終極個人管理系統：教你成為一個高效的「整理狂」

編者按：我們每個人都可能會經歷這樣的時刻——電腦桌面堆滿了亂七八糟的資料和文件夾；每天早上對著衣櫃發獃，不知道今天要穿什麼；每個月剛到手的工資不知道花到了哪兒。也許，學會給生活做減法才是提高生活質量的正確打開方式。不妨閱讀這篇整理狂魔的經驗之談，感受「斷舍離」和高效個人管理系統帶來的快樂吧。本文編譯自Medium原題為Ultimate Personal Management Systems的文章。

認識我的人都會說我是個整理狂——我把襯衫按顏色和式樣分開；我總是自豪地向同事展示自己的收件郵箱里郵件數為零。

我的秘訣是什麼呢？我稱之為個人管理系統——它是一種能夠確保一切所需任務都能被完成的框架。

人們在日常生活中經常下意識地使用「個人管理系統」，有時甚至自己都不會注意到。

最典型的例子就是購物清單，列出清單後你在超市裡不會忘記自己要買什麼。一些人專門為此下載了手機App，另一些人則更喜歡用筆和紙。

每個人都試圖達到相同的效果：記住應當在超市買什麼，然而不同的人使用不同的系統來實現這個目標。

系統的存在有很多原因。它的優勢如下：

時間：比方說流水線每年能為公司節省數百萬小時

金錢：例如銀行不再給客戶寫信，而是發布在線聲明

精力：比如鬧鐘可以防止你不小心睡過頭

有時系統可以同時具備多個優勢：Evernote同時為你節省了時間和精力：你只需要做筆記就可以了，當需要某條特定筆記時，你立刻可以找到它（當然前提是你以正確的方式使用Evernote）。

一個完美的系統能夠同時具備以上三種優點，因為它解決了三個問題。當然，大多數系統只能解決其中的一個或兩個問題。

看看你日常生活中每天重複做的事情吧——起床、穿衣、洗澡、走路或開車去上班或上學，你完全可以使用個人管理系統來優化這些日常。事實上，你可能已經在這樣做了，比如在尋找一條更便捷的上班路線。

你可能沒有意識到生活中的一些系統，但它們確實是存在的。我為了發現這些系統甚至做了整整一周的筆記，發現了一些我每天都會做（甚至一天做幾次）的重複性工作。

第一步是查看你每天的重複性任務。然後檢查已有的系統以及可以優化的地方。

首先你要問自己一個問題：我需要一個管理系統嗎？

有時你並不需要一個組織完美的系統。

讓我們把討論的焦點集中在「是」的回答上。接下來我要介紹自己如何建立一個可以完全避免錯誤出現的個人管理系統。

如何建立一個管理體系？

你已經完成了評估管理系統需求的第一步。太棒了！現在是制定系統的基本規則的時候了。

你的系統必須完美契合大腦的自然思考過程，而不是給你設置新的學習任務，這樣能消除將來使用這套系統時可能出現的阻力。

例如：

在決定穿什麼衣服時，大腦的默認過程是根據天氣來判斷。它記得你因為決定穿T恤而非毛衣所以感覺冷的時候。觀察窗外的天氣，你的大腦就會決定應當穿什麼。

那麼把你的衣服按類型分開是有道理的：T恤、Polo衫、襯衫、毛衣、夾克和厚外套。把所有衣服按類型放在一起意味著之後你要做的僅僅是挑選喜歡的顏色。

因為你的大腦懂時尚，所以你只會用有限的集中顏色來搭配紅褲子。這就是為什麼按照不同的顏色來整理你的衣服也是有意義的。

這樣就能保證最終你只需從幾件衣服中挑選要穿的衣服，而非整個衣櫥。

同樣的想法也適用於任何個人管理系統。把它設置成你大腦的工作方式，將使它更容易被接受、被適應、被長期使用。

你不會想花時間去思考和設置一個系統，只是為了停止使用它。或者——更糟糕的是，你每次都要完成額外的步驟。

從本質上來說，一個生產力系統必須滿足三個要點：

1、容易搜索

你必須在5秒內找到任何想要找到的東西。

不管是E vernote里的電子記事本還是相冊里的紙質掃描筆記，你都必須迅速找到你想要的東西。

換句話說，圍繞系統的整個組織結構必須能幫助您提高效率，否則它將失去意義。

2、最少的設置過程

你當然希望能夠快速完成管理系統的設置，並一勞永逸。

創建系統的首要和唯一原因是它能使您的生活變得簡單，而不是更複雜。不要在試圖設計一個「完美的系統」的同時讓它的使用和設置變得超級複雜。

少即是多，不要讓事情變得複雜。有時候系統越簡單，效率就越高。

3、易於維護

設置好系統後，你會不斷地往裡面添加東西，無論是衣服、筆記電子郵件。

這意味著您將通過向系統輸入更多內容來影響系統，而擁有一個易於維護的系統將確保它始終秩序井然。

遵循「兩個行動」的原則：如果完成它需要兩步以上的行動，那麼你就錯了。比如，如果你正在尋找一本電子書，你必須通過點擊兩次文件夾才能找到它，那麼這個系統就不行。

文件夾不是大腦工作的方式。大腦通過思考來找到某樣東西並進行工作。你應該進入文件夾並通過名稱搜索它，而不應該依賴於文件夾內部的層層組織。

遵循這三條規則，系統就能夠簡化你的生活（而不是使生活變得複雜）。

我們已經介紹了所有管理系統的要點，那麼是時候對你的系統進行更深層次的思考了。

你要問自己一個問題：我要解決的主要問題是什麼?

我們常常忽略了自己創建一個特定系統的原因：我們只想讓它被組織起來，不為別的。

這通常是那些突然想把極簡主義作為生活準則的人們面臨的困惑。他們只是單純因為想要擁有更少的東西，而去擁有更少的東西。他們「加入極簡主義」僅僅因為它很酷，或是因為每個人都這麼做，或是因為它很時髦。

這些人中的大多數會在幾個月或幾年後重新擁有他們曾經擁有過的東西。極簡主義的生活方式只是一個潮流的「階段」，現在擁有很多東西又成為了一件時髦的東西，於是他們又可以快樂又自由地購物了。

我不是一個極簡主義者，但我嘗試過一種極簡主義者的生活。主要原因不是我不喜歡擁有東西。我只在能使自己快樂的時候擁有東西。我覺得擁有更少會讓我有更多的思考空間，能讓我用更少的錢做更多的事情。我稱之為「習得性極簡主義」。

要寫博客，你所需要的只是一台電腦：我用Evernote和谷歌文檔寫所有的文章，它運行得很好。我不需要花哨的軟體來做已經可以做的事情。

同樣的邏輯也適用於減肥。減肥者不是想解決問題，而只是想更符合社會審美規範。這就是為什麼大多數人在不久之後會反彈，因為他們的動機是錯誤的。

幾年前我決定開始減肥。因為大學裡不健康的生活方式，我有點超重、睡不好覺、吃垃圾食品，還喜歡喝酒。當時我的主要減肥動機是變得更健康、更高效地完成工作、讓自己感覺更好和增強自己的信心。

當然了，我不介意讓自己看起來更好看，或是擁有腹肌。

然而，如果我當時的目的只是為了讓自己在沙灘上看起來好看，那就大錯特錯了。今天我仍然有每天堅持使自己保持敏銳和良好的狀態的小習慣。我沒有反彈，正是因為我還想繼續實現這個目標。

總之，你時刻要記得最初的問題：你想解決的是什麼痛點？

答案可能是花費更少的錢，或是不忘記東西，或是更快地做出決定。無論它是什麼，確保您時刻牢記它——你將圍繞這一目標構建您的系統。

痛點越突出，你就越頻繁地使用你的系統，希望在它某一時刻能減少痛苦、帶來快樂。

構建最小可行系統（Minimum Viable System，簡稱MVS）

現在我們已經完成了基礎工作，是時候開始考慮系統的體系結構了。

這包括考慮你將要設置的系統層次結構。你需要多少個層級？你需要多少步驟才能達到更深層級？

我再怎麼強調也不為過：越簡單越好!

構建一個更簡單的系統意味著你將會完善上述三個主要規則。簡單的系統更容易搜索，需要更少的設置步驟，並易於維護。

系統構建的過程容易誤入歧途，把信息劃分為最微小的單位。

例如：

人們在電子郵箱中設置了多個過濾器和文件夾來劃分各種電子郵件。這讓他們覺得很有成效，同時也讓一切顯得井井有條。而這遠非理想狀態，簡化系統會讓你的郵箱更簡介。

拿我自己來說，我只有一個通訊文件夾。這意味著我訂閱的所有網站最終都被分到同一個文件夾中。

為什麼這很重要？

這意味著我能在幾分鐘內瀏覽完並批量處理這些郵件。這比瀏覽多個文件夾和分類來讀取所有的郵件要簡單得多。

搜索也變得更簡單。比方說，如果我想搜索業務通訊，我只需要在一個文件夾里搜索。

我只用不到5分鐘時間來自己的郵箱，如果我訂閱了新的時事通訊，我只需在過濾器上添加一行新的地址（花費時間少於10秒）。

我有其他給家人、朋友和每個工作項目設置的文件夾。

同樣的原則也應當適用於您的系統。

首先，思考你可以根據什麼分類，你需要創建什麼分組。

你可以在一張紙上畫出最初的架構草圖，或者，如果你想讓它顯得更酷炫，不妨使用一個思維導圖應用程序，比如清晰的Balsamiq（Paint也可以）。

這個問題在數字世界中更常見。我們在現實生活中經常面臨的問題在網路上是不存在的，因為信息技術給了我們幾近無限的空間。

給不同顏色的襪子專門分配不同的抽屜是很奇怪的——你會有專門放黑色襪子和藍色襪子的抽屜嗎？這是不可能的：物理空間是有限的。

在虛擬空間中，我們經常忘乎所以地創造幾百個文件夾，而實際上只需要幾個。

最後，如果你正在設置一個系統不僅僅給自己使用的系統，那麼記得讓它變得容易被其他人學習和使用。

構建一個複雜的系統很容易讓人成就感爆棚，然而最終你會發現只有你在使用它，這在公司里挺常見的。

你要做的是：

比如你正在建立一個新的社交媒體發布系統，那就確保你能在十分鐘內解釋完畢它是如何工作的，並在收到團隊的反饋後及時調整。

接受批評的意見——有時候我們離問題太近了以至於看不到更容易的解決方法。

在最極端的情況下，我想說的是，您應該始終有外部力量來檢查您的系統（無論是個人系統還是其他系統）。

你會對他們指出的缺點感到醍醐灌頂。

第一次清理

你已經完成了系統的架構。太贊了！讓我們開始對所有將進入系統的已有內容進行第一次清理。

比如說，假設你想在iTunes上整理你的音樂。把分散在硬碟、雲和移動設備里的音樂都添加進去是很有意義的，這將確保你能在iTunes里找到所有的音樂。

為了讓生活更輕鬆，並快速享受系統帶來的便利——尤其是如果你擁有數千個項目——你要批量處理它們。遵循八二規則：用20%的時間處理80%的事情。

專註於你可以批量處理的所有事情。你想找到一些你可以減少或刪除的東西，比如說iTunes里那些你不會再聽的音樂。只需輕輕一划就可以快速刪除它們，讓你有時間專註於目前最喜歡的音樂。

很多人在不得不從生活中刪除一些東西的時候都會犯錯誤。他們害怕自己以後會需要它，對實體物品而言尤其如此。相信我，不會的。把它刪掉，給自己的生活做個減法吧。

完成這項斷舍離的工作後，你可以把精力集中在對你而言真正重要的事情上。

我舉個自己的例子：在整理Pocket時，我刪除了幾乎所有與播客、書籍、音樂或應用推薦相關的內容。我甚至懶得打開書籤，就直接把它們刪掉了。我保存的唯一鏈接來自自己崇拜的人的推薦。這些只佔總鏈接數量的不到1%，因此我在一個小時內刪除了40%的鏈接。

如果我之後需要這些資源怎麼辦？事實上，我根本不會打開這些鏈接，每當我想要一個新的推薦時，我會直接去谷歌上搜索。雖然這些冗雜的鏈接不佔用空間，但是在我尋找真正需要的東西時挺礙眼的。

之後，我找出了主要的新聞網站並幾乎刪光了它們。最後，我明確了哪些網站是自己最可能已經保存到Evernote中供以後參考的，所以我把它們也刪光了。

在那之後，我只剩下了大約20%的鏈接，直到這是我才開始打開鏈接、閱讀後再決定。對它們我只執行兩個操作：使用標記進行歸檔或刪除。

先把注意力集中在80%的任務上。整理物品也要這樣做。

有一條建議：不要因為歷史原因而使系統變得複雜。一兩次修改可能不會出錯，但如果反覆修改，就是時候重新審視系統的體系結構了。

第一次清理可能會在精神上和身體上耗費精力（這取決於你擁有物品的數量），但是從一開始就保持有條不紊是非常必要的。

到目前為止，我們一直在努力糾正過去的問題。那麼，現在是時候展望未來，進入最後一步了——如何使用和持續發展系統。

保持系統的完善組織

設置新系統後的主要問題是忘記如何使用它。

通過添加層次、使搜索複雜化、不處理添加向，可能讓系統不斷變得複雜。

例如——在Gmail中設置更多的標籤，因為您現在有了新的一類電子郵件。大多數情況下，你完全可以將它添加到已有的標籤中。

你希望使系統更簡單，而不是更複雜。因此，你應該致力於刪除標籤，而不是添加。

如果你已經做到了這一點，那麼你就正式成為一個高效率的整理狂人了，歡迎你！

如果不給出一些高效率系統的例子，這篇文章就不夠完整。

希望下面這些例子能激勵你開始重置自己的生活。

高效率系統的例子

以下是一些可以作為你的整理靈感的高效率系統。

電子郵件收件箱數量為零

啊，電子郵件真實21世紀的惡魔。

我只使用少數幾個標籤來劃分我的收件箱。任何沒有被分類的東西都會直接進入我的收件箱。這確保了所有重要的電子郵件將始終在頂部，而不是那些混亂的促銷信息。每當我收到一封郵件，我只有三個動作：回復、歸檔或刪除。

隨時記筆記

我每天都有很多想法；我在網上閱讀大量內容，有時還會發現自己想要保存的好東西；我管理著很多項目；這一切要求我必須保持有組織有條理，從而儘快找到所有的博客、資料和思考筆記。

這時候我要強烈推薦Evernote了，它是我生命中最重要的應用程序，也是為數不多的幾個我樂意為之付費升級的應用之一。幾乎所有從我大腦里產生的東西都進入了Evernote里：讀書總結，喜歡的引用，新項目的想法，購物清單，正在進行的項目的更新，美食心得，等等。

我的筆記本組織很簡單：所有進入收件箱的東西都被分類到筆記本或垃圾（收件箱也是我截屏的默認保存路徑）。

我有三個不同的分類：個人、項目和工作。很容易理解每一個分類指的是什麼，但我也盡量將每個分類的筆記本數量保持在最小。這意味著使用更寬泛的類別來聚合本質上類型相同的不同筆記。

例如，我的筆記本《想法》中包含了我打算開始的新項目，博客文章的內容，以及我在網上發現的靈感。它們是不同類型的東西，但把它們保存在那個筆記本里可以在任何時候讓我確信，只要在這個筆記本里搜索，就一定能找到想要的。

許多人喜歡添加筆記本類型和標籤，使搜索更精確。但就目前而言，我這個系統搜索和維護起來非常簡單，非常有效。

記住：少即是多。

永遠知道該穿什麼

在這篇文章的開頭，我簡要地介紹了如何整理自己的衣服。

目前，我所有的帽衫、襯衫、polo衫和t恤都按照這個順序掛在我的衣櫥里，裡面還有足夠的空間放褲子。此外，我有一個抽屜櫃，裡面放著內衣、襪子、毛衣和運動服。

每樣東西都被分類，然後按照顏色進行排列。每天早上我只會問自己兩個問題：今天天氣如何？穿什麼顏色的褲子？

第一個問題決定衣服的類型，冷的時候穿襯衫，熱的時候穿T恤衫；第二問題決定是顏色搭配。通過選擇褲子的顏色，我能更好地搭配上衣。

這個衣物管理系統讓我很容易找到早上想穿的衣服。

每次修改系統結構時，我都會試圖簡化它，要麼刪除一個層級，要麼減少操作。我試著想減少某個顏色的衣服之類的，然而我也充分意識到，如果我這麼做，就會讓衣櫃變得更加單調。

我不怕承認自己膚淺，喜歡每天穿不同的衣服。但誰知道呢——我打算嘗試一個月看看會發生什麼。

記錄日常支出

一件非常重要的事情。你可以使用在線工具，或是紙和筆，或者銀行賬單、理財應用等等。這些都可以。

同樣地，這個系統不應當比所需要的更複雜。

我使用一份簡單的電子表格，每個周末都會填寫這周的每一項支出情況：多少錢，什麼時候，什麼類型。

我不區分喝酒、參加俱樂部、唱卡拉ok或去看電影這些消費類型。這些都是娛樂支出。如果一個月內某個類別的支出非常高，那麼我才會深入到下一層次，查看具體的消費內容。

我把「食物」和「外出就餐」區分開來，因為我想大致了解一下我外出就餐的花費。為之我做出了犧牲——專門創建一個類別！然而這只是一個例外，而不是規則。不要在系統中加入很多例外。

通過查看收據和網上銀行對賬單，我每周只用不到10分鐘的時間就可以記錄支出。

結語

嗯，這篇文章是挺長的。

我很高興你能看到這裡，相信你已經準備好建立個人管理系統了。

在開始之前，我重申一遍建立系統的黃金法則：

一、易於搜索：能在5秒或更短的時間內找到任何東西

二、易於設置：系統越簡單約好，目標是少於一個小時

三、易於維護：不要在運行過程中增加複雜性，而是嘗試簡化它

在第一次設置系統時，需要對系統中的所有項目進行分類和填充。最簡單的方法就是遵循「八二規則」。將20%的精力集中在80%的項目上，這樣你就能清楚地知道如何面對那些最重要的20%的項目。

歡迎來到高效、極簡的整理狂的世界！

編譯組出品。編輯：郝鵬程

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