如何成功面對組織擴張後的運作
來源：《家族企業》雜誌
（微信公眾號ID:jiazuqiyezazhi）
作者： 司徒達賢
中小企業的運作，通常仰賴老闆的個人能力來掌控整個組織。創業家們對產、銷、技術十分了解，因此，各功能領域間的協調配合以及資源分配的決策，通常都是親自操盤。由於規模小，可以事必躬親，或至少對所有業務的推動了如指掌，使監督、授權、資訊傳遞等都不成問題。簡單說，只要領導人業務能力與協調溝通能力夠，又具備足以整合核心幹部的領導魅力，就有機會成就一番事業。
然而，當規模擴大，組織複雜程度也提高時，情況就大不相同。因為隨規模成長而來的分工、分權、溝通、權責歸屬、流程設計等，都會為組織與管理帶來新的課題。
首先，組織成長，必須要進行適當的專業分工，才能產生規模經濟的效益。既有分工，就需要部門間的協調。過去中小企業時代，部門間的溝通協調，乃至於分工合作，只須隨時開個會就能解決，迅速又有彈性。但組織規模擴充且業務複雜度提升以後，就必須清楚劃分部門間的權責，上下及平行單位之間的溝通協調也勢必更依賴書面記錄以界定責任。除此之外，各部門內部或彼此之間的營運流程與管理流程也必須明確規範，這些流程的修正，也都要經過一定的程序。
其次是分權所凸顯的員工能力問題。規模成長，工作的推動當然必須分層負責。如果學校教育或就業市場並未提供即時可用的人才，或組織過去未能及早有系統地進行培訓，那麼一旦面對業務成長的機會，首先就會遇到人才的瓶頸。
人才的質與量限制了分層負責的效果，為了避免組織擴編後績效立刻明顯下降，有意追求成長的組織，就必須在人才方面未雨綢繆。
第三是分權所帶來的監督管控問題。員工一多，難免有人會偷懶舞弊。當組織規模小，這些投機現象較容易被發覺，但組織層級擴編、人數增加以後，就需要依賴內部稽核與控制機制。這些制度在中小企業里通常相當簡略，以集中力量在產銷研發等工作；但組織成長之後，若不能嫻熟地運作這些制度，高階層常會產生鞭長莫及的感覺，甚至瀕臨失控。
第四是為了權責歸屬所造成的文書化程度提高。所有績效的成敗，都與各階層、各單位的決策，或其所提供的資訊有關。為了使事後容易釐清責任，詳細的書面報告、會談記錄、領導批示等勢必增加，然而，若過於重視「釐清責任歸屬」，就會造成全員「文書」的風潮。
制度化與文書化若走過了頭，組織上下都忙著寫報告、簽公文，肯定會排擠正常業務所需的時間與心力。
由以上分析可知，不同規模等級的企業組織，其管理重點或組織的運作方式是截然不同的。中小企業在規模上的成長，不僅需要業務上的突破，而且在組織管理上也必須經歷一番脫胎換骨。不僅要做到有效分工與協調、建立合理的監控與權責劃分制度，而且還不能讓這些制度扼殺了組織的活力。這些做不到，則可能規模經濟尚未發揮，組織成長就已到達上限，或出現所謂「規模不經濟」的情況。
（作者是台灣政治大學企業管理所系專任講座教授。）
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