給你一份Excel表格，你一般是怎麼處理的呢？下面的五個步驟幾乎是我必備的操作。

第一步：存檔和備份。

特別是一些重要的表格，先備份和保存一份是個好習慣。WPS和Excel中都有定時自動保存的功能，不妨開啟它。

WPS 開啟自動保存步驟：WPS選項——備份設置——啟用定時備份，並輸入定時保存時間，例如5分鐘。

Excel開啟自動保存步驟：Excel選項——保存——設置保存自動恢複信息時間間隔。

第二步：輸入內容。

一般先輸入標題和第一列，再輸入其他內容。為了輸入方便一些，可以選中區域，點擊邊框按鈕，設置好「全邊框」。

第三步：設置單元格格式。

單元格的格式包括數據的分類、對齊、字體、邊框等，設置時建議幾列一起批量設置，更高效，更美觀。尤其是數字之類的單元格，正確設置其分類是處理表格必不可少的步驟，我在《WPS Excel表格怎麼學》這篇文章中詳細論述過這種必要性，這裡就不贅述了。

第四步：計算。

上述三個步驟沒有必然的先後順序，不過在計算之前，一定要設置好數據分類。通常我們會先輸入第一行的公式，然後選中這些單元格，向下填充，將公式複製到剩下的單元格中。

第五步：美化和圖表。

表格中的數據很多，看起來就很不方便，因此，簡單美化也是必需的操作。一般，我們都會給標題設置一個醒目的填充顏色，而主體的數據部分設置一些較淺的顏色。同一類的數據設置成相同的顏色，如果數據沒有類別之分（就像下表），隔行設置不同的顏色，是個不錯的選擇。

根據數據的不同，時間和各自不同的Excel處理能力，可以進一步設置條件格式等。美化表格之後，如果你需要將數據呈現給老闆看，最後再添加一個圖表。

圖表有很多種，柱狀圖絕對是用得最多的。簡單的數據用一個柱狀圖或折線圖即可，百分比相關的一般用餅圖。如果至少有兩類數據，而數據之間的差異較大，則可以使用組合圖和雙坐標軸圖表。

注意。

函數和公式通常會設置在同一列或同一行中，切記不可在同一列或同一行中保留一部分公式，一部分數值。這樣更新這份表格時，很容易遺漏部分公式，這是很多Excel新手最容易犯的錯誤之一。

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