以人為鏡，反躬自省——日本的辦公室禮儀

最新 05-05

步入職場以後，掌握辦公室禮儀顯得尤為關鍵，它不僅可以彰顯一個人的作風品質，有時還能影響商務談判的效果。所以一起來學習下吧。

1、名片夾總是鼓鼓的

同事A的名片夾永遠都是鼓鼓的。但是從別人那裡收到的名片也通常混入其中「特別混亂」。當然，每次找自己的名片都要花上好長時間，太尷尬了！

2、在辦公桌上剪指甲

突然有東西落到電腦鍵盤上……竟然是指甲！吃驚地看向鄰桌，發現新入職的B正在剪指甲。那個，這是公司，不是你的家啊······

3、為了不讓別人乘坐電梯狂按「關門」鍵

準備乘坐電梯時，可能由於稍微遲一步，電梯門無情地被關上了。好像是電梯里的c前輩一直在裡面拚命按關門鍵。

4、切電話的方式比較毛糙

D擁有播音員般的聲線，措辭也很得體。儘管如此，她在切電話的時候，彷彿會很用力把聽筒砸向電話機，對方會聽到重重地「咔嚓」聲。可惜！

5、商務郵件用顏文字

「非常抱歉m(_ _)m」、「久等了(^ ^)/」等等，遇到過寫信人在郵件里隨便加入顏文字的。是不是應該以同樣的方式回復？每次都特別煩惱。

職場受歡迎的六類人

1、能巧妙交換名片者

交換名片是與合作方的初次交流。如果此時能給對方留下好印象，那麼之後的生意也能更順利地展開吧。

讀者之聲

收到名片第一時間，如果對方能認真看看名片，順便說一句類似「是設計師啊」的話。對於這樣的人，我也會馬上記住對方的臉和名字。

我的直屬上司有著不同設計種類的名片，遞交名片時根據交流對象進行區分。這也是被認為「很能幹」的一個理由。

我和我的後輩兩個人在拜訪期間，跟對方互相交換名片後，他從衣服口袋裡掏出另一個名片夾，把我和後輩的名片放到了上面，深感折服！

正確的名片交換方法：

右手將自己的名片遞給對方，左手接到對方的名片後，將其置於名片夾上。這時候，盡量正面將名片朝向對方。

1、遞出名片的同事，自報自己的公司和姓名。

2、雙方都右手遞名片，左手接名片。

3、遞完名片，右手和左手一起，拿好對方的名片。

4、將名片放在胸前，確認一下對方的名字等信息。

接待室里首先準備好名片夾。如果收到對方的名片，將它放到名片夾上方是最基本的。如果遇到好幾個人一同交換名片的情況，把地位最高者得名片放置在最上方，其他人的名片則最好按照座位順序來排置。名片要裝入專用的盒子，並且要整理好，關鍵時候能把自己的名片非常順利地抽出。

在商業戰場上，遞名片的速度也很重要。尤其是向下屬遞名片時，因為沒有說明清楚情況，就這樣正常交換是沒問題的。但是不要忘了說「不好意思」。

2、坐電梯時留心者

乘坐電梯非常能考驗一個人的品質。多留心者往往會提升其在公司其他人心目中的好感度。

讀者之聲

有一位接待員，送我們離開一直送到電梯前廳，電梯門關上前一直鞠著躬。能做到這樣的人真的很少，感激！

擁擠的電梯上，站在樓層按鍵前面的人，笑臉相迎地問道：「去幾層？」、手夠不到按鍵的時候，有人幫忙按一下，感覺會很棒。

電梯的門打開後，我會按著「開」按鍵讓所有的人都先出去。有人下電梯後，會回頭跟你說聲謝謝。當然大部分人下電梯後都是沉默不說話的，突然有個人感謝你，心都會被暖到。

如果是上司站在電梯按鍵前面！

如果旁邊沒有別人，那麼可以說下「不好意思」然後自己走到按鍵前，如果旁邊有人，那麼也可有說聲「失禮了」走到相對空的位置，按下自己要去的樓層按鈕。手夠不到的時候，拜託旁邊的人幫個忙。

男性視角看禮儀

採訪了企業的男性職員！

外出辦公打電話回公司時，對方一個後輩的女生立馬能通過聲音辨別出你，「啊，是某某前輩嗎？」接聽她的電話也讓人覺得很舒心。

夏天天氣暴熱的時候，並沒有穿得很少的人。如果穿的過於暴露，露胸露背會給別人造成一定的困擾，讓人眼睛不知道該往哪看，這給來公司的一些客戶也就留下不好的印象。

不管是公司里外，寄送一些書籍之類的東西時能寫點便利貼的人很招人喜歡。也不用使用特別可愛的便條，業務上用的簡單的款式也足以讓人開心。

碰頭會、辦公時間姿勢好的人好感度也高。但是千萬要注意，別以為桌下就看不見，大腿隨意叉開始終是不禮貌的。

3、迎接和指引做得很好的人

是否能笑臉相迎，是否符合禮儀，能不能順利做好接待等等。一個從容的「引導」人往往能代表整個公司的形象。

讀者之聲

對方看著我的眼說，「您是某某公司的某某先生吧，承蒙關照，」並且時刻微笑應對，由此對這個公司的印象也會變好。

需要走上三層階梯才到見面大廳，工作人員一邊用手示意我們有台階，一邊輕聲提醒「注意腳下哦」，這種細緻入微，值得效仿。

有一次去拜訪一家公司。到所要去的地點，需要通過幾條彎曲的廊道，當時那位帶路的人頻頻回頭示意我們，也是非常有心了。

要點是「禮貌」、「開朗」、「正確」、「迅速」。首先，可以告訴來訪者「我們要去五樓接待室」，讓她們消除不知要被帶去哪的顧慮。其次，在商務場合中，樓道、電梯上，引導人員要先行。這也是讓來訪者來到一個陌生地方更安心的一個辦法。

門邊指引

走在樓道上時，客人應在中央，而帶路的人則應在右前方，先行2～3步，轉彎時，邊說「這邊」邊指引一下方向。

「內開型」

道聲「先失禮了」，然後自己先進入門內，握住門把手，請賓客進入。

「外開型」

一隻手將門推到自己跟前，一隻手握住門把手，「請進」，讓客人先進。

「移門型」

開了門之後「請進」，離門近的那隻手指引一下到室內，讓客人先進。

4、清楚主次席位

除了進門順序和入座的位置、椅子、桌子的形狀不同上下席的位子也會有所不同。

讀者之聲

有一個前輩，之前一進入會議室，環望了全場，就判斷出上下座。不僅自己坐到了得體的位置，還非常自然地引導後輩們坐到了該坐的地方。尊敬！

領導和下屬一起乘坐計程車時，後輩說「我穿了長褲，要不我坐中間吧」。雖明知上下級的關係，但像這樣口出無心之言，也有點尷尬！

基本上，離進出口最遠的位置是地位最高的人的坐席，近的則是下屬的位子。雖這麼說，也有例外，比如靠近窗戶有良好視野的位子，壁畫正對面等，根據房間的構造不同，需要臨場變化的規矩也很多，需要注意。另外，有扶手的長椅子和有扶手的短凳子同時存在時，一般的位次高低入座順序是有扶手的長椅、有扶手的椅子、沒有扶手的椅子。

會議室中，離進出口較遠的桌子一側屬於領導的位子，另一側則屬於下屬。但有時也存在特殊情況，需要根據場地臨時調整。橢圓形、u字型的桌子，通常也是離門最遠的地方是上座，然後從最高位右側、再左側這樣的順序安排。

5、電話對談方式得體

電話被認為是第二重要的交涉方式。要始終記得自己代表的是一個公司，所以措辭還是語氣方面都應多留意。

讀者之聲

認識的一個前輩，不管遇到怎樣的人，都用非常禮貌的語言對答。跟她通完電話，無論怎樣的抱怨、疑惑最後都能得到圓滿解決。

電話是「只有聲音的交流」。所以，清脆明亮的聲音，能帶給人利落的感覺。第一聲通常要比平時要稍高一些分貝，記住doremifaso的「so」音，這樣可以給人留下幹勁滿滿的印象。

6、遞交東西有創意

職場中遞交物品也是常見的場景之一。略使小技也可以讓對方感受到貼心關懷。

讀者之聲

隔壁科室的同事總是用雙手遞交資料給我。「這是……的資料，請多關照」也是他每回必說的台詞。

不僅是文書材料，給人遞任何東西時雙手拿著是基本的禮儀。另外，文書信封的朝向盡量都有正面朝向對方，否則別人會認為你做事考慮不周。

郵件篇：

Q:回信時，出現的「Re:」就這樣不管可以嗎？

收到郵件給對方回信時，郵件名會自動加上「Re：」多次回復後會變成「Re:Re:Re」,給人偷工減料的感覺。不管怎樣說，文件名總該換一換吧？

A:工作中如果頻繁使用郵件和電話，可能會越談越沒勁，聲音到最後也會越來越沒信心，這些平時容易忽視的點現在立刻糾正回來！

如果是回復同一份文件，郵件名前帶上「Re」，可以順便提醒對方，是關於這封信的回件。比如「Re：關於明天會議的信（已知悉）」，一看文件名就知道信件的大概內容。但雖然這麼說「Re：Re：Re」一排並列寫著讓人看起來很不舒服。此時用一個「Re」就好了。至於其他信件，擬一個和內容相關的標題就可以了。

Q:公司內部的信要縮略到什麼程度比較好？

公對司內部一些信件中是否需要「辛苦了」之類的寒暄和署名有些困擾。對於同事沒必要每次都打招呼問候。看到郵件地址大概就知道寄件人是誰了吧，所以我認為署名也沒必要了？

A:雖然郵件講求精鍊，但至少它是要有溫度的。即便是公司內部郵件，寫上對方稱呼以及說些辛苦了之類的話會給人感覺更加禮貌。公司外如果是常常郵件聯絡的人也要寫上「承蒙關照」。再親密的關係也都是「商業關係」這點不要忘了。至於署名，無論公司內外都還是加上吧。而且對方要是想給你打電話，可以通過簽名檔上留下的電話立刻聯繫到你。

電話篇：