五到八人與會，會議最有成效

來源：《家族企業》雜誌

（微信公眾號ID:jiazuqiyezazhi）

作者： 保羅·艾克斯托

大多數會議進行的方式有許多問題，其中之一就是邀請名單。決定要邀請哪些人與會，可能有些困難，但太多領導者的預設做法，就是讓所有人參加。為了不讓任何人覺得受到排擠，他們不自覺降低了會議品質。斯坦福大學組織行為學教授羅伯特·薩頓（Robert Sutton）檢視許多有關團隊人數多寡的研究之後，得到以下的結論：只有五到八個人開會時，會議的成效最高。為何如此？原因在於，超過某個轉折點之後，對話的品質就會開始逐漸降低。

當立意良善的領導者，對邀請與會的人過於寬鬆時，會發生下列情況：

沒有足夠的時間，無法讓每個人都參與談話；

膚淺的評論，會取代內容豐富的反覆討論；

資訊分享和了解現況都會造成分心，而沒有去處理更優先的議題；

人們會變得更謹慎、較不坦誠；

困難的議題和決定，都不會列入議程，而是私底下再處理。

結果，人們往往不會尊重那次會議，導致準備、參與和行動都相對較少。這可能會變成向下沉淪的惡性循環。

另一方面，人數較少的團體，有助於建立一種親密感，能促進有意義的坦誠交流。較少人與會，表示會有更多時間傾聽，並考慮每位團隊成員的觀點。這麼一來，就會有清楚的觀點，以及坦誠的態度。接下來，彼此就能調和一致。

首先，告訴你的團隊，你要做出改變。行事要透明。讓他們知道，未來你的會議規模會變得比較小，好讓會議更有成效。你知道每個人在會議上投入多少時間和精力，而且，你想要推行能產生最佳結果的策略。告訴他們，研究顯示，較少人開會，可以有更豐富的討論，以及更好的決策。雖然這麼做可能需要一些時間，但你想要針對會議參加人數多寡進行實驗，並根據這個理論來進行測試。

審慎考慮你的邀請與會名單。為確保能讓合適的人參加會議，你必須清楚知道要處理的議題。準備一份清楚的議程，確保分配給每一項討論主題足夠的時間。接下來請自問：要有哪些人出席，討論才能產生結果？有哪些人如果不能參加，你會為了他們取消會議嗎？從這群核心人員開始思考。只有當你認為某些人可以提高會議中對話的價值，或是那些人可能因為出席會議，而獲得價值的時候，才讓這些人參加會議。

為了避免混淆，你應告訴團隊，你用什麼標準來決定邀請名單。

解釋這項標準是基於：

誰最了解會議要討論的主題；

誰會與實際執行有很大的關係；

誰會直接受到影響；

誰可能會因為參與會議而學到東西。

如果你的團隊猶豫不決，下列這些做法，可能有助於他們接受這項改變：

允許主動要求參加的人與會。如果員工提出參加會議的確實理由，允許他們與會，而不要拒絕；

允許拒絕參加的人不需要與會。讓員工知道，你相信他們能正確決定自己要如何運用時間；

在每次會議當中，確保會有人為沒出席的人寫會議紀錄。

鼓勵出席會議的人積极參与，做法如下：

掌握他們自己的觀點：看法會影響參與程度；

練習專註傾聽：要專註、有耐心、不要評斷別人；

練習有重點的談話：表達要清楚、簡短扼要；

練習自我感知：提供他們需要的資訊，在他們回答時要思慮周詳。

提醒與會者考慮到沒有出席人員的觀點：

他們會提出什麼問題？

他們會想知道哪些資訊？

他們希望別人向他們諮詢哪些主題？

他們未來會想要參與哪些行動？

之後應該跟他們溝通什麼？

最後，如果你的團隊成員決定拒絕會議邀請，你要清楚說明，他們仍必須做以下的事情：

檢視議程；

把他們擁有的任何相關資訊，提供給會出席會議的人；

檢視會議紀錄，之後詢問與會者會後的最新狀況；

接受領導者分派給他們的項目；

配合已經做出的決定。

衡量你的會議成效。你用上述方式調整會議架構之後，應追蹤和管理你的會議成效，以及你的團隊如何處理這項改變。收集反饋意見，並持續調整，直到你打造完成最適合你組織的系統。

維持會議人數不超過八個人是指導原則，可協助你更認真考慮應邀請哪些人參加會議。通過熟練的會議主持和良好的會議實務，有可能舉行二十個人或更多人參與的會議，而成效良好。但這應該是例外，而不是常態。到了最後，你開會時參加的人數可能會變少，但你的團隊，還有你的公司，都會受益。

—END—

（作者是作家、演講人和企業訓練師，著有《開會的重要性》。）

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