美媒分析：反饋、追蹤與問責在國防採辦中的作用

原標題：美媒分析：反饋、追蹤與問責在國防採辦中的作用

背景

美國國防採辦大學9月1日在其網站發表了退役海軍上校尤金·拉澤蒂的署名文章，強調美國國防部需要了解反饋、追蹤與問責這三個術語在採辦流程中的具體定義，以更加有效地執行戰略規劃。

1.反饋（Feedback）

反饋的本質就是對即將要進行的計劃，或是已經進行的計划進行後續交流，以獲取相關信息。無論是戰略規劃，還是日常決策，反饋都是決策過程中必不可少的一環。無論任何項目，都應該建立一套反饋機制。

本質上講，反饋是雙向行為。這也就是說，所有利益攸關方和採辦團隊都應該掌握一致的信息，確保雙方都對項目有足夠的了解，另外，也需要準備好應對未知的挑戰。鑒於反饋本身的性質，其信息有可能很快就會過時，因此，採辦人員必須以一種負責任的態度處理反饋信息。

有意義的反饋必須是雙向且無障礙的交流。反饋可正式，也可非正式;可書面，也可非書面。如果可能，書面反饋的信息應確保真實性和有效性。但是也需要注意，大量未經證實的觀點和偏見可能會對長期規劃造成不利影響。

沒有證據支撐的反饋，可能會對項目產生不利影響。因此，採辦人員應該歡迎討論不同意見。對於不同意見，應該有堅實的證據支撐。同樣，積極的反饋應該是客觀的。

1.2 可衡量的反饋（Measurable Feedback）

對於決策者來說，他們需要對如下領域進行適當的量化分析。

1） 信息收集與傳播

2） 風險、弱點以及有限資源的分配

3） 最佳數據收集以及報告程序

4） 目標執行狀態

5） 替代行動方案

6） 狀態感知（內部以及外部）

1.3 標杆管理與差距分析（Benchmarking and Gap Analysis）

標杆管理就是找到其他組織的最佳實踐範例，並且與我方進行對比。本文的重點在於組織內部的最佳實踐。差距分析提供了這樣一種產品，對組織或是特定流程進行評估。但是，這種分析僅僅是提供了一般指標，而不是具體數據。與項目預期目標進行對比，確定差距後，需要對差距進行分析，研究以何種方式彌補不足。

1.4 內部標杆管理（Internal Benchmarking）

內部標杆管理檢驗己方活動，相關領域包括但不止於如下

1）設施

2）生產以及材料加工過程

3）行政管理

4）訓練和資格認證

5）作戰成本

6）庫存等級和庫存周轉率

7）浪費、工作進度以及廢品率

8）在同一組織中的其它工作場所

9）購買/採辦

10）訂立合同

1.5 外部標杆管理（External Benchmarking）

外部標杆管理包括

1）客戶滿意度

2）競爭對手產品

3）來自外部諮詢和審計機構的建議

4）公共資料庫

5）其他公司年報

6）政府部門

7）ISO（國際標準化組織）9000，ISO14000，以及其他國際標準

8）桌面演練、研討會與講習班

2.追蹤（Follow-up）

如同反饋一樣，追蹤後續信息至關重要。首先需要明確區分反饋與追蹤的區別。反饋是指某一個項目執行前和執行中所得到的信息，而追蹤是指一個項目在完成以後所得到的信息。因此，這兩個概念不可相互替換。然而，兩者也不相互抵牾，對於採辦項目來說，它們都很重要。

追蹤最應該從內部開始，除了成本和時間因素外，內部開始對項目進行追蹤調查，可以服務我方目標，同時向所有利益攸關方展示，我方可以識別和更正問題。但是，追蹤需要包括如下事項：

1） 對某一個已經執行的項目實際表現進行對比，不僅要與過去的數據進行對比，還要與預期情況進行對比

2） 檢驗特殊的標準和設計的執行狀況，以確定其是否符合原定計劃

3） 評估進一步改進的可能性。相關人員必須要進行持續的評估和改善。

4） 完整地記錄追蹤的過程

3.問責（Accountability）

對於採辦人員來說，區分問責與責任十分重要。責任是指完成一個項目時所需要擔負的義務。而問責是指要對某一個項目是否達成既定目標負責。換句話說，問責是針對一個項目的成敗而言的。因此，本文認為，問責與責任是兩個分開的概念。而且，問責還包括第三方，相關人員必須要向其上級彙報相關情況。另外，美軍當前採辦體系中的中層管理人員正由形形色色的團隊所逐步替代。而這導致了另外一種情況，團隊成員在開會的時候滔滔不絕，但是實際做成的事情很少，這是因為採辦團隊缺少一個實際負責的上級主管部門。

來源：美國國防採辦大學網站/圖片來自互聯網

軍事科學院軍事科學信息研究中心 李響

如需轉載請註明出處：「國防科技要聞」（ID：CDSTIC）

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