Excel系列教程：如何自動填充單元格

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在此前IT之家的一篇文章中，有讀者在評論區表示：

如果你坐在辦公室里，卻只會用Office，那你早就被老闆炒了。

此外，該讀者還希望小編不要用微軟Office來侮辱「辦公」一詞。

對於這位讀者的說法，IT之家小編並不十分認同。

「只會用Office」這句話說得輕巧，但全國包括小編在內的137位微軟MVP，應該沒有一位敢說自己「會用」Office。

事實上，Office的每個組件當中都蘊藏著極大的學問，只要一個人精通其中的一個，那這個人就已經是大神級別的存在了。有些時候，我們會誤認為自己精通某項技能，但實際上，我們很有可能連入門的級別都不到。

從今天開始，IT之家將帶著對Office的敬畏，展開一系列的教程，在這個系列教程的撰寫過程中，小編將和各位讀者共同學習、共同進步。下面讓我們從Microsoft Office Excel（以下簡稱為「Excel」）開始。

在開始學習Excel的中高階技巧之前，我們不妨先面向入門級讀者，通過兩期文章來討論有關Excel基礎操作的話題，大家看到的這篇是兩期文章中的第一期。

一、創建和保存工作簿

在Excel中，我們可以從空白文件或模板創建工作簿，而工作簿可以包含一個或多個工作表。

1、創建空白的工作簿

要創建一個空白的工作簿，我們需要執行以下的步驟：

①打開Excel；

②點擊「新建」圖標（或者按組合鍵「Ctrl+N」）；

③點擊「空白工作簿」；

④開始編輯工作簿。

2、從模板創建工作簿

要從模板創建工作簿，我們需要執行以下的步驟：

①打開Excel;

②點擊「新建「圖標；

③從模板列表當中選擇一個合適的工作簿模板並以滑鼠左鍵單擊；

④點擊模板預覽中的「創建「按鈕；

⑤開始編輯工作簿。

3、將工作簿保存到本地

過去，Office是一套運行在本地的辦公套件，而現在，Office已經連接到雲。因此，在保存Excel工作簿時，我們既可以選擇將其保存在計算機本地，也可以選擇將其保存在OneDrive或者SharePoint中。

要將Excel工作簿保存在計算機本地，我們需要執行以下的步驟：

①在Ribbon菜單中依次點擊「文件」>「另存為」；

②在「其他位置」下，點擊「這台電腦」；

③Excel默認將工作簿存儲在「文檔」文件夾下，此時，填寫文件名並點擊「保存」按鈕，當前的工作簿將存儲在「文檔」文件夾下；

④若需將工作簿保存到其他位置，請在上一步中點擊默認文件夾（如「文檔」），並選擇一個新的位置，填寫文件名，然後點擊「保存」按鈕。

4、將工作簿保存到雲

在將工作簿保存到雲之前，請先確保Excel已經連接到個人OneDrive或者SharePoint。接下來，我們將分別演示將工作簿保存到個人OneDrive和將工作簿保存到SharePoint的過程。

要將工作簿保存到OneDrive，我們需要執行以下的步驟：

①在Ribbon菜單中依次點擊「文件」>「另存為」；

②在「個人」下點擊「OneDrive-個人」；

③填寫文件名，選擇我們需要將工作簿保存到的文件夾，然後點擊「保存」按鈕。

要將工作簿保存SharePoint，我們需要執行以下的步驟：

①在Ribbon菜單中依次點擊「文件」>「另存為」；

②在公司名稱下點擊「網站-公司名稱」；

③選擇需要將工作簿發布到的SharePoint站點；

④選擇需要將工作簿發布到的文件夾，然後點擊「保存」按鈕。

二、工作表的基礎操作

1、插入、重命名或刪除工作表

在一個Excel工作簿中，我們可以插入、重命名或者刪除一個或多個工作表。若以一個形象的例子來說明，那麼工作表與工作簿間的關係，正如標籤頁和瀏覽器間的關係。

要在工作簿中插入一個新的工作表，我們僅需點擊Excel窗口底部的「+「按鈕。

除此之外，以上結果還可以通過依次點擊Ribbon菜單中的「開始」>「插入」>「插入工作表」來實現。

要重命名工作表，我們可以在目標工作表上雙擊滑鼠左鍵，填寫新的工作表名稱，然後敲擊鍵盤上的「回車」鍵，或者點擊屏幕中的其他任意位置。

除此之外，以上結果還可以通過在目標工作表上單擊滑鼠右鍵，然後在上下文菜單中點選「重命名」選項來實現。

要刪除工作表，我們需要在目標工作表上單擊滑鼠右鍵，然後在上下文菜單中點選「刪除」選項。

除此之外，以上結果還可以通過依次點擊Ribbon菜單中的「開始」>「刪除」>「刪除工作表」來實現。

2、移動或複製工作表

要移動工作表，請將滑鼠游標置於目標工作表之上，然後將其拖動到我們想要將其移動到的位置。

要複製工作表，請將滑鼠游標置於目標工作表之上，按住鍵盤上的「Ctrl」鍵，同時將其拖動到我們需要將其複製到的位置。

複製工作表的結果還可以通過以下操作來實現：

在目標工作表上單擊滑鼠右鍵，在上下文菜單中點選「移動或複製」選項，在接下來彈出的操作窗口中，選擇需要將工作表複製到的位置（哪個工作簿中、那個工作表前），勾選創作窗口底部「建立副本」前的選框，然後點擊「確定」按鈕。

三、數據的自動填充

Excel具有強大的數據自動填充功能，它可以極大地節省我們的時間。

1、時間和日期的自動填充

要實現時間或日期的自動填充，我們可以選中一個或連續的幾個包含時間信息的單元格，然後向左或向右拖動單元格右下角的填充柄。就像這樣：

2、數字的自動填充

數字的自動填充和時間/日期的自動填充同理，我們只需選中一個或連續的幾個包含數字的單元格，然後向左或向右拖動單元格右下角的填充柄即可，就像這樣：

3、填充柄選項

在上面關於時間、日期或數字的自動填充中，Excel所採用的規則為默認規則，如果默認規則無法滿足我們的需求，那麼在填充柄選項中，我們可以自行設定自動填充的規則。下面是幾個例子：

例一：在上面日期的自動填充中，Excel默認以一天為間隔，若需採用其他的自動填充規則，我們需要點擊填充柄右側的「自動填充選項」按鈕，然後自行選擇自動填充規則。

就本文來說，若我們選擇「以月填充」，那麼最終的填充結果就像這樣：

因為我們單元格內的日期為某一月的最後一天，若選擇「以月填充」，那麼智能的Excel會自動將每個月的最後一天填充到表格當中。

例二：在這個例子中，我們將嘗試Excel的「僅填充格式」功能。現在，我們的面前有這樣一個表格，它「日期」欄位下的第一行數據是以紅底白字作為格式的，而「銷量「欄位下的第一行數據是以白底紅字作為格式的。若要把這兩行數據的格式應用於這一欄位下的所有行，我們可以選中「日期」和「銷量」欄位中的第一行數據，然後拖動單元格右下角的填充柄，此時，我們可以看到，雖然「日期」和「銷量」欄位第一行的格式被應用到其下的每一行中，但是表格中的數據被破壞了。

沒關係，請不要驚慌，這個時候，我們只要點擊填充柄右側的「自動填充選項」按鈕，然後選擇「僅填充格式」，表格中的數據就可以恢復正常了。

四、總結和預告

在這期文章中，我們討論了如何創建和保存工作簿、如何執行關於工作表的基礎操作以及如何使用Excel的自動填充功能。聽起來很簡單？事實上確實如此。下期文章，文軒將陪伴大家共同學習關於行和列以及單元格的Excel基礎知識，我們下期再見。

五、動手練一練

1、嘗試創建和保存一個Excel工作簿；

2、嘗試在工作簿中插入兩個工作表，並在這兩個工作表上執行重命名、移動、複製和刪除等操作；

3、分別創建內含日期、時間以及數字的單元格，並在這些數據上嘗試使用自動填充表格功能；

4、嘗試通過填充柄選項來設定自動填充規則，並探索每種自動填充選項的作用。

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