創建數據透視表的方法

數據透視表就是對Excel 表格中的各欄位進行快速分類匯總的一種分析工具，它是一種互動式報表。簡單來說，數據透視表就是普通表格生成的總結性報告，靈活地以多種不同方式展示數據，它能方便地查看工作表中的數據，可以快速合併和比較數據，從而便於數據分析師對數據進行分析。圖 1 所示為數據透視表與普通表格的區別和聯繫。

圖 1

一張數據透視表只需要使用滑鼠拖動欄位位置，就可以變換出各種類型的數據分析報表。只需要指定所需要分析的欄位、數據透視表的組織形式以及要計算的類型( 求和、計數或平均)。如果原始數據發生改變，則可以刷新數據透視表來更改匯總結果。

通常情況下，數據透視表的創建主要分為兩個步驟。首先，通過「插入」選項卡中的「表格」選項組來創建一個空白數據透視表；其次，通過「數據透視表欄位列表」窗格向其添加顯示欄位。學校為了對體育費用的支出與收入進行控制和管理，以數據透視表的方式來統計分析項目類型、費用項目、預算成本、實際成本和差額數據，具體操作如下。

選擇任意一個數據單元格，在「插入」選項卡的「表格」選項組中單擊「數據透視表」按鈕。打開「創建數據透視表」對話框，在「表/ 區域」文本框中設置需要創建數據透視表的數據源，選中「現有工作表」單選按鈕，將文本插入點定位在「位置」文本框，在工作表中選擇A34 單元格，單擊「確定」按鈕，如圖 2 所示。

圖2

系統將自動創建一個名為「數據透視表1」的空白數據透視表，並打開「數據透視表欄位」窗格。在「選擇要添加到報表的欄位」列表框中分別選擇目標欄位的複選框完成操作，如圖 3 所示。

圖3

在「創建數據透視表」對話框中設置數據透視表的保存位置時，如果需要將創建的數據透視表保存到一個新的空白工作表中，可以選中「新工作表」單選按鈕，單擊「確定」按鈕。此時，系統會自動創建一個空白工作表存放數據透視表，如圖 4 所示。

圖 4

其實，添加顯示欄位的方法主要有3 種，除了上述講解到的一種，還有兩種分別是通過拖動滑鼠添加和通過快捷菜單添加，其具體介紹如下。

◆◆通過拖動滑鼠添加：在「數據透視表欄位」窗格的「選擇要添加到報表的欄位」列表框中選擇目標欄位的名稱，按住滑鼠左鍵不放，拖動滑鼠將其添加到目標位置，如圖 5 左圖所示。

◆◆通過快捷菜單添加：在「數據透視表欄位」窗格的「選擇要添加到報表的欄位」列表框中選擇目標欄位的名稱，並右擊，在彈出的快捷菜單中選擇需要的命令，如圖 5 右圖所示。

圖 5

在「數據透視表欄位」窗格中有一個列表框和4 個欄位區域，分別是「選擇要添加到報表的欄位」列表框、「報表篩選」區域、「列標籤」區域、「行標籤」區域和「數值」區域，各區域的具體作用如下。

◆◆「選擇要添加到報表的欄位」列表框：該列表框中顯示了數據源( 並不一定是原始表格中的所有數據) 中的所有表頭，選中的複選框即為在數據透視表中顯示的內容。

◆◆「報表篩選」區域：該區域主要用於確定基於數據透視表的篩選項。

◆◆「列標籤」區域：該區域主要用於定位欄位的顯示位置，即定位顯示在數據透視表頂端的列。如果列欄位有多個，則位置較低的列欄位在緊靠上個欄位的下方另一行顯示。

◆◆「行標籤」區域：該區域主要用於定位欄位的顯示位置，即定位顯示在數據透視表左側的行。如果行欄位有多個，則位置較低的行欄位在緊靠上個欄位右側的另一列顯示。

◆◆「數值」區域：該區域主要用於顯示分析和匯總的數值數據。

知識補充：設置數據透視表數據源的注意事項

在確認數據透視表的數據源時，需要先保證標題行不能有合併的單元格或者空單元；否則，Excel 系統將不能生成數據透視表，同時還會打開錯誤提示對話框。

書名：新手學數據分析

作者：楊群, 編著

出 版 社：清華大學出版社

定價：￥45.00

喜歡這篇文章嗎？立刻分享出去讓更多人知道吧！