學會這三個方法，用印象筆記就能管好項目

長期看電腦玩物的讀者，應該知道我是基隆人。所以當去年基隆海洋大學邀請我去上課時，我也欣然應允，幾次演講很受歡迎，於是陸陸續續把我的時間管理、 Evernote、 Google 三大主題講座都開了一輪，其中他們又對 Evernote 特別感興趣，還開了一整日的工作坊。

在 Evernote 工作坊中，有朋友詢問了一個非常到位的問題：有沒有工具可以同時解決我的三個工作需求呢？

我想要把任務分組，讓我能管理各部門任務；

我又想看到這裡面重要緊急的任務；

有些完成的任務，我還希望一段時間後可以追蹤複查。

我說，有不少工具可以做到，而我們現在正在練習的 Evernote 也可以！

如果是我，應該會像下面這樣，在 Evernote 中這樣設計我的工作流程，提供我的答案給大家參考。

如何把任務分類到各個項目、小組？

我的習慣是「一個任務一則筆記」，在這則筆記里包含任務的待辦清單、參考資料、企劃大綱。所以要分類任務，也就是分類這一則筆記。

接下來我會利用 Evernote 的「標籤」來建立項目、小組分類，假如我是主管，這個任務是 A 項目要做，就加上「 A 項目標籤」。這個任務是電腦玩物小組要做，就加上「電腦玩物小組標籤」。

用「標籤」做任務分類的好處之一，是一個任務可以同時分類到多個項目、多個小組，只要在同一則筆記加上多個標籤即可。

這樣一來，點開某個標籤分類，就能看到屬於這個項目，或是屬於這個小組的任務筆記了。

當然，你也可以用「記事本」來分類任務筆記，尤其如果你需要跟其他人共用合作時。但是記事本就只能一則筆記放入一個記事本，就看哪個需求更適合你。

如何過濾出重要緊急任務？

我們不只需要把任務根據項目分類，還需要定義出其中最重要、最緊急的，讓我們可以每天優先關注這些重要任務。

如果是我，一樣會利用「標籤」來過濾出這樣的任務。在前面同一則任務筆記，可能他已經被分類到某個項目、小組標籤，這時候可以再加上一個「重要任務」標籤。

把少數真正重要緊急的任務，加上重要、緊急的標籤即可。

之後同樣可以單獨點開「重要任務」的標籤分類，就可以看到哪些任務應該優先處理。

或者可以同時點選「重要任務」與「電腦玩物小組」兩個標籤，就能看到電腦玩物小組裡面的重要任務。（選取兩個標籤最快的方法，就是同時「搜索」這兩個標籤關鍵字即可。）

如何過一段時間記得追蹤任務進度？

同樣是剛剛那則任務筆記，我現在已經將其做好項目分類，並且定義為重要任務，如果這則任務筆記完成了，可能不再重要緊急，我只要在這則筆記上把「重要任務」標籤刪掉即可。

但是，這時候我可能想要過一個月後，檢查一下這任務的狀態，看看有沒有需要補充的。

後續要追蹤時，我就會在同樣這則任務筆記上，點擊 Evernote 的「時間提醒」按鈕，設定好「一個月後提醒」。

這樣一來，一個月後 Evernote 會發出通知，並且這則任務筆記會出現在記事清單上方的「提醒事項清單」中，我們就不可能漏掉需要追蹤的任務了。

上面這個流程的好處是，從頭到尾都是「同一則任務筆記」在作業，這個任務的所有行動、企劃、資料都會持續累積在筆記中，而我只要利用「標籤」、「提醒」，就可以同時讓任務根據項目分類、根據小組分配、過濾出重要優先順序、提醒追蹤進度。

是不是簡單又有效的管理方式呢？你也可以試試看。

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