管理人員如何從瑣事中解放自己
在工作中，我們常會看到這樣的情景：領導沒時間，下屬沒事做；領導覺得下屬沒有上進心，下屬埋怨領導不培養自己。那麼，造成這種問題的原因是什麼，作為管理者應該如何將自己從具體的事務性工作中解放出來？
推薦一本有關授權和時間管理的趣味小書《別讓猴子跳回到背上》。本書通過淺顯易懂的實例，分析了為什麼管理者會深陷於各種事務性工作當中，本來屬於員工的工作是如何偷偷跑到管理者身上的，如何鼓勵員工承擔更有難度的工作職責，實現個人提升。
首先我們來明確什麼是「猴子」，在本書中，作者給出的定義，所謂猴子，就是雙方談話結束後的下一個行動步驟。猴子不是問題、項目、計劃或機會，只是解決問題、進行項目計劃或是投入機會的下一個步驟、下一個措施。每一隻猴子都有兩方介入，一方負責解決，一方負責監督。當某個談話結束時，誰負責下一個步驟，猴子就在誰那裡。
對於管理者來說，他的時間一般可以分為四個部分，老闆佔用的時間、組織佔用的時間、下屬佔用的時間，外界佔用的時間。而在這四個部分里，老闆、組織和外界佔用的時間是不太容易被壓縮的，所以縮減下屬佔用時間比例就顯的尤為重要。很多管理者的時間都被下屬佔用的時間浪費掉了，例如幫助下屬去處理本應該由下屬自己來處理的問題，即背負了下屬背上的猴子。
如果你在工作中遇到過這兩種情形，那麼恭喜你，你成功的背負了下屬的猴子：1、下屬向你請示問題時，你說讓我想一下，然後告訴你怎麼辦；2、詢問「讓我知道可以幫上什麼忙」？如果你背負了下屬的猴子，那麼下屬就會變成監督者，他們會來詢問工作的進度，領導，那個事情你想的怎麼樣了？領導，我們什麼時候採取行動。我們看到，下屬成了你工作的監督者，而你成了解決者。此時，你肯定在心裡暗下決心，一定要改變這種情況。
首先你得學會授權。員工行動的自由程度取決於任務層級與授權範圍，相對於老闆與組織，下屬可運用的任務層級有5個：5級獨立行動，例行性報告；4級行動，但需立即請示，意味著報告頻率超過例行程度；3級提出建議，按照裁斷結果行動；2級請示要做什麼；1級等待指示。從5到1，層級依次降低。當下屬的自由層級屬於1和2的時候，管理者的時間就會被下屬大量佔用。管理者必須花時間幫助下屬去想他們應該去想，去計劃的事情，為他們答疑解惑。所以讓下屬的自由層級提高到3級以及往上的層級，讓下屬可以自我管理和自我領導，管理者也不必花太多的時間來監督下屬，由此就可以大大減少被下屬佔用的時間。
讓員工達到3級的過程中，主管需要做兩件事情：1、藉由直接報告，禁止採用第1與第2自由層級，讓下屬毫無選擇機會，這樣能培養下屬擬定與推銷想法和建議的技巧。2、保證每件任務（猴子）都在下屬背上，方法就是和下屬一起討論方案和解決方法。如果當時沒有結果的話，和下屬約定好下次討論的時間，並且要求他在下次討論之前自己先想一想，有沒有更好的方法。這樣反覆訓練幾次，下屬就會習慣自己去尋找答案。當然，在這個過程當中，管理者也需要對下屬的工作做一些協助，但切記協助不是幫他們做分內的事情。比如員工提出一個很好的建議，你也認為很好，但可能在你的上級那裡會遇到一些問題，那麼你就可以協助下屬去解決這些問題，但修改和完善一份更容易讓上級接受的報告就是下屬分內的工作。
當下屬的自由層級越來越高時，管理者也就逐步將自己從瑣事中解放出來，可以去思考其他更具戰略意義的事情，而下屬本身，自由層級的提高也意味著能力的提高，可以去承擔一些更有難度的工作職責，一舉兩得！
讀書明智
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