再多也不亂 製作按需顯示的Excel折線圖
大家平時經常使用Excel的「折線圖」來表達一些趨勢走向,不過在需要比較的數據較多的時候。如果在一張圖表中排列多個折線圖,整個圖案顯得很雜亂並不方便查看趨勢圖。比如公司的銷售部分為四個分部,下表是每個分部1-5月的銷售數據,如果只是簡單使用折線圖的方法進行製作,那麼所有的折線圖是混雜在一起,這樣圖表看上去很亂,而且不好比較部門之間的銷售趨勢。
使用常規方法製作的折線圖
對於這類情況,現在可以再Excel製作按需顯示的折線圖。這樣不僅顯示簡潔,而且可以很方便對部門之間的銷售狀況進行對比。原理就是增加輔助數據,通過組合圖表的方式對傳統的折線圖進行改造。
無中生有,構建輔助數據
因為默認數據在插入折線圖後會自動顯示,因此要實現指定的數據顯示折線圖,我們就需要通過複選框選擇來實現指定顯示,這種顯示效果需要通過構造和原數據一樣的輔助數據實現。
首先在G1輸入「輔助列」,在H1輸入「部門」,在I1到M1輸入1-5月的數值,構建一個和原始數據一致的表頭數據。接著定位到H2輸入公式「=IF(G2=TRUE,A2,NA()),公式的意思是使用IF函數進行判斷,如果G2的數據和A2的一致,則在G2顯示為」TRUE「(否則顯示為FALSE),G2的數據通過複選框是否選定來決定,接著將函數向下填充。
使用IF函數判斷真偽
接著在I2輸入公式「=VLOOKUP($H2,$A$2:$F$5,COLUMN(B2),FALSE)」,然後向下,向右填充。公式解釋:
VLOOKUP函數引用原始數據
使用VLOOKUP函數對原始數據進行引用,其中H2是查找的值(即部門名稱),$A$2:$F$5則是原始數據的區域範圍,COLUMN(B2)就是取得B2單元格所在列的列標數字型大小,也就是2,這裡不是直接用2,而是 COLUMN(B2),這樣當公式向右拖曳時,會自動變成COLUMN(C2)、COLUMN(D2),從而實現對列號的動態引用。FALSE表示精確引用。
設置複選框,自定義選擇數據
要實現指定數據折線圖的顯示,這裡使用的是複選框勾選來確定的。點擊「開發工具插入ActveX控制項複選框」,按提示在表格的下方插入一個複選框控制項。選中插入的複選框,點擊「開發工具設計模式屬性」,打開控制項屬性設置窗口,點擊「Caption」項目,將其名稱更改為「銷售一部」,繼續切換到LinkedCell(鏈接單元格),將其值設置為「$G$2」,這樣當勾選這個複選框的時候,鏈接的G2單元格就會顯示為TRUE,同時H2會顯示和A2對應的部門名稱。
控制項設置
選中上述複選框控制項,右擊選擇「複製」,複製一個新的複選框控制項,操作同上將其「Caption」名稱更改為「銷售二部」,切換到LinkedCell(鏈接單元格)其值設置為「$G$3」。操作同上,繼續複製新的複選框控制項,並依次更改為「銷售三部」、「銷售四部」。
複製新的複選框控制項
點擊「開發工具設計模式」,退出複選框控制項的設計模式。此時可以看到複選框控制項是可以被勾選的,按提示勾選不同的複選框控制項後,看看在在輔助列里是否可以正確顯示不同的數據,這些數據和原始數據是一樣的。
勾選複選框控制項顯示數據
上述測試沒有問題後,選中H1M5數據,點擊「插入圖標折線圖」,選擇一種自己喜歡的折線圖顯示。繼續點擊「開發工具設計模式」,進入複選框控制項的設計模式。按住Ctrl鍵選擇上述製作的四個複選框,右擊選擇「疊放次序置於頂層」,將其設置為頂層顯示,並將其移動到折線圖的上方顯示,最後同上再次點擊「設計模式」退出。
複選框顯示數據折線圖
可以看到藉助複選框控制項,我們在輔助列中可以控制指定數據的顯示。而當輔助列的數據沒有顯示時折線圖會自動消失。因此現在如果需要展示的折線圖很多,那麼只要去除對應的折線圖的勾選,相應的折線圖就會自動消失,比如現在只需要比較銷售一部、三部的銷售趨勢折線,那麼只要勾選銷售一部、銷售三部的複選框,這樣折線圖只顯示這兩個部門的數據了。
勾選複選框顯示指定數據折線圖
可以看到通過自行構造輔助列 複選框控制項,我們就可以按自己需要顯示指定數據的折線圖了。道理同上,對於其他餅形,方形圖的處理類似,對於比較數據較多的情況下,大家可以參考上述的方法自行進行更多個性化的設置。
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