信息數字化、數字資產化，組織該如何保護自己的文檔？

信息化、數字化、資產化、知識化是整個信息產業的發展軌跡，也是企業信息化建設向更高層次發展的目標，並隨著這種軌跡不斷循環並可被再次利用。

文檔是信息產業的發展的主要載體和體現形式，同時也是現實留存的主要方式，它是企業研發、生產和經營等活動的真實紀錄和知識積累，也是企業重要的知識資產，隨著企業互聯網化不斷發展，傳統的文檔管理方式已經不再適合企業的發展，時代需要更高效的更符合互聯網時代的文檔管理方式。

曾經紙質文檔作為信息留存的主要載體和形式，人們對於文檔的歸檔和管理行成了一整套規範的和嚴格的管理方法。

如今信息化時代開始向數字化時代進步，數字文檔成為企業新的知識倉庫保存企業知識資源。

但人們對於這種初始階段的數字化文檔管理，卻缺少重要的管理意識，尤其是對於組織內部非結構化的數據，存在著大量優質信息的數字化資產，在存儲安全、集中管理、高效協作和分享、以及形成組織的知識積累方面更不加以重視。多數企業存在以下問題:

1、 文檔管理不重視

2、 文檔管理不夠專業

3、 文檔更新不及時

4、 文檔保存方式不合理

5、 文檔內部信息殘缺、信息不完整

6、 文檔保存易泄露、丟失

7、 文檔管理枯燥乏味

8、 收益持續持久，短期見效慢

9、 缺少管理工具

10、缺少版本留存

企業文化建設和知識積累是一個長期的過程，就像修鍊內功一樣，需要時間的積累和持續，同時更要藉助於好的方法和工具，才能實現高效的發展。

01

樹立企業知識建設理念和方向

理念是一個企業文化建設的方向，也指引我們的工作方式和方法，執行便是基於這種工作方式和方法，在企業內自上而下樹立現代化的文檔管理理念，提高全體員工對文檔管理工作的重視，是實現企業文檔管理信息化革新的前提。

02

搭建文檔管理平台, 提高辦公自動化水平

FreeM智能內容與數據管理系統可以幫助企業解決文件存儲備份、分類管理、分享協作、版本管理、許可權設置等需求，有助於提高員工的工作效率，降低企業的運營成本。

03

統一文檔管理標準，建立文檔管理制度

確定企業知識庫建設目標，制定相應的文檔管理工作制度，規範內部人員行為，制定標準化的作業流程，確保文檔管理工作規範有序，科學合理。其次要加強對員工的培訓指導，熟練業務，提升員工的專業度，使得文檔管理工作變得規範、可控。

總結

企業的發展離不開知識的積累，企業文化建設更是知識積累的長期體現，知識的積累，除了外在的運用外，還應該有企業內部的儲存機制，電子文檔便是這種知識積累最好體現形式，信息化、互聯網、數字化留給我們最大的資產便是數據，這種數據能夠儲存，便於我們學習和分析的表現形式便是文檔，所以如何管理這些文檔尤為迫切

——FreeM智能內容與數據管理系統

數據 智能 未來！

北京漢王政通科技有限公司

內容管理服務事業部

李陽：事業部總監

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