項目管理信息化絕對不是信息化項目
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引子-洗澡引發的思考
作為一名項目管理信息化行業的老兵，我入行已經接近20年了，其中包含了10年的創業時間，可以說自從大學畢業後的絕大部分時間都獻給了項目管理信息化事業。在這接近20年的時間內，我和我的團隊為金融、軍工、汽車、高科技、工程建築、醫藥等等不同行業數不清的客戶提供過項目管理信息化相關的服務，包括圍繞項目管理信息化展開的項目管理培訓和項目管理諮詢。這其中有很多成功的經驗也有不少失敗的教訓。經過這些林林總總的項目經歷，也發現了不少客戶在項目管理信息化建設方面存在的很多誤區，今天跑完步洗澡的時候突然想到需要寫篇文章闡述一下，或許對大家能有所幫助。
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心疼-拒絕了一個投標機會
前一段時間，一個朋友向我推薦了一個項目管理信息化項目的機會，我了解詳細信息後，自己專門搭乘高鐵去了一趟客戶現場，經過大概3個小時的交流，我得到了如下的客戶信息：
1，該客戶在十年的時間內已經嘗試過3次項目管理信息化平台的搭建工作，但是都認為失敗了，現在要開始第四次建設了，目前處在招標階段。
2，他們想在一套平台上涵蓋三類的項目類型，其中有市場化項目、內部研發項目和一些內部基建項目。
3，他們非常著急，我去的時候，離領導規定的正式招標時間還有大概2周的時間。
4，經過我的介紹，他們非常認可我的觀點和我們之前的項目管理信息化案例，真誠邀請我們參加此次投標。
以上只是該客戶的基本現狀，但是經過我的介紹和針針見血的詢問後，我向他們提出了幾個建議：
1，客戶目前的項目管理問題主要是在缺乏必要的項目管理規範上面，信息化建設稍有倉促。
2，項目經理的職責權都不清楚，將來系統建設會存在很大困難。
3，三類不同類型的項目放在一個平台上管理，困難相當大，建議分開進行搭建。
4，目前客戶的詳細需求還過於概括，而且裡面還有一些矛盾的地方，目前還不適宜進行公開招標。
在當時的會場上，大家對我的建議表示的非常認可，IT部負責人在我送我出來的時候，也還說，我們IT部門也認為時機不成熟，業務部門非要著急上系統。湊巧在出來的路上碰到了其中一塊業務的負責人，IT部負責人趕緊上前攔住讓我跟他交流了幾句，但該領導還是說系統先上，上了再說怎麼具體搞嗎，我只能無語凝煙，趕緊打車去高鐵站了。
再後來，到了具體投標前，客戶方一再邀請我們參加投標，但最終我還是非常善意的說，基於目前的需求我們真的沒法估價，而且我認為將來實施的時候阻力和困難都很大，我們也不想最後做不好，雙方都沒法交代，只能禮貌的、心疼的拒絕了這個看似一個不小的項目機會。
03
誤區-大部分客戶容易走的路
1，大部分的客戶在立項項目管理信息化項目的時候，都把它作為了一個普通的信息化項目，類似OA、PDM、CRM等等，這裡面其實很多客戶忽略了一個嚴重的現實問題：在我們國家，很多企業的項目管理制度、規範文化都還沒有真正建立起來，這個時候談項目管理信息化或者只談項目管理信息化不談專業化，其實是非常難以落地的。
2，更可怕的是說正因為我們沒有規範的項目管理制度，通過一套項目管理信息化平台來固化不是更好嗎？這句話看起來是不錯，但是又忽略了一個事實：項目經理不用你怎麼辦？說不用就罰他們，項目經理們忙的跟狗一樣，你因為他不用系統再去罰他，他能爽嗎？他不爽項目還能幹好嗎？干不好項目，這個系統到底是幫忙的還是破壞的？
3，項目管理信息化平台的主要用戶是PMO和項目經理，當然一般牽頭的業務部門是PMO，因為PMO是這套系統最大的受益者，很多PMO就是希望這套系統能幫助他們管理項目經理，但是往往調研需求的時候，會忽略掉項目經理的真實需求，導致項目經理會有很大的抵觸。曾經有一次我最難忘的經歷是：一個客戶的領導希望上一套項目管理平台，叫我過去做介紹，介紹完，領導很興奮，問下面的項目經理，你們覺得怎麼樣，這套系統上了以後對我們的項目管理水平提升很有幫助啊，項目經理們面面相覷後，說我們沒時間用這套系統，天天加班，我們的建議是不上，當時領導的臉都綠了，我後來出來以後跟領導說，我的建議也是你們先別上，先把你們項目經理的意識問題搞定再說。
4，很多客戶希望一套項目管理信息化平台功能越多越好，但是也忽略了一個事實：其實很多功能根本就沒用，過多的冗餘功能只能降低項目管理效率而不是提高項目管理效率。
04
咋辦-不忘初心，方得始終
上面說了好幾個誤區，那正確的方法應該是什麼呢？其實道理再簡單不過，做任何一件事情，明確的目的很重要，企業為什麼要建設項目管理平台？這個問句似乎很多客戶早已經回答了，因為業務部門需要啊，因為項目太多手工沒法管啊，因為項目信息沒法實時統計啊，等等，這些原因其實都是表象，其實企業建立一套項目管理信息化平台的真正目的應該是什麼？
提升項目管理成熟度。
如果大家都能認識到這個目的，那麼項目管理信息化工作的建設成功的幾率就大大增加了。認識到這個目的的時候，大家也會知道，項目管理信息化項目真的不是一個單純的信息化項目，而是一個什麼項目？一個徹頭徹尾的諮詢項目。也就是說，在立項之初，就應該把這個項目定義成為一個「項目管理成熟度提升的體系建設項目」，其中含有一部分內容是：搭建一套適合企業目前乃至未來一個時期內項目管理成熟度提升所需要的項目管理信息化平台。有人可能會問，項目管理成熟度是個什麼東西？這個話題其實也是老生常談了，項目管理成熟度的標準其實有很多個，最著名的還要算是美國PMI的OPM3，這套標準其實非常恰當和準確的描述了一個組織內的項目管理成熟度如何界定和如何評估以及如何改進。由於篇幅限制，本文就不做贅述，大家可以在網上搜一下即可了解相關的信息，當然也可以直接給我留言：）
其實定義為諮詢項目也好定義為IT項目也好，我所想表達的意思是諮詢和培訓的內容一定是不可或缺的，而且是首當其衝的，不說別的，就光調研項目管理信息化需求這一項工作，如果沒有專業的顧問進行調查問卷的設計，很多客戶自身的人員是無法了解到真實的、有意義的、不矛盾的、體系化的項目管理信息化需求的。
當客戶真正理解項目管理成熟度提升是項目管理信息化的目的之後，在考慮招標內容的時候也就會把相關的諮詢和培訓的內容進行明確的標識了，這樣項目的成功概率就增大了很多。
05
實現-諮詢培訓和信息化如何配合
項目管理信息化建設中的諮詢工作有如下內容需要展開：
1，項目管理成熟度評估調研
分角色的問卷設計
多種形式的調研活動
問卷的分析和評估
2，項目管理成熟度提升建議方案
制度建設方面
職能調整方面
項目管理崗位能力提升方面
信息化建設方面
3，項目管理信息化需求調研
分角色的調研問卷設計
多種形式的調研展開
需求的分析、澄清和評估
4，項目管理信息化建設方案
第一期的信息化詳細建設方案
今後的建設藍圖
項目管理信息化建設中的培訓工作有如下內容需要展開：
1，針對項目經理
項目經理從優秀到卓越
計劃管理能力提升
溝通能力提升
問題處理能力提升
2，針對PMO
PMO職能定義和人員崗位要求
多項目管理能力提升
各種項目管理模板使用
溝通能力提升
問題處理能力提升
3，針對高層
組織級項目管理體系概覽
戰略管理與項目管理關係
項目管理體系建設之路
項目管理信息化建設之路
項目管理信息化建設中的信息化注意事項：
1，一定要不要功能貪多
計劃管理、交付物管理、節點管理、變更管理、報告展示是核心
問題管理、成本管理、質量管理、工時管理其次
一定不要忽略報告的展示，尤其是周月報的自動生成，是非常實用的功能
2，線上線下要結合
很多用戶都有線上計劃分級編製的需求，其實很多時候這是個偽需求，還不如在線下分級編製，然後統一在線上發布更好，當然要看具體情況。
項目管理信息化的流程不要都在線上實現，有些線下反而效率高
3，多考慮數據分析的功能
積累數據為項目提前預警做出分析預測是非常好的需求，當然需要時間積累
數據包含計劃的數據、資源的工時數據、問題和風險的評估數據等等
4，多為項目經理著想
系統怎麼能減輕項目經理的工作量，剛開始可能是因為要使用系統，有些不習慣，但是系統使用習慣之後，項目經理總的評價應該是減輕工作量了，而不是很大的加重了項目經理的工作負擔。
06
期待-前途光明，道路遙遠
從1999年，PMI進入中國，到2018年中國的PMP人數已經突破17萬人，我覺得步子還是慢了，中國13億人口，PMP數量的發展潛力還巨大，也說明中國項目管理的專業化和信息化之路還很遙遠。在此我們還是特別希望所有客戶都可以非常正確的看待項目管理信息化的工作，千萬不要把它當成一個純粹的IT項目，否則就會不斷地進行試錯，既浪費了時間，更浪費金錢，也浪費了供應商的心血。在此也期待中國的項目管理信息化工作越來越好，從而更好地服務於企業戰略，為中國經濟的騰飛起到巨大的推動作用。
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