外為了更精確的查找，你還可以把以上的通配符聯合起來使用，比如我們輸入「」則表示查找所有以「ag」開頭並且以「er」結尾的單詞，注意這時需要用括弧來區分開不同的查找規則。最後還要注意如果要查找已經被定義為通配符的字元，如「*」、「?」等字元，必須在該字元前面加上反斜杠「」，如輸入「*」則表示查找字元「*」。；

選中「使用通配符」複選框後，Word將只查找與指定的內容精確匹配的文本。請注意，「區分大小寫」和「全字匹配」複選框將不可用（灰顯），以表示這些選項已自動開啟。您無法關閉這些選項。

要搜索已被定義為通配符的字元，請在字元前面鍵入一個反斜杠()。例如，鍵入?可查找問號。

可使用括弧對通配符和文本進行分組，以指明處理順序。例如，鍵入可以查找「presorted」和「prevented」。

可使用
通配符搜索表達式，然後將其替換為經過重新排列的表達式。例如，在「查找內容」框中鍵入(Ashton)(Chris)，並在「替換為」框中鍵入21。Word將找到AshtonChris並將其替換為ChrisAshton。

以下代碼只能在「查找內容」框中使用（關閉「使用通配符」時）

查找、替換功能使用舉例

1.快速批量刪除軟回車

2.把軟回車替換成硬回車

其實知道了軟回車是^l，硬回車是^p，那麼我們就可以靈活運用了。比如我們經常會遇到一篇要列印的文檔很長，中間有很多回車，如果遇到段與段之間有兩個回車，我們就可以利用替換成一個回車。這樣就節省了很多空間。

3.清除「Word文檔」中多餘的空格

選擇「查找」，出現「查找」對話框，在「查找」內容中輸入一個空格，把下方的「突出顯示所在該範圍找到的項目」選項選上，單擊「查找全部」按鈕，即可將文中的全部空格選中，單擊「關閉」按鈕，然後按下鍵盤上的Delete鍵即可將全部空格刪除了。

4.快速清除「Word文檔」多餘空行

首先想一下空行的特點，實質是多個「段落標記」連在一起，利用Word的替換功能可以刪除文章中的空行。；

打開「編輯」菜單中的「替換」對話框，把游標定位在「查找內容」輸入框中，按下「高級」按鈕，選擇「特殊字元」中的「段落標記」兩次，在輸入框中會顯示為「＾p＾p」，在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個「段落標記」，即「＾p」，然後按下「全部替換」按鍵，可刪除單行的空行，對於多行空行，可進行重複替換，直到刪除全部的空行為止。

在用替換的辦法刪除空行時要注意兩個問題：

分清文件中用的是手動換行符(「Shift+回車」)，還是段落標記。「^p^p」替換成「^p」並不能替換所有的空行。如果文件中用的是手動換行符，那麼就要用「^l^l」替換成「^l」(這裡用的不是1，而是L字母的小寫，也可以直接用替換對話框里的「特殊字元」，裡面有「手動換行符」)，空行才能去除.

有時遇到這種情況，可能是用手動換行符換行的。可能你也用了「^l^l」替換成「^l」的辦法，用「全部替換」時依然提示「Word已完成對文檔的搜索並已完成0處替換」這又是為什麼呢？為了搞清楚到底問題出在哪裡，試試在Word文檔中分別用手動換行符和回車符製造一些空行，用「^p^p」替換成「^p」和「^l^l」替換成「^l」來驗證，結果能順利完成空行的刪除。為什麼自己輸入的可以替換，網上下載的卻不能呢？難道這裡面還有「機關」？

注意空格的存在。

無奈之下，只得試用手工刪除了。在刪除的過程中，會發現它的秘密：原來每個空行的換行符前還有一個空格。空格成了折騰人的「罪魁禍首」！再用「^l^l」(注意兩個換行之間有一個空格)替換成「^l」，替換終於有成果了。單擊了幾次全部替換，又更改了幾次「查找內容」，比如把「^p^l」替換成「^l」。頁面中再也沒有空行了。

看來用替換的方法來刪除空行時，要靈活對待查找的內容。使用查找替換的辦法查找空段標記(點開高級>>特殊標記)，然後替換那一欄不填。

5.改變圖片格式

按下Ctrl+A組合鍵選中整個文檔。按下Ctrl+H組合鍵調用「查找與替換」菜單項中的「替換」標籤卡。單擊「高級」按鍵，出現高級選項。將游標定位到「查找內容」項上，首先清除原來的設置內容，並單擊「不限定格式」按鍵，以使所有圖片都成為查找對象。然後滑鼠單擊「特殊字元」按鍵，在出現的下拉菜單中選擇「圖形」，這時會在「查找內容」項內出現「^g」字樣，這就是「圖形」的快捷鍵。

將游標定位到「替換為」項上，首先清除原來的內容，滑鼠單擊「不限定格式」按鍵，以清除上次的格式設置。然後滑鼠單擊「格式」按鍵，在出現的下拉菜單中選擇「圖文框」。會出現「替換圖文框」設置框。在「尺寸」欄內將「高度」和「寬度」分別設為「自動設置」。在「水平」欄內將「位置」設為「居中」，「相對於」設為「頁邊距」。在「垂直」欄內將位置設為「0厘米」，「相對於」設為「段落」。並勾選隨後的「隨文字移動」和「鎖定標記」。

設置完成後，單擊「確定」按鍵。回到「查找與替換」設置欄後，單擊「全部替換」按鍵。

6.輸入公司標誌

在文檔輸入過程中將需要插入圖片的地方輸入「公司標誌」字樣。文檔輸入完成後，依照第一種替換形式的格式替換方法將「公司標誌」字樣的格式替換為「突出顯示」。按下Ctrl+C組合鍵複製設計好的公司標誌圖片。

按下Ctrl+A組合鍵選中整個文檔。按下Ctrl+H組合鍵調用「查找與替換」菜單項中的「替換」標籤卡。單擊「高級」按鍵，將游標定位到「查找內容」項上，首先清除原來的設置內容，並單擊「不限定格式」按鍵，以清除上次的格式設置。然後滑鼠單擊「格式」按鍵，在出現的下拉菜單中選擇「突出顯示」，這時「查找內容」項內顯示為空，但是它的下面會提示「格式：突出顯示」字樣，表示此次的替換對象為設置了「突出顯示」效果的格式。

將游標定位到「替換為」項上，首先清除原來的內容，滑鼠單擊「不限定格式」按鍵，以清除上次的格式設置。然後滑鼠單擊「特殊字元」按鍵，在出現的下拉菜單中選擇「剪貼板內容」。

在「替換為」項內會出現「^c」字樣，這是對應「剪貼板內容」的快捷鍵。單擊「確定」按鍵後，回到「查找與替換」設置欄，單擊「全部替換」按鍵。這樣就實現了快速輸入公司標誌的效果。

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