超市業績不好，就是商品訂貨的問題
採用系統訂貨已經不是高科技技術了，大部分超市都能做到系統訂貨，但是真正用好系統訂貨的超市公司還是不多，筆者曾經擔任過多家公司的執行總經理，發現大家認為很簡單的系統訂貨，真的有點愛您不容易，當前大部分公司在商品管理方面暴露出很多問題都是因為沒有有效準確實施系統訂貨所致，為此，完善與實行系統訂貨已經是刻不容緩，對於實行系統訂貨，提出如下相關建議：
一、系統訂貨的模式：系統訂貨的可以分為三大類：
第一類：自動訂貨系統（OPL）：電腦根據預先設定的條件定期自動生成訂貨單，稱之為自動訂貨系統（這種方式在理論上來講是最先進的，但是實際操作中會因為存在過多的不確定因素，導致訂貨不準的現象時有發生，由此建議這種訂貨模式只能作為稽核與補充）
第二類：手工訂貨系統：根據自己門店或者區域的要求，定期或者不定期利用系統，根據設定的相關條件，綜合各種因素手工輸入訂貨數量、商品、供應商，生成訂單，稱之為手工訂貨系統。（這種模式會增加很多的工作量，但是訂貨準確性相對比較高）
第三類：半自動半手工訂貨系統：訂貨人根據需要或者計劃手工輸入商品（或者供應商），系統自動根據輸入的條件自動跳出該供應商的需要訂貨品項及建議數量，手工進行修改後形成訂貨單，稱之為半自動訂貨系統（這種模式其實就是上面二種模式的合併，解決了純自動訂貨由於過多的不確定因素造成的訂貨不準，同時又大大減少了工作量，這種方式值得我們推廣，更值得我們在推行系統訂貨初期的重視）
上述三種訂貨系統其實是相輔相成的，門店或者採購可以根據環境等因素自由選擇訂貨類型，建議在一般情況下採用第三類訂貨模式，具體有以下三種訂貨方式：
1、知道某個單品，卻不知道供應商，也不知道這個供應商到底有哪些商品需要訂貨的情況人工輸入知道某個單品的商品編碼，系統自動跳出主供應商與該商品的主供應商相同的需要訂貨的商品及建議訂貨數量，人工進行修改後形成訂單——這種訂貨方式主要是在明知某個商品需要訂貨時採用，用於臨時訂貨。
2、知道所有需要訂貨商品，但是這些商品或許是同一個供應商，或許是不同的供應商的情況輸入人不要知道這些商品的供應商是誰，更不要知道配送模式是直送還是配送，只要籠統地輸在一起，系統自己會根據主供應商按照供應商分別生成訂單，人工修改數量後形成正式的訂單。——按照常規，只要我們能認真執行相關的訂貨流程及營運規範，這種方式應該是使用不多的，這種訂貨方式主要是適用於一種情況是檢查下來有缺貨現象的統一訂貨；第二種情況就是用於檔期促銷商品訂貨；第三種情況就是用於團購或者特殊情況下，第四種情況就是系統自動跑出需要訂貨商品後修改數量根據供應商分別形成訂單。
3、知道供應商，不知道這個供應商有多少商品需要訂貨的情況輸入人只要輸入供應商的編號，系統會跑出該供應商的所有需要訂貨的商品及建議訂貨數量，人工就行適當修改後形成訂單。——這種訂貨方式是最最普遍的，也就是在日常計劃性訂貨時採用，重點是要計劃好每天訂貨供應商，這種方式在平時可以採用計劃性訂貨，如遇節假日就不能按照計劃訂貨了。
無論採用何種訂貨方式，建議訂貨數量是系統必須要提供的，要提供建議訂貨量根據建議訂貨數量公式（建議訂貨數量=設定安全天數*DMS-當前庫存量-在途量，）以下幾個指標確保相對準確性是關鍵：
1、日均銷量（DMS）——主要是要關注正常DMS和促銷DMS，如果系統能做到在商品的促銷期，自動選擇促銷DMS，那就更加好了。
2、設定安全天數（安全可銷天數）——關鍵是公司要根據每個分類的商品的動銷情況制定不同的安全天數，大體上雜貨類商品的可銷天數在15天，百貨類商品在30天左右，如果設定安全天數包含供應商送貨周期在這裡就不用考慮供應商送貨周期了。——這裡安全庫存量主要要考慮商品的賬期，安全可銷天數必須小於賬期，同時要結合供應商的送貨周期
3、當前庫存量——關鍵是控制商品的虛庫存，以及儘可能減少不可銷售商品的庫存。
由此可見，在商品訂貨時只要考慮商品日均銷量、可銷天數以及當前的庫存量三大指標，採購在控制配送中心庫存時也只要考慮這三大指標，不需要了解商品在每個門店有多少庫存量，只要考慮當前配送中心的倉庫里按照當前的日均配貨量，還能配幾天就行了。
二、關於實施系統訂貨之前需要做的準備工作
要實現系統訂貨關鍵是系統基礎數據的準確性，由此在實施系統訂貨之前我們必須做好以下幾點的準備工作：
1、完善盤點機制當前我們的盤點的目的主要是了解一段時間內商品的損耗情況，這只是商業早期盤點思想，在現代零售業中盤點的關鍵目的是通過盤點認列來調整系統基礎數據的準確性，由此要實施系統訂貨，我們必須完善公司的盤點機制，從而確保系統數據的準確性，具體建議如下：
（1）、完善盤點方法建議我們每二月對商品必須進行一次循環盤點，即採用循環盤點的方法（系統支持分類盤點、貨架盤點、重點商品盤點、大盤等方式的盤點）
（2）、轉變觀念循環盤點的目的不僅僅是了解商品的損耗問題，而是要通過盤點認列來調整基礎數據和準確性，由此就需要在盤點時重點要關注每個商品都盤點正確。
（3）、組建及明確盤點領導小組職責公司盤點領導小組必須擔負起監督職責，一是監督門店盤點計劃制定及實施情況；二是監督門店盤點的準確性；三是對未執行盤點計劃或者未完成盤點計劃的門店進行處罰
（4）、執行盤點的詳細計劃建議每周至少對一個大類商品進行盤點，二個月內要把所有的商品全部盤點一次，可以設定每周日和每周四進行盤點（遇到節假日順延）
2、確保商品基礎資料準確性
實行系統訂貨關鍵就是基礎數據的準確性，其中商品的基礎資料準確性尤為重要，以下幾方面的資料準確性直接影響到系統訂貨：
（1）、供應商資料包括供應商的傳真電話、名稱、供應商所對應的商品資料以及商品的配送模式
（2）、商品的基礎資料商品的條碼、箱入數、商品的狀態、商品的屬性或者分類以及每個商品所對應的供應商。
（3）、垃圾數據一些已經沒有用的數據清理，即在某個時段內存在的「三零商品」
零進貨商品在某個時段內一直沒有進貨的但電腦庫存不為的商品
零銷售商品在某個時段內一直沒有銷售記錄，且當前庫存為「」的商品
零庫存商品在某個時段內一直沒有銷售記錄，沒有進貨記錄，且當前庫存為「」的商品
3、門店SKU的定編門店SKU定編能加快計算機的運行速度，減少訂貨人員的工作量。根據當前情況看，商品SKU定編必須與系統訂貨工作同時開展，因為如果先做商品定編，但沒有進行系統訂貨會產生大量的錄單錄不進的商品(因為我們收貨時是無法確定哪些商品的引進暫停進貨和銷售的，沒有使用盤點槍收貨)；如果先做系統訂貨再做SKU定編，這樣我們系統垃圾數據會很多影響計算機的運行速度，從而直接影響到訂貨工作量。
4、訂貨方式的確定關於系統訂貨方式及種類等相關問題上述已經表明，現在的問題是確定採用何種方式進行訂貨
5、準確設定庫存安全天數庫存安全天數的設定是系統自動訂貨的關鍵，並且庫存安全可銷天數與季節、商品類別、供應商都有關係，設定庫存安全可銷天數是一個複雜而繁重的工程，由此建議系統訂貨時能根據供應商或者商品類別修改可銷天數設定。（建議可以每個供應商和每類商品的結帳賬期進行設定安全天數）
6、門店管理機制的轉變實施系統訂貨後，門店訂貨人員是越少越好，只能集中在二個人進行訂貨，個別小門店集中在一個人訂貨。
7、商品庫存準確性要求比較高通過系統訂貨，對於商品的當前庫存量的準確性比較高：
（1）、門店的商品虛庫存、負庫存必須及時調整。
（2）、各業務環節必須嚴格按照規範操作，盡量避免虛庫存及負庫存的發生
（3）、對於有花色的商品訂貨會有一定的問題。
三、實施系統訂貨的步驟：
（一）：以門店為單位進行SKU的初步定編，具體方法如下：
第一步所有有庫存的商品進行鎖單（其中包括負庫存商品）各個採購主管負責，所需時間大約3天。
第二步做加法零庫存的新品，暫時缺貨，DMS不為「1」的商品，虛庫存商品（必須是系統庫存為零，實際有庫存的商品），一線品牌所缺的規格/單品全部在加上去有各採購主管負責，所需時間大約2天
第三步做減法滯銷商品（三個月之內有庫存，但是銷售為「」的商品），價格節點比較臃腫的商品同質商品（先淘汰三線品牌，再淘汰二線品牌），有採購主管負責，所需時間大約2天
第四步初步將每個分類按照門店為單位進行經營品項數的鎖定，其他的數據全部進入作廢狀態，凈化系統的基礎數據
（二）、制定每個小分類的商品安全可銷天數（也可以按照不同的供應商進行設定安全可銷天數），但必須堅持的是安全可銷天數必須小於結帳賬期，如果商品銷售周期比較長，只有延長結帳賬期，並將相關的要求列表後告知門店，統一門店設置商品安全天數。此項工作有採購主管負責，所需時間最多不能超過5天。
（三）、制定相關的流程及營運規範
1、盤點流程及營運規範
2、商品訂貨流程及規範
3、商品收貨流程及規範
4、商品訂貨後追蹤流程及營運規範
5、商品退廠（返倉）操作流程及營運規範
6、供應商查看訂單、憑訂單送貨等流程及營運規範
（四）、培訓工作
1、店長培訓了解系統訂貨流程，系統基礎數據準確性維護要求
2、課長、採購主管了解系統訂貨操作方法以及訂貨技巧、虛庫存的避免與處理辦法
3、供應商主要是如何獲取訂單，如何憑訂單送貨等
（五）、全面盤點工作在實施系統訂貨之前，所有門店必須進行全面的盤點工作，確保系統數據的準確性，之後對與經常會出現虛庫存的商品每周必須循環盤點一次，形成常態化。
建立合理完整的訂貨體系是提升營運水平的最關鍵的體系，要建立完整的訂貨體系，一定不能忽略根據各個門店制定的訂貨行程及送貨行程，只要營采通力合作，訂貨體系會得到很大的改善，門店的缺斷貨率會得到有效的遏制。
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