一發郵件就不知所措？7個小技巧搞定導師offer！

在習慣和風俗完全不一樣的國外，小夥伴們可能會遇到各種各樣的問題。

比如在英國，大部分的學習和生活中的通訊都是通過郵件進行，

跟導師互相聯繫要通過郵件，跟學校行政部門聯繫也要通過郵件，就連小組討論有的時候都需要用郵件聯繫。

很多小夥伴可能就遇到過以下問題了：

不清楚英文郵件的結構方式……

擔心英國人的拖延症，所以想要禮貌的催促一下收件人儘快回復，卻不知道如何下手……

還擔心自己的措辭和用法不夠「英國式禮貌」，出現Chinglish……

對於以上情況，呀哥表示非常理解，但是學會科學「寫郵件」也十分必要、迫在眉睫……

為此，呀哥整理了一系列寫郵件的小技巧，大家趕快馬走，以備未來不時之需！

郵件的結構及注意事項

Step 1 Subject line 主題行

郵件的寫作中一定要注意寫標題。

因為郵件是英國人進行工作溝通，學業溝通的最主要方式之一。

每天英國人都會收到近百封主題不同的郵件，有一個好的，吸引人的主題就尤為重要。

簡約

一般來說，電子郵箱收件箱里顯示主題行大約60個字元，而手機頂多15-30個字元，因此有一個簡約的標題就非常重要了。

理想的單詞數約為6-8個單詞

關鍵詞優先

因為手機的閱讀數量非常有限，所以在寫主題欄時，強烈建議先寫下最重要的單詞。

這樣有助於你的收件人更快的注意到你的郵件。最吸引人的關鍵詞包括：郵件的重要程度（Urgent， Emergency，Some Question）

不要過分使用大寫字母

很多小朋友們會在寫主題欄時，把所有主題詞全部用大寫加粗顯示。

但其實這非常不明智，因為大寫字母對於很多人來說會有閱讀障礙，而且會顯得很冒進沒有禮貌。

如果你想強調重要的話，對重要的詞使用加粗字體是個不錯的選擇。

例句

當你需要發給導師關於論文的問題，又需要導師儘快給你回復時

Urgent question concerning the dissertation of the ……

（緊急程度★★★★★）

Something important about the dissertation of the master of ……

（緊急程度★★）

Step 2 Greeting & Addressing

問候語和收件人

與導師溝通郵件需要有準確的稱呼，根據你對收件人的了解程度不同，稱呼方式也有不一樣。

一般來說，在稱呼中會出現以下幾種形式：

知名知頭銜

Dear title（Eg. Professor） +Surname

Eg. Dear Professor Lee 親愛的導師 Lee

知性別

Dear Mr or Mrs or Ms + Surname

Eg. Dear Mr Lee

當然有的時候，小夥伴們也會遇到不知道自己的收件對象是男是女，這時候你也可以用下面的幾種稱呼方式：

不知收件人

Dear Sir or Madam （推薦使用）

Dear Mr or Ms （推薦使用）

To whom it may concern

Step 3 Self-introduction 自我介紹

首先需要有一個自我介紹。如果你是第一次與這位導師，或者工作人員書信來往的話。

你需要告訴導師關於你自己的重要信息，這樣方便老師將你準確的「對號入座」。

你的姓名年紀專業

比如 :

「Dear Professor Lee，My name is Rita, I am a second-year student majoring in Accounting and Finance……」

你和他最近一次交集點

畢竟導師有的時候日理萬機，有可能並不記得每個人的姓名和班級，這時候你就要讓他能快速地想起你……

比如 :

「Dear Professor Lee，My name is Rita. I am a second-year student majoring in Accounting and Finance. I attended last Accounting class sitting in the front row with a pink hair.」

Step 4 Purpose 目的

在簡短又清晰明確的自我介紹之後，再詳細表述之前，你需要明確這篇郵件的目的。

這個部分也是最簡單的了，一般情況下你的Purpose與你的Subject Line比較相似。

呀哥在下面例舉了幾個較為常用的句型，可以變換使用。

當你對作業或者論文有疑問時

I have a question about the assignment/dissertation you gave us…… 我對您上周布置的作業和論文有點疑惑

常用句型

I am writing to inquire…我是來詢問您……

I am writing to reference to… 我寫信是為了xxx事情

I am writing to confirm … 我寫信是為了來確認……

Step 5 Content正文

前幾步都完成了之後就需要開始具體描述主體正文了……

正文中，主要是具體描寫你遇到的問題，以及問題產生的相關背景。

你需要做到以下幾點：

切忌長文不分段

在正文部分中，切忌不能一整段話寫完。要適當的分段，並且每段部分的主題句和重要部分可以加粗提醒。

保證基本語法正確

正確使用標點符號

正確使用禮貌用語

比如「Sorry to bother you……」 「would you please」等禮貌用語

不能使用非正式用途縮略語

有很多小夥伴在生活中很喜歡使用不正規的縮略語。

比如」2morrow—tomorrow「 「U—You」

這種用法可以在網路和社交軟體上與同學，網友之間使用。

但對於導師來說，縮略語略微有些輕浮和不講禮貌。所以千萬要正確拼寫你的單詞。

正確的使用大寫字母

正確的使用大寫符號對於小夥伴們來說非常重要。

有的同學們喜歡通篇使用大寫字母，這給收件人的閱讀過程製造了很大的障礙……

大寫字母常用的主要有一下幾種形式

1. 每一句的第一個單詞的第一個字母

2. 我的第一人稱形式— 「I」

3. 人名和頭銜——比如 Professor、Doctor

4. 專有名詞（國家，電影，書籍，專業，論文題目等等）

5. 部分時間（月份，季節，星期，節日）

6. 部分導師可能會要求學生將自己的姓全部大寫。比如 「XiaoMing LEE」....

因為越來越多以姓在前、名在後的來自中國等亞洲裔國家的學生在英國留學。

而有些留學生仍然習慣於他們的母語體系，所以將「姓大寫」有助於閱讀者分辨哪個是姓哪個是名。

但姓全部大寫也不是強制要求，如果你沒有全部大寫也不用因為這個而擔心。

Step 6 Closing 結尾

既然你的導師已經辛苦閱讀到郵件結尾了，就要跟導師表達一下感謝之情……這就需要你用到結尾句和結尾詞了！

常用結尾句

一般情況下結尾句可以這麼寫

Have a nice day 祝您一天愉快

但在不同情況下也可以使用不同的結尾：

比如，當你需要導師給你回信或則給你詳細的幫助時，你可以說

·Thanks in advance for your time

為佔用您的時間而提前感謝您

·I appreciate your help

非常感謝您的幫助

·Thanks and let me know if there are any hold-ups

如果有任何難題請告訴我

·Appreciate your help in answering my question

非常感謝您能幫助我並回答我的問題

· thanks for pointing me in the right direction

感謝您為我指點迷津

比如，當你想要繼續保持與收件人的聯繫

·Talk soon 稍後詳談

·Speak with you soon 儘快與你詳談

想要禮貌的催促他儘快回復時，你可以

·Looking forward to your reply

希望您能儘快回復

·I look forward to hearing from you

我期待您能儘快給我回復

常用結尾詞

除了這些結尾句之外，你還需要在你的落款前加上適用的結尾辭，比如

·Best wishes最美好的祝願

·Cordially yours 謹上

·Fond regards親切的問候1

·Kind regards親切的問候2

·Kind Thanks親切的問候3

·Regards 致意

·Respectfully尊敬的

Step 7 Signature 落款

在落款處，你需要用你的全名落款。而且落款時需要注意，外國的姓名順序與國內不一致，正確的落款需要名在前，姓在後。

同時如果需要，也可以在姓名落款後加上自己的電話號碼和郵箱地址。以免收件人聯繫不到你，而耽誤效率。

如果導師有要求的話，也需要注意將自己的姓全部大寫。

比如：XiaoMing LEE/LEE XiaoMing

禮貌打油詩

在用郵件的表達過程中最主要的就是需要有禮貌的表達方式，因為你的一言一行都是被文字記錄在案的。

而導師或者你的合作夥伴，每一次閱讀你寫的郵件，就是對你本人的一次形象塑造。

為了咱們講禮貌的高素質形象，大家一定要在寫郵件的時候注意文明禮貌和正確的表達。

郵件主題當門面，簡潔明確要牢記。

收件稱呼需謹慎，姓名性別需分清。

當頭就問使不得，自我介紹很必要。

少用強制語氣詞，常用would you不犯錯。

不用簡寫是禮貌，每詞每句全完整。

題尾慰問當尊重，導師offer全通過！

寫好一篇郵件，不僅有助於解決問題，還有助於促進與老師、同學之間的溝通和交流~

只要記得以上幾點，一定能幫助你啃下「寫郵件」這塊硬骨頭~

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