25歲以後，被Excel打過的14個耳光
幾乎所有的用人單位在招聘要求上都會寫一句：熟練掌握Office。
那什麼程度才算得上熟練呢？
之前我們介紹過用Excel來作畫的77歲日本老爺子堀內辰男。
看到了吧，Excel大神可能從來都不用Excel來做表格，你對Excel的力量一無所知！
這也難怪，其實我們大多數人對Excel的了解只停留在簡單的加減乘除畫表格的階段。
不如先從學一些避免加班的乾貨開始吧！
數據驗證
給數據把個關
在工作中，一份報表的數據往往需要多個部門來提供，多人填表的情況就會經常發生。
而上報的表格卻總是狀況百出，讓人心煩：五花八門的日期格式、亂七八糟的數據填寫、錯誤頻出的身份證號，永遠都不完整的必填信息。
自己返工？退回重填？你可以試試數據驗證功能，幫你給數據把個關。
技巧1:下拉菜單任你選
給填表者提供一個標準答案的可選下拉菜單，避免了手動填寫，也就儘可能地減少了錯誤的發生。
操作步驟：
選中性別列所有空白單元格—【數據】選項卡—點擊【數據驗證】按鈕—在對話框中設置驗證條件。允許為序列，來源為男/女。
注意逗號為英文輸入狀態下的半形逗號。點擊確定，完成。
技巧2:不規範的日期別偷溜
讓填表人正確錄入日期，是非常讓人頭疼的事情，要麼格式千奇百怪，要麼壓根就不是日期。
操作步驟：
選中日期列所有空白單元格—【開始】選顯卡下設置數字格式為短日期—【數據】選項卡—點擊【數據驗證】按鈕—在對話框中設置驗證條件。
允許為日期，設置日期區間：介於1948-7-22與2018-7-22之間（可根據需要靈活設置）。點擊確定，完成。
當日期格式錯誤時，則會彈出出錯警告。
技巧3:限制輸入長度
當錄入身份證號碼或手機號碼時，總會有人少輸或多輸數字，能不能限制輸入長度呢？
操作步驟：
選中手機號碼列所有空白單元格—【數據】選項卡—點擊【數據驗證】按鈕—在對話框中設置驗證條件。允許為文本長度，設置長度為等於11。點擊確定，完成。
技巧4:重複信息通不過
很多信息項是唯一不可重複，比如員工編號、身份證號等信息，如何避免失誤造成的重複輸入呢？
操作步驟：
選中員工編號列所有空白單元格—【數據】選項卡—點擊【數據驗證】按鈕—在對話框中設置驗證條件。允許自定義，通過COUNTIF函數進行設置。點擊確定，完成。
=COUNTIF($A$2:$B$10,A2)=1，表示單元格內的值出現次數為一次；
公式COUNTIF（range，criteria），條件計數函數；
range表示要計算其中非空單元格數目的區域，criteria表示統計條件。
要數據分析
就用透視神器
1分鐘的時間你能做什麼？沖一杯咖啡？打一通電話？
1分鐘的時間完全可以搞定一份複雜的數據分析報，其訣竅就是下面要介紹的神器——數據透視。
技巧5: 創建數據透視表-不同城市不同商品的銷量統計
操作步驟：
選中數據區域中的任意一個單元格—【插入】選項卡—插入數據透視表，數據區域會自動進行擴展。通常我們會選擇數據透視表位置為「新工作表」，點擊確定。
在窗口右側的數據透視表欄位中進行勾選或者用滑鼠左鍵選中按住不放拖拽到相應位置，比如本例中行欄位拖入城市、列欄位拖入商品，值欄位拖入銷量，統計報表即可完成。
技巧6:多個數據分析欄位：計算總額和平均值
操作步驟：
根據部門和總額創建數據透視表，創建完成後，將欄位「總額」再拖一次到【值欄位】區域。右鍵單擊新拖入的「總額」，選擇【值欄位設置】，變更統計方式為平均值，變換完成。
總額和平均值同時顯示。
技巧7:組合匯總：按季度進行統計
操作步驟：
根據日期和銷售額創建數據透視表，創建完成後，右鍵單擊任意一個日期值，選擇【創建組】，選擇【季度】，確定。
統計結果顯示為季度統計。同樣地，你也可以選擇【月份】或者同時選擇【季度】和【月份】
教你四個套路
數據可視化
如何讓你的表格表現力十足，接下來就帶大家一起學習Excel中常用的四個可視化套路：條件格式、迷你圖、函數法、圖表。
技巧8:條件格式-數據條、色階、圖表集
對於符合一定條件的數據，我們可以通過設置其格式來突出顯示，比如數據條、填充顏色差異或者圖標集的方式。
操作步驟：
選中所有數據—【開始】—【條件格式】，選擇數據條或者色階或者圖標集，操作完成。
我們會發現，目前的設置規則都是系統默認的，那如何根據自己的需要，將不同範圍的數據呈現出不同的結果呢？
我們需要對設置的條件格式規則進行重新編輯。
操作步驟：
選中已經條件格式的數據—點擊【條件格式】下的【管理規則】，在對話框中選擇【編輯規則】，根據自己需要的數據範圍設置相應的規則即可。
技巧9:迷你圖
迷你圖是嵌在單元格中顯示的微型圖表，可以分為折線圖、柱形圖、盈虧圖，能夠簡單直接地表達出數據的變化。
操作步驟：
選中所有數據—【插入】-【迷你圖】，選擇要插入的迷你圖類型及插入的位置，完成。我們也可以對迷你圖進行顏色、數據點、坐標軸等進行進一步的設計。
技巧10:用REPT函數生成條形圖
同樣地，我們也可以用函數來生成常用的一些圖表。
操作步驟：
=REPT(「|」,C3*0.01)，將字體設置為Playbill，完成。REPT函數結構為=REPT（文本，重複次數），「|」位於Enter鍵的上方。表格中數據比較大，進行了縮小的處理。
技巧11:各種類型圖表-柱、條、折線、面積等
常見的圖表類型很多，比如柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖、散點圖。如何根據數據呈現的需要選擇合理的圖表類型呢？這裡給到大家一份圖表類型指南。
那如何製作圖表呢？在這裡，我們給大家講解一種包含柱形圖和折線圖的組合圖的製作，讓大家快速入門圖表製作。
操作步驟：
選中所有數據，【插入】選項卡下，插入簇狀柱形圖，生成柱形組合圖。單擊選中組合圖中的「平均成績」，在【設計】選項卡下，選擇【變更圖表類型】，設置為折線圖，點擊確定完成。
專業輸出
告別列印煩惱
辛辛苦苦做出來的報表，列印出來發現卻沒法用？一行數據分散在好幾頁？第2頁開始沒有了標題行？頁碼怎麼加？
列印也是一門技術活，這個部分就教大家解決這些問題。
技巧12:縮放到一頁紙列印
操作步驟：
點擊【頁面布局】-【頁面設置】的右下角箭頭符號，彈出「頁面設置對話框」，在縮放中設置成1頁寬，可不設置1頁高，操作完成。
技巧13:讓列印的每頁都有標題行
操作步驟：
點擊【頁面布局】-【頁面設置】的「列印標題」，設置列印區域，選擇第一行為頂端標題行，也可以根據需要設置多行或列作為標題，點擊確定，操作完成。
技巧14:添加當前頁頁碼和總頁碼
操作步驟：
點擊【頁面布局】-【頁面設置】的右下角箭頭符號，彈出「頁面設置對話框」，在「頁眉/頁腳」項中，在頁腳處選擇「第1頁，共？頁」，點擊確定，操作完成。
今天的內容看起來比較複雜，實際上非常簡單，只需要你動動滑鼠和鍵盤，跟著文中的步驟操作起來。還在等什麼，馬上開始吧！
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本文由LinkedIn原創，作者北大小笨。人力資源經理、高級培訓師、國家職業生涯規劃師、職場辦公專家，網易雲課堂授權講師。個人微信號北大小小笨（id：swbeidaxiaoben）。
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