超效率手冊：32個史上最全面的時間管理技巧
你的一天可以不止24小時
我的生活理念和態度是「Get More From Life」。要想做到這一點，就必須提升效率。希望本文分享的技巧和概念能為你在學習和工作中增添活力，提升動力，完成超效率人生的完美轉型。
（一）克服拖延症
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（1）周/日目標
列周/日目標是我發現的一個對抗懶惰特別行之有效的方法。周/日目標之所以有效是因為它把你要辦的數不完的事分解開來了。你不是要一下子完成所有的事，而是要每天完成一定數量的任務。通過將大量任務拆分成每天的任務量，你會更容易說服自己投入工作。
（2）限定時間
設定一個時間。在任務完成之前或時間用完之前不許停止工作。這就是限制時間的本質，要想提高生產效率，必須面對這種「殘酷」的考驗。
（3）分解任務
不明確的大型任務是滋生拖延症的溫床。為了儘快開始，你需要知道下一步該做什麼。將大的任務分解成易於行動的小任務。
（4）短跑理論
短跑理論通過鼓勵你專註完成時間表上的事情來解決這一問題，而這些事情需要一定的紀律和約束才能完成。短跑100米和跑馬拉松的關注點是完全不同的。如果在馬拉松中短跑，那你只能堅持幾公里而已。要想應用短跑理論，首先應試著找找哪些任務可以適用。接下來，是選定一些紀律性很強的任務。然後，在你設定時間表的時候，關注這個範圍。它會幫你避免太早消耗完體能或是跑得太慢。
（二）做事更有條理
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（1）少點兒混亂，少點兒壓力
我知道很多生產效率很高的人，他們經常把東西搞得一團糟。條理性的真正目的在於減少記住所有事情所需要的腦力。如果你沒有一個系統讓所有事情都井井有條，你就需要用腦子把這些都記住。然而，你的頭腦並非那麼可靠。學習條理性技巧意味著接受「少點兒混亂，少點兒壓力」的哲學思想。這說明組織有兩個前提條件：
? 你的物理環境。讓事物都排列有序，僅僅整齊是不夠的。給每個物品一個規定好的地方，避免雜亂無章。
? 你的任務和工作。有一個知道如何處理待辦事項的有組織的系統、日曆和計劃會幫你減輕許多壓力。當你的組織系統把一切事情都安排得妥妥噹噹的時候，你可以專註工作，不用隨時記住接下來要做什麼。
（2）寫出你的目標
將目標寫下來是十分重要的，光用頭腦記住是不利於完成目標的。將目標寫下來有幾個好處：
? 讓目標不被遺忘。
? 給你動力去完成目標。
? 可以讓你有一些模糊的想法，並把它們變成具體的目標。
（3）做你承諾過的事
我猜至少60%保證做卻沒做到的事情都是因為忘記了，而不是因為做不到。比如有人問你件事，你忘記回復了。他發了郵件給你，但那封郵件就躺在你的收件箱內。想要變得更可靠，第一步是記錄你的捕獲裝置上所有的話。如果有人跟你要什麼，你首先應該寫下來。在談話的時候，我不會讓任何行動進入到我短期的記憶裡面。對於這條規則，我唯一的經驗就是把這個條目直接歸入我的任務、活動或項目類別里。下一步就是保證一些模糊不清的條目可以歸入你的周和日目標中。
（三）保持活力
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（1）日常運動
沒有什麼能比運動投資帶來的回報大。不幸的是，在忙碌的生活中，運動是絕大多數人首先放棄的事情。時間有限的時候，花一小時在體育館或是室外跑步都會覺得很可笑。但是，偶爾不運動會變成幾個月不運動，然後很快，你就完全不再運動了。
（2）按周期工作
周期循環是能量管理的關鍵。你的身體應該按照「休息—恢復」的周期來工作。把工作看作一系列的短跑，而不是馬拉松，會讓你保持更加旺盛的精力。保持周期性的另一個方法是首先指定一個休息時間。給自己定一個規則，那就是無論什麼事，都要有星期天(或一周的另外一天)。每晚給自己分出一些時間不去想工作的事情。通過把你的工作限制在一個更狹小的範圍內，你就會被迫按周期來工作了。
（3）避免多任務處理
在完成一個任務的時候，你應該把全部注意力都集中到這個任務上去。人的注意力是有限的，所以，如果你把注意力投入到多個地方，你就會崩潰，而專註於一個任務會讓你的精力沉浸為「心流」。「心流」是當你將每個精神資源都投入到一個任務上去，而達到忘我的一種精神狀態。
（4）15分鐘法則
15分鐘是你對抗臨時消沉所需要的全部時間。15分鐘法則是說在任何你想放棄的時候，再多做15分鐘。人的精力是上下波動的，難做的工作會榨乾你的精力。通常，再堅持15分鐘，你就會度過這個艱難的時期，恢復精神。
（5）給你的動力再次充電
動力是能量最重要的形式。如果你情緒低落，不管早上跑多遠或者做多少個俯卧撐都沒有用。但是，長年累月地保持動力是很難的。挫折、停滯和批評都會影響你進步的速度。定期給動力充電是十分重要的，這樣我們就可以接觸到能量源。保持動力的最好方法就是回顧你的目標。看看你的進步，閱讀一下你當初設立這些目標的原因。
（四）把事情做完
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（1）完成項目，而不是完成任務
生產力不是由你做了多少工作來衡量，而是看你真正完成了多少。你不用每天都忙忙碌碌，而應該把每一件具體的事都歸入一個更大的框架或藍圖之中。否則，你只是在浪費時間，忙碌，卻沒有成效。
（2）設定最後期限
最後期限就是你時間上的預算。沒有它，計劃就會變成惡魔來侵蝕你的時間，讓你遲遲無法完成。不好完成的任務往往做一半就丟在一邊，目標看起來越來越遠。最後期限就是把這個計劃對你的價值做時間上的限定。沒有它，你在花費時間時只會一時衝動，而不會深思熟慮，做好決定。所有的項目和任務都應該有最後期限。
（3）每周回顧
每7天給自己90分鐘的獨立思考時間。不放音樂，不看電視，不玩手機，不收發電子郵件。就你自己。每周回顧能確保你付出的努力都是值得的，而不僅僅是讓自己忙碌。每周回顧應該評估一下你所做工作與最後期限的相符情況，還要評估一下你的錯誤和弱點有哪些。這樣你就有機會在即將到來的一周內提升自己。如果你覺得最近幾天沒有動力，那就試著改正錯誤，別讓壞習慣生根發芽。
（4）不要重新發明輪子
在你的項目里尋找捷徑。通過預先做的解決方案，外包或移除一個特徵，你可以省去一大部分工作。一個以任務為核心的人經常會忽略這些解決辦法，這就是為什麼我們要關注完成一整個項目，而不是只關注即將要做的事。
（5）別按照時間來獲得報酬
如果你在一家公司上班，可能公司會按每小時工資來支付你。更有甚者，公司會只是因為你露個面就付薪水。雖然這些支付方式對人力資源部門來說很簡單，但這些並不是衡量你的時間價值的理想方式。你應該按照自己完成的工作而非花費的時間來獲得報酬。
（6）被逼出來的生產效率
在壓力之下產生生產效率是最佳的。高生產效率有點兒像練肌肉。除非你使勁拉你
的「生產效率肌肉」，否則它們很可能會在慣性的作用下趨於鬆懈。這是說在提高生產效率之前，你需要安排你的日程表，把生產效率逼出來。效率不是憑空而來的。沒有壓力來逼迫你提高生產效率，很容易會浪費時間。
（五）讓你的日常工作自動進行
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（1）30天試驗
非常受歡迎的史蒂夫·帕沃利那(Steve Pavlina)推薦的30天試驗是改變習慣的最好方法之一。這個方法背後的思想其實很簡單：
? 專註於一個月內連續培養一個習慣。
? 如果你忘記了或是出錯了，重新設定時間，回到開始的第一天。
? 到第30天的時候，你的行為會被自動調節，不再需要費腦力。現在你可以在繼續或是放棄中做選擇了。
30天試驗很簡單，但效果是驚人的。我曾經用它來重新調整我的習慣，包括改變飲食、每日運動、實施行動管理方法、處理郵件等。30天試驗通過專註的力量來發揮作用。通過專註於一個月內一個行為的改變，你可以利用意識資源的1%去塑造無意識加工處理的99%。
（2）一次培養一個習慣
一次改變多個習慣往往難以成功。因為只有專註，試驗才能成功。請將30天的堅持專註於那1%上。如果將注意力分散到多個不同的習慣上，最後只能是一事無成。對很多人來說改變習慣很難，還有一個原因，那就是專註力不夠。專註一個事情一天，或者一個星期很容易，但是堅持一個月，就需要毅力了。努力適應這個習慣。
（3）始終如一
調節一個習慣的時候，要確保這個習慣每天都一模一樣。如果前後不一致，這個習慣就不會很好地養成。想像這樣一個習慣：冬天在很深的積雪裡走相同的一條路。一致性就意味著每天走一樣的路。一個月以後，你就踩出了一條很深的道，走起來也容易多了。前後不一致的話，你就會踩出很多條路，走起來也沒那麼容易了。
（4）建立一個牢不可破的標準
為了取得30天試驗的成功，我需要建立一個牢不可破的標準。這個標準就是，無論如何，你都要堅持到30天的最後一天。就算你最後決定放棄這個習慣，你也要堅持到底，不能放棄。有如此高的自律能力並非易事，但當你試著改變很難的習慣的時候，結果會讓你大吃一驚。
（六）生產效率黑洞
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（1）外包
放棄那些可做可不做的事。外包是一種流行的新趨勢，因為它徹底改變了生產效率的本質。如果完成的工作可以換錢，你可以做不止一個人能做的事情。外包打破了你一定時間內做多少事情的限制。
（2）批量處理
批量處理是把相似的任務在同一時間一起處理的藝術。你可以在一天中的某一時間集中回復郵件，而不是整個下午都耗費在這件事上，時不時地回復一個。寫作也是如此，我會在兩天時間內集中寫完相當於一整個星期的內容。對於學校作業，我也是一次性完成一個項目，絕不會持續幾個星期。
（3）避免接觸懶惰的人
態度是會傳染的。如果整天跟你在一起的人生產效率不高，他們的壞習慣也會影響到你。雖然我不是建議立刻遠離那些成就不高的朋友，但下面有一些方法可以用來增強你的優勢：
? 跟生產效率高的人在一起。
? 找目標一致的人。
? 找有好習慣的朋友。
（4）尋找指數報酬
1%的增長，如果不停增長下去會比一次增長50%要好。如果你專註做那些能給你指數報酬的事情，你的生產效率會大大提高。
（5）忠言逆耳
沒人喜歡被批評。即使你有銅牆鐵壁，也會更喜歡讚美而不是別人對你工作的抨擊。然而，如果你想要避免浪費時間，能夠聽取嚴厲的批評是非常關鍵的。
（七）做對的工作
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（1）知道你想要什麼
如果一個項目的結果並不明了，你會在很多無用的事情上浪費時間。清楚明了是大多數項目缺乏，也是幾乎沒有人能意識到的東西。在你開始一個大的任務或項目之前，先回答幾個問題。如果你不能很快回答出來並給出一定的解釋，說明你並沒有花時間弄清楚自己想要什麼。
? 我為什麼做這個項目？
? 項目完成的時候我會收穫什麼？
? 為了完成這個項目，需要具備什麼特性？
? 這個項目的主要目標是什麼？
? 這個項目的次要目標是什麼？
（2）帕累托定律
將近80%的結果都來自20%的原因，你收入的80%來自於你工作的20%，80%的工作都是在20%的時間裡完成的。這種不平等不會總是80/20(也可能是90/10，70/40或50/2)，但原理是基本相同的。你可以利用80/20法則來節省時間。
（3）迅速失敗
早死早超生，但是許多人固執地認為只要不失敗怎麼都行。你得到反饋越快，就算是項目失敗的反饋，對你也越好。
（4）做一隻刺蝟
吉姆·柯林斯在他著名的《從優秀到卓越》一書中論證了做一隻刺蝟的重要性。在希臘寓言中，「狐狸知道很多事情，但刺蝟知道一件大的事情」。刺蝟在一件事上是卓越的，而狐狸在許多事情上是普普通通的。做一隻刺蝟要比做一隻狐狸重要得多。想要在每件事上做到卓越，最後只能是什麼事都沒做好。選擇有限的幾個技能去學習是更好的策略。專註一個領域，你可以跟精通其他領域的人展開合作。但是如果你沒有一個中心的領域，你就會失去與那些分清自己的長處優勢的人為伍的資本。
（5）有目的地提高生產效率
說了這麼多生產效率的事情，到底有什麼用呢？只是節省一點兒時間或是多賺一點兒錢？對此，我想回答一下在開始部分我提出的問題：「你想要提高生產效率的原因是什麼？」
我想要給出我的答案：
?工作有激情。如果你喜歡你的工作，生產效率會幫你得到更多你喜歡的東西。儘管生產效率能幫你避免無聊的工作，但這些建議還是更適合那些想要得到更多的人。
?做有意義的事。在這本書里，我多次強調項目高於任務的重要性。原因不僅僅是項目能讓人更有效率，而且更有意義。生產效率會幫你建立一些日後你引以為豪的事情。
?不斷進步。生產效率的樂趣在於，它不是當你完成了任務清單就停下來。更有智慧地工作能提升你的生活質量。
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