提高老外郵件回復率的技巧竟然是這樣的！

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問：怎麼才能每天都收到這種類似文章呢？

網上關於如何寫好開發信，客戶郵件的例句或者模版有很多，但幾乎所有的「建議」都沒有足夠的數據支撐，有時候還有一些矛盾點存在。

因此，Boomerang公司對4000萬封電子郵件做了一個調查研究，想要找出能促使收件人回復郵件的重要因素。數據結果非常有趣，他們決定分享出來。

1. Write like a 3rd grader 像三年級學生一樣寫作

高難度的回復率

最令我們驚訝的是，電子郵件的閱讀難度會對回復率產生巨大的影響。

Boomerang公司表示其中，處於三年級水準的電子郵件是最佳的。它比具有大學水準的郵件發出率高36%，回復率高17%。這對於很多標榜自己是「學霸」的人來說，無疑是當頭棒喝。當然，此處我們絕對沒有譴責當前英語教育的意思，只是在實際的工作溝通過程中，發送郵件時，嘗試簡化自己的辭彙，語句，會收到意想不到的好效果。

當然，文章的中心內容是非常重要的。比如，如果你是要給客戶介紹產品明細，那麼你確實得把產品的每一個功能和結構特點做出詳盡的描述。但假如你是想要詢問客戶某個問題或者告知對方你已經確定某事的話，請不要使用太多複雜的單詞。大概在三年級的英語寫作水平就可以了。

有人問，閱讀難度怎麼評判？通常是你寫出的句子包含的單詞數以及每個單片語成的字母個數。總之，就是盡量使用簡單的單子和句子來表達自己的中心思想。這樣收到郵件的人不會感覺很累。

2. Write with emotion 使用「情感性」辭彙

情緒反應率

影響郵件的回復率的另一個重要因素就是單詞的「情感性」。

比如表示積極含義的 great / wonderful / delighted / pleased，或者是表達消極含義的 bad / hate / furious / terrible 這些單詞。我們發現使用帶有感情色彩辭彙的郵件比不帶感情的郵件回復率高10%-15%。

對於銷售工作人員而言，在郵件中有一些「溢美之詞」往往可以將郵件的回復率提高15%，但如果過多的使用，則會讓客戶感覺反感。其實很好理解，假設一個素未謀面的人給你寫的第一封郵件就充滿了「討好」，你會不會覺得他「不懷好意」。

曾經有一個情緒分析器給人類做出一個「情緒評分」。範圍從-1到1，而0則是保持中立，不誇不損的態度。通過以下幾句話來感受一下：

Hey, I was thinking about you earlier. Do you want to get pizza?

嘿，我之前還想到你的，你想來點披薩嗎？

解析：這是0，如果帶有一點點積極性會提高回復率。

Hey, I』d definitely like to get together next week. Do you want to get pizza?

嘿，我真的很像下周跟你一起玩，你要不要來點披薩？

解析：0.35的積極情緒。這個程度就很適合發郵件的時候使用。

Hey, it would be really great to see you and catch up. Do you want to get pizza?

嘿，能夠碰到你真的是太開心了！你要來點披薩嗎？

解析：0.55的積極情緒。這種程度比上一句過了一點，但比平平無奇的好。

Hey! It would be absolutely wonderful to see you! Do you want to get pizza? I』m so excited!

嘿，見到你簡直太棒了！你想要來點披薩嗎？我真的太興奮了！

解析：超過0.9的積極情緒。這就有點太誇張了，我們通常不會建議。

同樣的，極端負面的郵件自然也不會有高的回復率。但是適度負面的郵件，同樣比平平無奇的回復率高出13%。

目前市面上關於電子郵件情緒測試的工具很少，也很複雜。大多數文字處理器可以測試文章的水準，但情緒很難。因為它得通過技術在後台抓去數據，有點類似電影的影評，通過抓去評論中的「情緒詞語」的比例，來做出判斷給出評分。

但郵件溝通跟電影不一樣，它的信息太多，參與的人員數以億計，因此很難給出一個確切的數據。因此我們在寫郵件跟對方溝通的時候，對於情緒詞語的把控還需要自己來判斷。

3. Write short (not too short) emails 寫短（不是太短）的郵件

電子郵件長度的回復率

電子郵件的最佳長度在50-125個單詞之間，所有這些長度的回復率均高於50％。

經調查表明，郵件的回復率從125字的50%逐漸減少到500字的44%。之後會緩慢降低，而當你的郵件達到2000字左右，回復率會急劇下降。

因此，最好將郵件控制在125字以內。但如果需要說明或溝通的細節多，也不必擔心。將你想要表達的描述完整，但不要添加無關緊要的內容，而字數最好不要超過2000。在那之後回復率會降低到32%以下。當然，如果你想要發送一本長篇小說的話，也請你放在附件發送（這只是個玩笑）。

另一方面，50字以下的電子郵件的回復率降低的幅度更大。

數據顯示，一封25字的電子郵件和2000字的一樣，只有44%的機會會得到回復。除非你是競選總統，否則發送太短的電子郵件意味著將丟失約30％的回復。但最不可取的就是只有主題沒有正文的郵件，回復率只有11%。（其實我很驚訝這樣的郵件居然還有回復）

目前，大多數文字處理器都能顯示文本字數。請盡量控制在50-125字之間，這樣給收件人的觀感是最舒服的。

4. Use short (very short) subject lines 使用短（非常短）的主題行

主題長度回復率

通過電子郵件營銷的資深人士都知道，郵件主題的描述是高回復率的關鍵步驟。同樣，主題的字數也會影響郵件的打開率和回復率。

但調查結果顯示的長度比我們預期的要短。僅有3-4個單詞的主題（不包括Re:和Fwd:）收到的回復率竟然是最高的。

而隨著字數的增加，郵件的打開和回復率在緩慢下降。因此，如果是需要表述清晰而加詞，那麼沒事。不然還是得盡量簡潔！

以下是我們調查的一個圖表，顯示回復率高的主題單詞和回復率低的主題單詞。

注意要避免的單詞

從圖表來看：

回復率高的單詞包含：apply / oppprtunity / demo / connect / payments / conferences / cancellation。

回復率低的單詞包含：confirm / join / assistance / speaker/ press / social / invite。

5. Write questions and subjectivity emails 郵件包含「疑問」或「主觀性」

QUESTIONS

包含問題回復率

圖表顯示，郵件中包含的「疑問」也會影響回復率。

我們發現包含1-3個問題的郵件回復率比毫無疑問的郵件回復率高50%。但也不能全部都是問題。包含3個問題的回復率比8個問題的高出20%。

SUBJECTIVITY

主觀性回復率

如果你發郵件的風格只是「陳述事實」，那麼你應該考慮在你的信息中加入更多的建議或者主觀性。

郵件的主觀表達越多，回復率越高。數據顯示，帶有主觀性的回復率高達50%，比客觀描述的回復率高8%。但這邊要注意的是你的主觀表述是否是積極的，是否是對業務推進有利的。

6. Right time to send 在對的時間發送

研究表明，經常使用郵件溝通的人每天會收到147封郵件，花費2.5小時處理。

而在147封郵件中，有71封會被刪除，而這隻需花5分鐘。

在剩餘的郵件中，只有12封是會被認為跟工作有關並且是必要回復的。通常人們會花大約90分鐘來處理它們。

因此選擇對的時間發送郵件至關重要。

數據表明，一大早或者午餐前發送郵件的回復率高於上午或者下午發送。最好設置在上午6.am.，但此處要注意的是，各國的時間不同，因此需要具體時間具體對待。

調查結果還顯示，大多數人認為對方閱讀郵件的時間集中在上午的9.am.而結果顯示竟然是5.am.和6.am.，這很令人驚訝。但這是大數據顯示，如果你的客戶來自不同國家，那麼不妨詢問對方相關時間。

郵件對於外貿人的工作非常重要，希望以上數據分析對您的郵件發送有所幫助。

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