為什麼工作總是做不完?職場老手的 3 個時間管理術,讓你高效工作早下班
時間管理的方法有很多,主要有計劃管理、「四象限」法、ABC 分類法、GTD 等。
今天 AppSo 針對不同需求的人群,精心挑選了 3 種比較常用的時間管理方法,給大家做一個入門級介紹。
在開始之前,我們要修正一個很重要的觀念,那就是
時間不可管理,可管理的是你自己。
很多書籍會教你如何去管理時間,比如早上適合讀書,所以早上要分配一個小時讀書,用這樣的方式去引導你把你的時間切割成 n 個時間塊,再填充內容。當規劃完了以後,你會覺得動力滿滿,彷彿世界在腳下。
但是,往往到最後,你會發現你可能連規劃的一件事都沒有完成。因為你從一開始就錯了,你沒辦法管理時間,時間不會因為你的安排而停下來等候你,她只會自顧自地不知疲倦地往前奔跑。
因此,你唯一能做的是管理自己,管理好自己的情緒,管理好自己的心態,管理好自己的行動。唯有如此,你才能完成每天規劃的任務。方法僅僅只是工具,你才是那個讓你自己成功的人。
時間管理是個偽命題,所以這裡更為合適的說法應該是任務分配技巧。但是,為了符合裝逼原則,我們還是把它叫做「時間管理」吧。
二話不說,貼心的 A 君先上圖,你符合或者喜歡哪種方法,就直接划到那吧。
在開始正式的介紹之前,我們先牢記幾條重要的規則:
隨手記錄
一次只做一件事
從上往下做
每周回顧一次
能不能完成任務全看你自己
懶人目錄
紙筆記錄法
To-do List
看板式 GTD
結語
紙筆記錄法
由於紙筆記錄法不能很好地按場景(家裡、辦公室、外面等)分類任務,故而推薦按「天」去規劃自己的任務,結合「子彈筆記法」對任務屬性做一個形式上的區分。想嘗試用紙筆記錄的朋友,需要完全靠自覺去查看每天的任務,還要記憶任務的時間節點。那麼,具體應該這麼操作。
首先,準備一個小本子作為記錄本。
1. 以「周」為整體,以「天」為單位,將一周任務分配到每天去
2. 每項任務要在結尾寫上 deadline
3. 為每項任務打上特殊標記:
!:挑出當天最重要、第二重要、第三重要的事情,分別在任務前面畫上 3 個、2 個和 1 個感嘆號,可以用顏色作區分
@:在每項任務後面用「@」寫出相關責任人,比如寫完活動策劃後要交給領導看就在任務後方補一個「@ 領導」
→:對於一些需要交接給其他人做的工作,可在任務後方寫上「→ 某人」
4. 完成任務後在任務前方打勾或劃掉該項任務
其次,準備一個日曆,用來寫一些有固定日期的任務,比如「周三要跟老王開會」。
最後,每頁任務下方可以補多一個模塊是「KPT 日報」。
那麼,工作流就是這樣:
1. 將任務分配到每天,每天不超過 5 個任務
2. 隨時記錄新任務
3. 每天早上查看一次日曆,了解今天有什麼重要事情
4. 先完成截止日期不能延後的任務,再完成最重要的 3 件事,再完成剩下 2 件,不完成不下班
5. 下班前根據今日日程表填寫周報
6. 每周回顧一次全周內容並做總結
To-do List
我們知道,在用上面的紙筆記錄法時,有幾個比較嚴重的問題:
調整任務順序、延後任務會讓記錄本變得很雜亂
無法主動提醒,無論是按時、按地點、重複
接到新任務後必須立刻補充任務信息、分配任務
以上三個問題,用軟體 + GTD 的收集箱即可解決,方法是 to-do List,就是一張待辦清單。
因為軟體中的任務可以隨時修改、調整順序,所以待辦清單法推薦以場景分配任務。假設 A 君是一個兩點一線的可愛的小哥哥(啥?我就是!),那麼就只有「在家裡」、「在公司」、「在外面」這三種場景,接下來要這麼做。
以 iOS 的提醒事項舉例。首先,新建四個列表:
在公司:專門填寫需要或者只能在公司完成的任務
在家裡:專門填寫需要或者只能在家裡完成的任務
在外面:專門填寫需要或者只能在外面完成的任務
Inbox:專門用來收集新任務
其次,分配場景,並補充任務信息。
1. 快速填寫任務到 Inbox 列表,比如「完成活動策劃」
2. 將 Inbox 中的任務分配到各個場景中,比如將下文 a 任務移動到「在公司」、b 任務移動到「在外面」
3. 增加一些符號修改任務正文:內容包括可執行任務、相關責任人、任務屬性(標籤概念,用以回顧工作內容)
完成下周的活動策劃 → 老王 # 活動:含義是要求老王完成下周的活動策劃
買 TF 口紅 @ 女朋友 # 滿滿的愛:含義是自己買完口紅要送給女朋友
4. 補充其他信息,比如添加時間提醒或地點提醒
為「活動策劃」添加時間提醒 —— 下周一 10 點,優先順序設為「!!」
為「買口紅」添加地點提醒 —— 萬象城,優先順序設為「!!!」
最後,就靜靜地等待到時間或到地點時,手機自動推送通知提醒該做什麼事了。
那麼,工作流就是這樣:
1. 將新任務都統一添加到 Inbox 列表中
2. 定期(比如每晚 8 點)分配任務到不同的場景下,並補充完整任務信息
3. 在不同的場景下按照優先順序從上往下單線程完成任務
4. 在工作時出現新任務的情況
無需在當天完成:丟到 Inbox 列表中
需在當天完成:補充任務信息,將任務放在合適場景下的合適位置
5. 完成某場景下的任務後,若時間充裕,可在 Inbox 列表中挑選可執行任務
6. 每日回顧,每周總結。任務屬性就是在這個時候用的,將自己的任務按照 KPI、能力或者工作內容劃分,方便回顧時搜索總結
看板式 GTD
在使用 to-do List 的過程中,我們會發現還有 2 個很嚴重的問題是任務無法細分和任務觀看耗時長。前者讓我們缺失項目觀(無法從整體角度回顧自己的工作產出),後者增加我們的思考成本和使用耗時。
所以接下來,A 君將介紹一套看板式 GTD 流程,能夠解決上述兩個問題,也能貫徹 GTD 原則,讓你對自己的工作產出有一個全面的了解。
首先,讓我們先來認識下 GTD 是什麼,GTD的流程是怎麼樣的?
GTD 是 Getting Things Done 的縮寫,翻譯過來就是「把事情做完」,是一個管理時間的方法。GTD 的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事,然後整理安排並使自己一一去執行。GTD 的流程是:收集、整理、組織、執行、回顧。
其次,介紹看板式 GTD,這裡以 Notion 為應用軟體舉例講述具體的操作方法。
整個看板由「周一到周日」、「今天」、「已完成」、「Inbox」四大塊組成。
1. 周一到周日:周日晚 8 點規划下周每天的任務,最多安排 3 件事。因為在當日工作時必定會有突發任務
2. 今天:到公司後,將當日任務已到此看板,增加印象,且方便在工作時查閱
3. 已完成:完成後,將任務移動到此看板
4. Inbox:放置新任務和未分配任務
5. 元素詳解:
任務標題:填入具體可執行「動作」;若為一個項目,則在下方拆分成多個子動作,且在任務後方添加該項任務的工作方向或對個人能力的提升方向,如任務「完成活動方案」
Optional Due Date:根據實際情況,選擇添加任務截止日期和提醒時間。如一項任務(需要與他人協作)需要在周一做,周五截止,我會將任務拖到「周一」看板,將截止日期設為周五,並設置提前一天提醒。完成自己的部分後,將任務拖到後面的看板待提醒他人
Tags:按照重要緊急程度劃分為四類「重要且緊急」、「精力充沛長時間」、「緊急」、「最後做」。因為在規劃任務時已經考慮了任務場景、近期安排,所以按照緊急重要程度劃分,實際工作中只需按照任務順序執行即可
??????重要且緊急:當日最重要的任務,只有一項
????精力充沛長時間:能夠有大塊時間去完成的任務
????緊急:突發任務
??最後做:可以被滯後的任務
Team:Assignees 所在部門或團隊
Assignee:該任務相關負責人
KPI:任務屬性,比如活動、文案
Time Consuming:任務預估耗時,以番茄鍾記錄,1 個=25 分鐘
當完成任務後,在 Time Consuming 預估耗時後方添加「實際耗時」,並在評論中寫出跟該項任務相關的細節,比如超時原因、存在問題,方便回顧時的自我改進,而後移入「已完成」。
最後,回顧任務,梳理工作成果時,只需要篩選分類即可。
那麼,工作流就是這樣:
1.每周日晚:根據下周主要規劃,將「Inbox」中符合的工作內容分配到「周一到周」,並補充完整信息,如事項的重要緊急程度、責任人、預估耗時等。
2.每天 10 點:打開 Notion,將今日工作內容拉入「今」看板。
3.每天 10 - 18 點:
按照「今天」看板的任務順序嚴格執行。
完成任務後,修改任務實際耗時,補充任務相關細節,移入「已完成」看板。
若有突發任務,先判斷截止日是否今天,不是則記錄到「Inbox」;是今天,則修改「今天」看板的任務。
在 18 點前完成當天任務。
4.每晚 22 點:
從「Inbox」中挑選符合當周方向的任務,添加到「周一到周日」中。
寫日報,記錄今日成果。
5.每周日 20 點前:可從多角度寫周報總結本周成果。
如此,雖然跟 GTD 作者提供的方法有細微的差別,但卻減少了 GTDer 常犯的一個錯誤 —— 在翻看任務信息時被工具吸引,專註地「玩」工具,而忘記工作。
另外,信息展示得很完善,一目了然,無需思考,所以在查閱任務的耗時上也急劇減少。
結語
文章到這裡就要結束了,無論你是打算嘗試 A 君上面提供的方法,還是繼續自己的方法,務必要記住一個重要原則 —— 時間不可管理,可管理的是你自己。
只有認識到這個原則,你才能堅持「時間管理」。管理你自己可不止包括管理任務,還包括管理你的內心,如果你是一個沒有計劃的人,單單對於工作這件事來說,計劃比隨心更有效率。
現在,就拿起筆來寫下你的工作吧。
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