10個值得收藏的Excel技巧，看看你會幾個

1、分離中文漢字和英文字元

A列是世界所有國家的英文和中文，部分內容截圖如圖1，要把國家名稱的英文和中文分開，分別複製A1和A2中的英文字元，粘貼到B1和B2單元格，滑鼠放在B3單元格按快速填充的快捷鍵【Ctrl+E】，一秒搞定其他國家的英文名稱。複製A1中的中文漢字，粘貼到C1單元格，滑鼠放在C2單元格，按快捷鍵【Ctrl+E】，一秒搞定其他國家的中文名稱。

圖1

圖2

圖3

為什麼英文國家名稱要輸入2個才能快速填充，而中文國家名稱只需要輸入1個就可以呢？這是因為輸入中文國家名稱，Excel能立即理解你的意思，而輸入英文國家，一個還沒理解，再輸入一個就理解你的意思了。這好比你和別人解釋問題，有些問題解釋一遍人家就聽明白了，有些問題要解釋2遍甚至3遍才明白。

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2、對比同行數據是否相同

如圖4，要對比B列和C列人數是否相同，選中B列和C列數據，按快捷鍵【Ctrl+】,不同的數據就選中了，填充底紋顏色，剩下的第4行和第7行是B列和C列數據相同。

圖4

圖5

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3、快速輸入方框內打勾符號和方框內打×符號

打勾符號：輸入大寫R，字體選擇wingdings2,

打×符號：輸入大寫T，字體選擇wingdings2。

圖6

4、合併單元格求和

Excel合併單元格真是讓人又愛又恨，它可以美化表格，然而也給數據統計等帶來麻煩。如下面的例子中，如果類別不是合併單元格，我們直接使用sumif函數就可以在D列計算該類別的和，但合併後求和就不那麼容易了。

例：如圖7所示，要求在D列對A列的類別求和。

圖7

D2單元格公式=SUM(C2:$C$10)-SUM(D3:$D$10)，如圖8，選中D列全部合併單元格，把游標放在地址欄的公式最後，按快捷鍵【Ctrl+ Enter】，就可以對全部合併單元格求和。

圖8

公式原理：倒算原理：SUM(C2:$C$10)即所有數據的和，SUM(D3:$D$10)是本類別以後所有類別之和，如果二者相減，正好是本類別的和。

5、隔列粘貼數據

Sheet1工作表數據是各個產品的1-6月預算的數據，如圖9，sheet2工作表是各個產品1-6月的實際數據，如圖10。

圖9

圖10

要把sheet2的數據複製粘帖到sheet1的實際列的空白處。如果手工一列列複製粘帖，如果要複製的列數多達幾十列，那效率太低了。那有什麼辦法可以快速粘帖呢？請看以下操作步驟：

Step1:在sheet2表格上方插入兩行，對角輸入1，1，選中這2列往右拖動滑鼠複製，如圖11：

圖11

Step2:選中C列到G列數據，按快捷鍵F5，定位條件選擇「空值」，點擊右鍵，選擇「插入整列」，如圖12，得到圖13結果，這樣每列數據都插入一空白列了。

圖12

圖13

Step3:複製B4:L13數據，在sheet1實際那列空白處，右鍵選擇性粘帖「數值」，把「跳過空單元格」打勾，如圖14，點擊「確定」按鈕，就可以批量填充實際那列空白處的數據了，結果部分截圖如圖15。

圖14

圖15

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6、常規的數字格式變為日期格式

如圖16，數據都是常規的數字格式，要轉換為日期格式，如果通過設置單元格格式把常規改為日期，變為如圖17，怎樣才能變為日期格式呢？

圖16圖17

圖18

用分列功能，前2步默認選擇，第3步把「常規」改為「日期」，選擇YMD格式，如圖18，點擊完成，得到日期格式，如圖19。

圖19

這個問題也可以用本文第1個技巧快速填充實現，在A2單元格輸入日期格式2014-01-01，點擊「快速填充」就可以將整列全部變為日期格式。

7、合併日期和時間

A列是日期，B列是時間，要把日期和時間合併在一個單元格，用加號+實現，切記不要用&。

圖20

8、合併字元和日期

A列是字元，B列是日期，要把A列和B列合併，如果用&結果就讓人大失所望了，如圖21。

圖21

如何才能正確連接出需要的字元串呢？C2公式為：=A2&TEXT(B2,"yyyy年m月d日")，如圖22，用text函數，把B列的日期變為具有指定樣式的字元串，再用&與A列連接。

圖22

9、電話號碼總機和分機分段顯示

圖23

10、Excel文件行多列少，列印莫煩惱

工作中有時候會遇到一些行數很多而列數較少的表格需要列印，由於列數很少，行數多，如圖24 ，表格只有2列，行數有幾百行。列印在紙上內容集中在紙張左側了，這樣列印會浪費紙張。

圖24

如果在Excel 中排版的話，需要多次複製粘帖。既然同為微軟Office組件之一的Word具有分欄功能，我們可以把Excel中表格粘到Word中來分欄、列印輸出。按【Ctrl+A】全選表格所有數據，粘帖到word中。點擊菜單布局分欄兩欄就可以實現兩欄的效果了,如圖25。

圖25

如果要在每頁加上標題行，選中首頁的標題，點擊布局重複標題行，如圖26，列印預覽效果如圖27。

圖26

圖27

作者聶春霞簡介：2001年-2005年在江西移動工作，2005年開始就職於騰訊公司MIG，2011年開始兼職騰訊學院Excel課程講師，2015年4月出版圖書《Excel高手捷徑：一招鮮，吃遍天》，同年12月在台灣出版繁體字版。2017年5月出版第二版《Excel職場手冊：260招菜鳥變達人》。

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