企業會議活動的構成要素

企業會議活動的構成要素

會議活動是一個群體活動，必然由眾多不同的個體或群體組成。只有了解到這些各司其職的個體或群體，才能因地制宜地開展會展服務②。

1.主辦者

會議的主辦者是會議活動的具體組織者，其任務主要是根據會議的目標和規則制定具體的會議方案並加以實施，為會議活動提供必要的場所、設施和服務，確保會議正常進行。

會議的主辦一般有以下幾種情況：

(1)由相關領導機關主辦

在一個管理系統之內，負有領導和管理職權的機關往往需要通過會議的方式，宣布決定、傳達指示、通報情況、布置工作、聽取意見，這時，會議的主辦者一般稱為會議召集者。

(2)由會議的發起者主辦

—些協作性、交流性的會議，主辦者常常由會議活動的發起者擔任。比如國際匕的學術會議，就是由一個組織發起並主辦，或由幾個組織聯合發起並共同主辦的。

(3)輪流主辦

很多合作性和學術性組織都要召開經常性會議或例會，每一個成員單位（包括國家、地區或非政府組織）都有主辦會議的權利和義務，輪流主辦會議可以使每一個成員單位的權利與義務達到平衡。

(4)通過一定的申辦程序確定

一些重大的會議活動，由於具有一定的政治、經濟等方面的影響，同時也為了提高會議的質量，於是採取申辦競爭程序來確定主辦者。申辦程序和條件一般要在會議規則中加以明確。

2.承辦者

承辦者即具體落實會議組織任務的機構或個人。一般情況下，會議的主辦者即承辦者，有時也有所區分。

承辦者可以是主辦方內部或外部的人選。如果一名內部承辦者（主辦會議組織中的成員）受命承辦會議，他可能在籌備會議期間增加一個不同於本職的頭銜。在一些組織中，這種情況已經開始發生變化，公司會議策劃協會和政府會議策劃協會等團體的建立就是一明，這些團體的成員主要負責擔任其組織的會議承辦者。

外部承辦者通常是會議或相關行業中的專業人士。現在出現了越來越多的提供會議承辦服務的公司。

3.與會者

與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會的人數越多，會議的規模越大。會議成員一般可分成四種資格，資格不同，其在會議中的權利和義務也不同。其中包括正式成員、特邀成員、列席成員、旁聽成員。

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